1. 介绍

随着信息技术的发展，电子文档在日常办公工作中的应用越来越广泛，因此数字文件管理系统也变得越来越重要。数字文件管理系统是电子文档管理的一种方式，以帮助组织更好地控制其电子文档并提高日常工作效率。

2. GB/T34840.2-2017的主要内容

GB/T34840.2-2017是《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求》的第二部分，主要针对数字文件管理系统的指南和功能要求。以下是该标准的主要内容：

• 术语和定义
• 数字文件管理系统的总体要求
• 数字文件管理系统的功能要求
• 系统界面要求
• 数据模型和信息标准化建设要求
• 安全性要求
• 测试、验证和评价要求
• 维护和更新要求

3. 数字文件管理系统的功能要求

数字文件管理系统需要具备以下一些关键功能，以提高组织的工作效率和文档管理能力：

1. 文档分类和归档功能：能够将文档按照一定的规则进行分类，并进行归档。
2. 文档检索和查询功能：能够根据文档的关键词、作者等信息进行检索和查询。
3. 文档版本管理功能：能够管理文档的不同版本，并可以进行版本回溯。
4. 文档共享和协作功能：能够实现文档的共享和协作，使得多个用户可以同时编辑同一个文档。
5. 文档审核和审批功能：能够对文档进行审核和审批，保证文档的质量和合规性。
6. 文档访问控制和权限管理功能：能够对文档的访问进行控制和权限管理，保证文档的安全性。
7. 报表分析功能：能够生成各种类型的报表，并对文档使用情况进行数据分析。

4. 总结

数字文件管理系统是电子文档管理的重要方式，可以提高组织的工作效率和文档管理能力。GB/T34840.2-2017为数字文件管理系统的指南和功能要求提供了明确的标准，在实际应用中可以参照该标准进行系统开发和运营。