信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则GB/T26163.1-2010的介绍

一、文件元数据的概念

文件元数据是指描述文件属性、结构、内容、关系等信息的数据。它记录了文件的制作者、创建时间、格式、大小、版本、关键词、主题、语言、分类、权限、安全级别、审批流程等信息。这些数据有助于管理者对文件进行归档、检索、传输、保护等操作。

二、GB/T26163.1-2010标准的重要性

GB/T26163.1-2010是我国颁布的文件元数据标准之一。该标准规定了文件元数据的组成、格式、编码、存储、交换等方面的要求，并提供了实施文件元数据管理的参考方法。它的出台对于规范文件管理行为、提高信息资源利用效率、保障信息安全具有重要意义。

三、GB/T26163.1-2010标准的主要内容

GB/T26163.1-2010标准共分为6个部分，其中第1部分是文件元数据的一般原则。它规定了元数据的定义、目标、作用、分类、命名、结构、属性等方面的基本概念和原则。以下是该标准的主要内容：

• 文件元数据的定义：文件元数据是用于描述文件的信息资源，包括文件的制作者、来源、内容、结构、格式、访问权限等。
• 文件元数据的目标：文件元数据的目标是提供对文件及其相关信息进行管理、控制和利用的能力。
• 文件元数据的作用：文件元数据的作用是支持文件的排序、检索、存储、传输、审批、归档、保护等操作。
• 文件元数据的分类：文件元数据可分为结构性元数据和描述性元数据两类。
• 文件元数据的命名：文件元数据应当采用标准化的命名方式，并遵循一定的命名规则。
• 文件元数据的结构：文件元数据应当具有一定的结构性，包括元素、属性、关系等方面的内容。
• 文件元数据的属性：文件元数据应当包括基本属性和扩展属性两类，基本属性是必须的，扩展属性是可选的。

四、文件元数据管理的应用原则

根据GB/T26163.1-2010标准规定，文件元数据管理的应用原则应该遵循以下几个方面：

• 一致性原则：文件元数据应当采用统一的编码和格式，以确保不同系统之间的互操作性。
• 完整性原则：文件元数据应当包含全部必要的信息，以满足管理需求，防止信息丢失或误解。
• 可查询性原则：文件元数据应当有助于用户对文件进行查询、检索和定位。
• 可维护性原则：文件元数据应当易于更新、修改和扩展，以适应不同的管理需求。
• 安全性原则：文件元数据应当受到相应的保护措施，防止未经授权的访问、泄露和篡改。

结论

文件元数据是现代信息管理的基础，它为文献、文件等信息资源提供了有效的管理手段。GB/T26163.1-2010标准为文件元数据管理提供了规范化的指导，有助于提高信息管理效率和安全性。在实际应用过程中，还需要根据具体的管理要求制定适当的元数据管理方案，并进行实时监控和评估，以确保管理系统的稳定性和有效性。