电子文件管理能力体系评估规范GB/T39755.2-2021解读

随着信息化时代的到来，电子文件管理越来越受到关注。而如何评估一个组织的电子文件管理能力，则成为了一个重要的问题。

GB/T39755.2-2021《电子文件管理能力体系 第2部分：评估规范》是由中国国家标准化管理委员会发布的标准，该标准旨在帮助组织评估其电子文件管理能力，并提供改进建议。

评估对象

这个规范适用于所有类型和规模的组织，包括政府机构、企事业单位以及非营利组织等。

评估内容

这个规范将电子文件管理能力分为四个方面进行评估：

• 电子文件管理框架
• 电子文件生命周期管理
• 电子文件存储管理
• 电子文件安全管理

每个方面都包括多个评估项，如在电子文件生命周期管理方面，包括了文件创建、文件维护、文件使用、文件归档和销毁等。

评估方法

评估分为两个阶段：

1. 内部评估：由组织内部进行自我评估，以确定其现有的电子文件管理能力，并提供改进建议。
2. 外部评估：由第三方评估机构进行评估，对内部评估结果进行审查，并提出改进建议。

评估结果

评估结果将分为五个等级：优秀、良好、一般、较差和不合格。其中，优秀和良好表示该组织的电子文件管理能力已达到或超出标准要求，一般表示达到标准要求，但仍有改进空间。而较差和不合格则需要进行改进并重新评估。

结论

GB/T39755.2-2021《电子文件管理能力体系 第2部分：评估规范》是一个权威的标准，可以帮助组织评估其电子文件管理能力，提出改进建议，并通过评估结果对外展示其电子文件管理水平。组织可以根据这个规范进行自我评估，也可以选择第三方机构进行外部评估。