GB/T31913-2015：文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

随着信息化技术的发展，越来越多的机构和企业开始使用电子文件进行管理和交流，其中文书类电子文件在行政管理、商务合同等方面应用广泛。为提高文书类电子文件的管理效率和安全性，我国制定了GB/T31913-2015标准，规定了文书类电子文件形成办理系统的通用功能要求。

文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

GB/T31913-2015标准规定文书类电子文件形成办理系统的通用功能要求如下：

• 文件管理功能：包括文件的创建、存储、编码、分类、检索、浏览、复制、移动、删除、恢复和归档等功能。
• 安全保密功能：包括建立用户账户、权限管理、数据加密、访问控制、审计跟踪等功能，保证文件的安全性和机密性。
• 流程管理功能：包括文件的审批、签署、传输、通知、提醒、催办等功能，使文书类电子文件的处理流程更加规范化和透明化。
• 协同办公功能：包括在线编辑、版本控制、注释、批注、共享等功能，方便多人同时协作处理文书类电子文件。
• 报表统计功能：包括生成各种报表、查询统计数据等功能，为决策提供必要的参考依据。

文书类电子文件形成办理系统其他功能要求

除了GB/T31913-2015标准规定的通用功能要求外，文书类电子文件形成办理系统还应具备以下功能：

• 多语言支持：支持多种语言的界面显示和文件输入输出。
• 多格式支持：支持多种格式的文件输入输出，如Word、PDF、JPG等。
• 智能识别与归档：可以自动识别文书类电子文件的类型、关键字和重要性等信息，并按照一定规则归档。
• 云存储与备份：将文书类电子文件存储在云端，并定期进行备份，避免数据丢失。
• 移动办公支持：文书类电子文件形成办理系统应该支持移动设备上的访问和处理，方便用户随时随地处理文件。

总结

GB/T31913-2015标准规定了文书类电子文件形成办理系统的通用功能要求，包括文件管理、安全保密、流程管理、协同办公和报表统计等功能。除此之外，文书类电子文件形成办理系统还应具备多语言支持、多格式支持、智能识别与归档、云存储与备份以及移动办公支持等功能。