文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

国家标准 GB/T319132015 文书类电子文件形成办理系统 通用功能要求 Generalfunetiomalrequirementsforadministrativeeleetronmicrecords ereation.amdtransactiomsystem 2015-09-11发布 2016-05-01实施 中毕人民共和国国家质量监督检验检疫总局 发布 中 国国家标准化管厘委员会国家标准
GB/T31913一2015 目 次 前言 引言 范围 规范性引用文件 术语和定义 总则 4.1 系统定位 4.2功能架构 4.3法律法规遵从 业务功能要求 总体要求 5.1 5.2电子文件形成 5.2.1起草 5.2.2审核 5.2.3签发 5.3电子文件发送办理 5.3.1复核 5.3.2登记 5.3.3印制 5.3.4核发 5.3.5发送办结 5.4电子文件接收办理 5.4.1签收 5.4!.2登记 5.4.3初审 a.4东办 a.4、传阿 能 5.47答复 5.A.8接收办结 5.5电子文件检索 5.6电子文件管理 2 5.6.1文件生成 5.6.2分类方案 5.6.3文件维护 13 5.6.！统计管理 13 管理功能要求 1
GB/T31913一2015 6.1系统管理 1 6.1.1总体要求 14 6.1.2系统报告 14 6,2元数据管理 15 6.2.1概述 15 6.2.2元数据方案建立 15 6.2.3元数据方案维护 16 6.2.4元数据值的管理 16 6.3流程管理 6.4安全管理 18 6.4.1概述 18 6.4 !.2 身份认证与访问控制 18 6.4.3备份与恢复 l9 6.4.4完整性检测 6.4.5电子签章 20 6.5接口管理 可选功能要求 7.1离线利用 7.2导人与导出 ， ，+ 7.3性能要求 I
GB/T31913一2015 前 言 本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草 本标准由国家密码管理局提出并归口 本标准起草单位;江苏省委办公厅,南京大学 本标准主要起草人:;石进、包丰、姚思远、王平、吴宇浩、金灿、王情、刘悦琦 业
GB/T31913一2015 引 言 为了适应我国电子文件形成办理的现实需要,指导电子文件形成办理系统的建设和使用,提升信息 化环境下电子文件形成办理的规范化水平,特制定本标准
GB/T31913一2015 文书类电子文件形成办理系统 通用功能要求 范围 本标准规定了文书类电子文件形成办理系统(AdministrativeElectronicRecordsCreationand TransaetionSystem，AERCTS)的业务,管理,可选等通用功能性要求 本标准适用于机关、团体,企事业单位和其他社会组织对文书类电子文件形成办理系统的建设使 用和评估,也可供科研教学机构参考 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的 凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件 凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 GB/T7156一2003文献保密等级代码与标识 GB/T7408一2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法 GB11714一1997全国组织机构代码编制规则 GB/T18391所有部分信息技术元数据注册系统(MDR GB/T29194一2012电子文件管理系统通用功能要求 DA/T32一2005公务电子邮件归档与管理规则 DA/T46一2009文书类电子文件元数据方案 术语和定义 GB/T29194一2012,DA/T46一2009界定的以及下列术语和定义适用于本文件 为了便于使用 以下重复列出了GB/T291942012、DA/T462009中的某些术语和定义 3.1 电子文件eleetromierecords 机关、团体、企事业单位和其他社会组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传 输和存储的文字,图表、图像、音频,视频等不同形式的电子信息记录 3.2 文书类电子文件admtmstatieeletromterrdls 反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件 [DA/T462009,定义3.2 3.3 电子文件形成creationofeleetronierecords 文书类电子文件通过电子设备从无到有的生成过程,包括起草、审核,签发环节 电子文件办理transaectionofeeetronicrecords 在文件形成后相关人员围绕电子文件进行的一系列办理过程,包括发送办理和接收办理两部分
GB/T31913一2015 3.5 电子文件形成办理系统eleetroniecreeordlsecreationandtrasactionsystenm 应用于电子文件形成办理单位,旨在规范电子文件形成和办理流程,同时实施电子化操作的业务 系统 3.6 电子签章eleetronicseal 建立在数字签名技术基础上对实物印章的模拟,与传统的手写签名、盖章具有相同可视效果，且能 保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性 3.7 起草draft 文件起草者根据负责人的相关意见拟制电子文稿的过程 3.8 审核eheck 对送请签发的电子文件进行的综合性审查,是对电子文件内容、体式,文字和手续等进行全面审查、 修改的加工过程 3.9 签发 end0rSement 电子文件经负责人审核同意后签字发出的过程 3.10 会签 countersign 电子文件签发的一种特殊形式,即多个机关单位/部门负责人或同一机关单位的多个负责人会同合 签一份文件 3.11 复核re-eheck 对已审核过的文件进行再次审核的过程,在电子文件发送办理中表示对签发后的电子文件的审核 复核内容包括电子文件的审批手续、内容,文种、格式等 3.12 发送登记sendregistration" 对拟发出的电子文件的相关信息进行记录以备管理和查询 3.13 印制print 包括电子文件的版式生成和电子文件打印 3.14 核发eheekandrelease 电子文件印制完毕后,对电子文件的文字,格式和印刷质量进行检查后分发 3.15 签收signin 收件人按规定的程序和要求进行电子文件接收并签名(章),同时向来文单位发送电子回执的过程
GB/T31913一2015 3.16 接收登记reeeiveregistrationm 对收到的电子文件的主要信息和办理情况进行详细记录的活动 3.17 初审 rewiew 在电子文件接收登记后,对该电子文件是否应由本机关(单位)办理、涉及其他部门或地区职权的事 项是否已协商,其内容格式是否符合要求进行初步审核 3.18 承办undertake 通过对电子文件的阅读、贯彻执行与办理(或回复),而使电子文件内容所针对的事务与问题得以处 理和解决的活动 3.19 拟办deisehamdling 对接收文件如何处理提出初步意见,以供相关负责人审核决定 3.20 批办ratifyhanding 相关负责人对某份电子文件如何办理所作的指示性意见 3.21 传阅passroundforperusal 由电子文件处理部门负责组织,将经过处理,加工或整理的电子文件在多个部门或多位负责人(工 作人员)之间传递,运转,使其了解,知悉电子文件内容及办理情况的过程 3.22 催办press 对电子文件的办理进展情况的督促工作 3.23 答复 reply 机关单位在电子文件办理完毕时对发文机关作出的回复,并根据需要告知相关单位 3.24 办结eose 包括发送办结以及接收办结,是对发送办理或者接收办理过程中产生的一切过程文件,元数据以及 日志记录单等进行整理并存储 3.25 处理单processingform 随电子文件一起运转的文件记录,用以记录电子文件形成办理过程中的处理意见,包括发送处理单 和接收处理单 3.26 登记单reeistrationform 电子文件形成办理过程中发送登记或接收登记时形成的文件记录,包括发送登记单和接收登记单
GB/T31913一2015 3.27 元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据 [GB/T29194一2012,定义3.11 3.28 电子签名eleetronicsignature 以电子形式所含、,所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据 [GB/T29194一2012,定义3.32 3.29 离线利用ofineaecess 在不连网,即离线(也称下线、下网,脱机)的状态下,使用离线存储设备从文书类电子文件形成办理 系统(AERCTS)中读取电子文件,进行相关操作的利用方式 总则 4.1系统定位 电子文件生命周期中,一般经历三种类型的系统,即电子文件形成办理系统、电子文件管理系统和 电子文件长期保存系统 文书类电子文件形成办理系统属于电子文件形成办理系统,主要为文书类电 子文件提供从形成到办理这一过程中所涉及的业务功能,并提供与其他系统连接的数据接口 电子文 件管理系统负责从形成办理系统中捕获电子文件,维护文件之间文件和业务之间的各种关联,支持查 询利用,并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置 文书类电子文件形成办理系统可作为一个独立 系统存在,也可作为一个子系统或功能模块与其他业务系统或电子文件管理系统同属于一个信息系统 而电子文件长期保存系统则以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用 文书类电子文件形 成办理系统与电子文件形成办理系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的逻 辑关系如图1所示 档案馆 形成办理单位 电子文件 形成办理系统 电子文件管理系统 电子文件长期保存系统 文书类电子文件 形成办理系统 其他电子文件形 成办理系统 图1文书类电子文件形成办理系统定位
GB/T31913一2015 4.2功能架构 本标准分别规定了文书类电子文件形成办理系统业务功能要求、管理功能要求和可选功能要求 其中,业务功能要求主要从文书类电子文件形成办理的业务需求角度提出,主要包括;总体要求,电子文 件形成、电子文件发送办理、电子文件接收办理、电子文件检索、电子文件管理 管理功能要求从系统管 理的角度出发,提出了配合业务需要的管理要求,主要包括系统管理、元数据管理、流程管理、安全管理、 接口管理 可选功能要求是对不同级别的机关单位根据实际业务需要提出的要求,包括离线利用、导人 与导出和性能要求 文书类电子文件形成办理系统功能架构如图2所示 文书类电子文件形成 办理系统功能要求 业务功能要求 管理功能要求 可选功能要求 系统管理 卓 总体要求 离线利用 写 电子文件 元数据管理 要 毛 导入与导出 形成 真 电子文件 卓 流程管理 性能要求 发送办理 电子文件 安全管理 接收办理 电子文件 龟 接口管 检索 事 电子文件 管理 图2文书类电子文件形成办理系统功能架构图 本标准规定的每一个功能要求以及非功能性要求的条款,均具备约束性声明,用以说明该要求的约 束性程度,分必选和可选两种 必选表示应采用,可选表示可根据用户需要选用或不选用 4.3法律法规遵从 系统的功能设计遵守电子文件处理、安全管理等方面法律、法规和规章的规定,符合电子文件格式、 电子文件处理业务和信息技术等方面国家标准和行业标准的要求 特定机构使用的AERCTS,还应满 足本机构内部的制度规范
GB/T319132015 业务功能要求 5.1总体要求 对文书类电子文件形成办理提出总体性的业务要求,如表1所示 表1文书类电子文件形成办理总体性业务要求 功能要求 序 号 约 束 AERCTs应支持对用户身份认证,认证通过才能进人相应的形成办理业务 必选 AERcTs支持权限允许的用户查看文件形成办理情况 必选 AER(CTs自动记录用户对电子文件形成办理的审计跟踪日志 必选 AERCTS对业务的退回操作应该逐级进行,当前级只能退回给上一级 必选 AERCTS应支持符合相关国家法规的电子签章功能并记录相关信息,包括用印日期、 必选 用印人及签章信息 可选 AERcCTS宜允许用印者撒销自己所盖的签章 AERcTs应记录电子文件形成办理中的元数据信息 必选 AERCTS应为形成办理业务人员提供业务提醒功能 如以手机短信的方式进行提醒， 必选 或可视化图形界而及声音进行有效的提示,或电子邮件提醒等 AERCTS应为文件办理人选择办理文件方式和路径 包括 办理文件的部门和人员; 必选 a b办理环节 AERC'TS应能准确识别电子文件形成办理业务系统中所开展的业务活动所属的形成 10 必选 节 办理业务环 11m 必选 AERCTs应能识别电子文件形成办理业务活动中记录证据的文件及其元数据 AERCTS应统一日期时间格式为”日期十时间”模式,精确到时、分、秒 日期时间格式 必选 12 遵循GB/T74082005 AERcTS应能对电子文件添加密级标志,并实现密级标志与电子文件的绑定关系不可 13 可选 被非授权分割,密级标志不可被非授权修改,文件密级遵循GB/T7156一2003 5.2电子文件形成 5.2.1起草 在文书类电子文件形成阶段的起草功能要求如表2所示 表2文书类电子文件在形成阶段的起草功能要求 功能要求 序 约 束 AERCTs支持用户选择电子文件类型 必选 AERcTs提供起草文件的提交人口 必选 AECTs支持对文件的相关资源以附件形式上传,编辑和删除 必选 ARCTS支持对文件相关资源进行逻辑关联 必选
GB/T31913一2015 表2(续 序 号 功能要求 束 约 AERCTs提供对应文件类型的元数据方案以及文件标准模板 必选 AERcTs提供文件基本信息填写;标题、密级、紧急程度、保密期限,主送机关等必填 必选 附注,抄送机关,联合发文单位等选填 支持调用文档处理插件进行正文编辑 必选 AERCTS AERCTS支持文件修改痕迹记录,并采用不同格式记录不同用户不同时间的修改信 必选 息,包括修改时间、修改人,修改内容 AERcTs为起草人提供定稿功能,清除修改痕迹并一键定稿 可选 AERCTs支持对未完成文件进行保存,供以后编辑或提交 必选 10 11 AERcTs支持对中止并不再起草的文件进行制除,但记录该文件的元数据信息 必选 5.2.2审核 在文书类电子文件形成阶段的审核功能要求如表3所示 文书类电子文件在形成阶段的审核功能要求 表3 序 号 功能要求 约 束 AERCTS支持调用文档处理插件进行正文编辑,并记录修改痕迹 必选 AERCTS应提供初核人意见栏目并记录相关信息,包括初核人,初核日期初核意见 必选 AERCTS应提供审核人意见栏目并记录相关信息,包括审核人、审核日期、审核意见、 必选 审核更改记录 AERCTS提供电子文件的提交人口 必选 AERCTS支持对文件的相关资源以附件形式上传、编辑和删制除 必选 AERcTs支持自动审核和手工审核两种方式 必选 5.2.3签发 在电子文件形成阶段的签发功能要求如表4所示 表4文书类电子文件在形成阶段的签发功能要求 序 号 功能要求 约束 AERCTS支持调用文档处理插件进行正文编辑,并记录修改痕迹 必选 AERCTs应提供签发人意见栏目并记录相关信息,包括签发人、签发日期、签发意见 必选 AERCcTs应提供联合行文会签功能并记录相关信息,包括会签人、会签日期、会签意见 必选 AERCTs提供电子文件的提交人口 必选 AERCTs支持对文件的相关资源以附件形式上传,编辑和删除 必选 5.3电子文件发送办理 5.3.1复核 文书类电子文件在发送办理阶段的复核功能要求如表5所示
GB/T31913一2015 表5文书类电子文件在发送办理阶段的复核功能要求 序 号 功能要求 约 束 AERCTS应提供复核人意见栏目并记录相关信息,包括复核人,复核日期、复核意见 必选 AERCTS支持根据系统数据形成发送处理单 必选 5.3.2登记 文书类电子文件在发送办理阶段的登记功能要求如表6所示 表6文书类电子文件在发送办理阶段的登记功能要求 序 号 功能要求 束 约 AERCTS需要记录电子文件登记信息如发文字号、标题、文种、级、保期限、起草 人、审核人,签发人(含会签单位签发人),成文日期,主送机关,抄送机关.印制份数、印 必选 发日期 AERCTs支持根据系统数据形成发送登记单 必选 5.3.3印制 文书类电子文件在发送办理阶段的印制功能要求如表7所示 表7文书类电子文件在发送办理阶段的印制功能要求 号 束 序 功能要求 约 必选 AERCTS应支持对电子文件内容的打印功能 AERcTs应支持设置打印参数 必选 AERcTs应支持将电子文件制成版式文件的功能 必选 AERcTS应支持用印者对电子签章进行选择,能够进行位置调整,最后确认用印 可选 5.3.4核发 文书类电子文件在发送办理阶段的核发功能要求如表8所示 表8文书类电子文件在发送办理阶段的核发功能要求 序 号 功能要求 束 约 AERC'TS应记录电子文件发送信息、电子文件接收信息 必选 AERCTS应支持对电子文件采用符合国家标准规范的封装技术进行封装 可选 AERCTS应提供已发送文件补发功能 必选 AERCTS应提供电子文件重新发送功能 必选 AERCTS提供重新设定电子文件发送状态功能 必选 AERCTS应提供终止与暂停电子文件发送功能 必选 在电子文件进人接收方的正式处理流程之前,AERCTS应提供已发送电子文件追回 可选 功能 5.3.5发送办结 文书类电子文件在发送办理阶段的发送办结功能要求如表9所示
GB/T31913一2015 表9文书类电子文件在发送办理阶段的发送办结功能要求 序 号 约 功能要求 束 必选 AERcTs应支持增加电子文件档案号字段的记录 AECTS应支持权限范围内的人员对电子文件及其元数据进行修改 必选 AERC'TS应对电子文件及其元数据操作记人审计跟踪日志 必选 5.4电子文件接收办理 5.4.1签收 文书类电子文件在接收办理阶段的签收功能要求如表10所示 表10文书类电子文件在接收办理阶段的签收功能要求 序 号 功能要求 约 束 AERCTS应记录签收文件相关信息,包括签收人、签收日期 必选 对不符合签收要求的文件,AERCTS支持文件退回操作,并记录经办人、退文日期、退 必选 回理由 5.4.2登记 文书类电子文件在接收办理阶段的登记功能要求如表11所示 表11文书类电子文件在接收办理阶段的登记功能要求 功能要求 序 号 约 束 AERcTs为接收文件提供对应文件类型的元数据方案 必选 AERcTs提供接收文件登记信息录人;如接收文号,来文单位.来文文号,来文标题,来 必选 文日期等 AERCTs应支持完整性和真实性检查,查看文件在传输过程中是否有损坏,是杏被 必选 篡改 AERcTs支持根据系统数据形成接收登记单 必选 提供接收文件的上传人口 必选 AERCTS AERcCTs支持对接收文件的相关资源以附件形式上传,编辑和删除 必选 5.4.3初审 文书类电子文件在接收办理阶段的初审功能要求如表12所示
GB/T31913一2015 表12文书类电子文件在接收办理阶段的初审功能要求 序 约束 功能要求 必选 AERcTs应提供初审人意见栏目并记录相关信息,包括初审人,初审日期,初审意见 对不符合初审要求的文件,AERCTS应支持退回操作 必选 AERCTS应提供电子印章验证功能 可选 5.4.4承办 文书类电子文件在接收办理阶段的承办功能要求如表13所示 表13文书类电子文件在接收办理阶段的承办功能要求 序 号 功能要求 束 约 AER(CTs应支持对需要办理的电子文件按照阅知性和批办性进行分类; 阅知性电子文件应提供阅知人员的选择范围" 必选 b 批办性电子文件应提供拟办人员的选择范围 AERCTS应提供拟办人意见栏目并记录相关信息,包括拟办人、拟办日期拟办意见 必选 AERCTS应提供批办人意见栏目并记录相关信息,包括批办人,批办日期、批办意见 必选 AERC'TS应提供批办人选择办理文件方式和路径,包括 办理文件的部门和人员; 必选 a 办理时限 AERcTs应提供承办人意见栏目并记录相关信息,包括承办人、承办单位,承办日期、 必选 承办意见 5.4.5传阅 文书类电子文件在接收办理阶段的传阅功能要求如表14所示 表14文书类电子文件在接收办理阶段的传阅功能要求 序 号 约 束 功能要求 AERcTs应记录阅知人相关信息,包括阅知人,阅知日期、阅知意见 必选 AERCTs应判断是否有漏传,误传,倒传现象 可选 5.4.6催办 文书类电子文件在接收办理阶段的催办功能要求如表15所示 l0
GB/T31913一2015 表15文书类电子文件在接收办理阶段的催办功能要求 序 号 功能要求 束 约 AERC'TS应根据文件办理时限为承办人发送催办通知信息 必选 AERCTS应提供催办人意见栏目并记录相关信息,包括催办人,催办日期,催办意见、 必选 催办结果 AERcTs提供到期未办结文件列表提醒功能,(自动)触发催办功能 可选 5.4.7答复 文书类电子文件在接收办理阶段的答复功能要求如表16所示 表16文书类电子文件在接收办理阶段的答复功能要求 序 号 束 功能要求 约 AERCs应记录答复相关信息,包括办理结果、答复人、答复方式、答复日期 必选 5.4.8接收办结 文书类电子文件在接收办理阶段的接收办结功能要求如表17所示 表17文书类电子文件在接收办理阶段的接收办结功能要求 序 号 束 功能要求 约 AERCTS应支持权限范围内的人员对电子文件及其元数据进行修改 必选 AERCTS应对电子文件及其元数据操作记人审计跟踪日志 必选 5.5电子文件检索 AERcTs应提供多种检索途径和输出功能,满足不同用户需求,实现电子文件及其元数据的检索 文书类电子文件的检索功能要求如表18所示 表18文书类电子文件的检索功能要求 序 号 束 功能要求 约 AERCTs检索模块应 a)遵循访问控制要求,对没有权限的查询方式不予支持,但应显示提示信息; 必选 b 对于不在用户权限范围内显示的检索结果不予显示,但应显示提示信息 AERcTs应根据电子文件及其元数据提供全文检索以及特定检索功能 必选 AERCTS 应允许用户检索权限范围内所有的资源对象及其元数据 必选 AERcTs应支持选定条件的检索,条件查询的来源可以是任何有检索意义的元数据项 必选 AERcTS应支持组合条件检索,允许用户同时对元数据和文件内容进行组合检索 必选 AERCTS应支持布尔检索,部分匹配和通配符检索 必选 1l1
GB/T31913一2015 表18(续 序 号 功能要求 束 约 AERCTS应支持用户在检索结果中查看其权限范围内的电子文件及其元数据,并能直 必选 接进行相关业务操作 AERCTS宜允许用户对检索结果进行选择,分组和排序 可选 AERcCTs宜支持根据检索结果进行扩展显示,即可显示包括文件内容在内的各元数 可选 据项 10 AERCTS宜支持用户对查询结果显示的顺序进行选择 可选 1m AERCTS检索模块应与其他功能模块集成将其作为其他功能的人口 必选 AERcTs应支持查询频率统计报告功能 12 必选 AERCTS应支持多用户的井发检索 必选 13 5.6电子文件管理 5.6.1文件生成 文书类电子文件的生成功能要求如表19所示 表19文书类电子文件的生成功能要求 号 序 束 功能要求 约 AERCTS应保证每份电子文件具有唯一可识别性,并将其唯一标识符作为元数据与该 必选 文件一起保存 AERCTs中的电子文件来源于系统生成或接收自其他系统,当电子文件存在多个组件 必选 时,应保存所有组件以及相关元数据之间的关系,保证电子文件内容和结构的完整性 AERCTS应支持电子文件的命名: 支持由用户以手工方式输人名称 支持预定义的方式自动命名或通过特定的功能要求输人名称 必选 同一类型文件一般不允许文件名重复,当用户使用系统中已存在的名称生成文件 时,应发出警示 AERC'TS应支持电子文件依照文件分类方案进行分类 必选 5.6.2分类方案 分类方案是对电子文件进行系统标识和组织整理的依据,系统要具备支持机构按照履行职能中形 成电子文件的类型,建立和维护符合自身实际分类方案的功能 文书类电子文件的分类方案功能要求如表20所示 12
GB/T31913一2015 表20文书类电子文件的分类方案功能要求 功能要求 序号 约束 AERCTS应支持有权限的管理员建立分类方案 必选 AERCTS应支持给分类方案中的所有类目提供元数据描述,如类号、类目名称、注释等 必选 AERCTs应支持文件管理员或授权用户对类目进行增加、修改、删除操作 必选 AERcTs应支持文件管理员或授权用户设定类目的默认元数据值 必选 AERCTS宜支持将一个独立的类目拆分为多个类目或将多个类目合并为一个类目,并 可选 将此操作记人审计跟踪日志 AERCTS应支持电子文件的分类与其他业务流程之间的密切联系与互操作,如电子文 必选 件的登记检索利用等 AERCTS宜提供分类模板,并支持用户自行建立分类模板 可选 AERCTs应支持提供分类方案维护活动的系统报告 必选 5.6.3文件维护 文书类电子文件的维护功能要求如表21所示 表21文书类电子文件的维护功能要求 号 功能要求 序 束 约 AERcCTs应能提供给权限允许的用户删除,激活,恢复电子文件的功能 必选 AERCTS应提供对电子文件相关信息编辑的功能,文件信息包括但不限于;文件标题、 必选 文件唯一标识符,文件日期、密级等 AERCTS应提供电子文件本身及其相关元数据信息的维护 必选 当电子文件发生异常时,在允许范围内,AERCTS应提供回收文件的功能 必选 AERCTs应支持系统内部文件通过再分类的方式实现电子文件的移动 必选 AERCTS应支持电子文件的复制功能,使原始文件保持完整且不被更改: 应提供一个可控的复制工具,或提供接口连接到外部可控复制工具上 a 必选 对已识别的电子文件副本进行跟踪,并在审计跟踪日志中记录这些副本的访间 操作信息 AERCTS宜支持对电子文件生成摘要的功能,借此将教感信息从摘要中刷除,保证原 始文件的完整性: 生成摘要的文件宜在元数据中加以注释,包括摘要生成的日期、时间、操作人 可选 员等; 宜保持摘要与其原始文件的关联 对于文件维护的所有操作过程,应定期提供系统报告 必选 5.6.4统计管理 AERCTS能够提供系统中各类管理对象的统计信息 文书类电子文件的统计管理功能要求如表22 13
GB/T31913一2015 所示 表22文书类电子文件的统计管理功能要求 序 号 束 功能要求 约 AERcTs应支持文件管理员或授权用户在其授权范围内生成相关统计信息的功能,统 必选 计项包括但不仅限于:人员、机构、电子文件类别、文件状态、时间等 AERcTS应只支持文件管理员或授权用户生成周期性的统计报表,如日报、周报、月 必选 报、季报、年报 AERCTS应提供根据用户定义的条件和统计项进行自定义统计 必选 AERCTS宜支持将统计报表导出到第三方软件中进行处理分析 可选 AERCTS应支持报表打印、显示以及以不可更改的版式文件格式存储报表的功能 必选 AERCTS应提供自定义或预定义统计报表的功能,包括 提供自定义或预定义的报表条件,便于自动生成统计信息 必选 a b 提供报表汇总功能 管理功能要求 系统管理 系统管理功能要求管理员实现系统用户和资源的管理、系统功能的配置、操作权限的分配,在确保 文件可用的同时不泄露敏感信息,同时对系统运行的各方面表现进行监控并作出报告 6.1.1总体要求 文书类电子文件形成办理系统管理的总体要求如表23所示 表23系统管理总体要求 序 号 束 功能要求 约 AERCTS应支持系统管理员查询、显示以及重新配置系统参数 必选 AERCTS应支持系统管理员重新确定用户范围、用户角色及用户权限 必选 AERCTs应支持对单位及代码管理 单位管理主要对机构的基本信息和组织结构信息进行管理 a 必选 代码管理是对各类文件,组织机构的代码进行管理,如文件类别代码,主题词表、 单位代码等 AERCTS应提供对系统总体状况的综合监测 必选 AERCTS应能识别错误,必要时能隔离错误,并提供错误报告 必选 6.1.2系统报告 AERcTs应对系统全程实施监控管理,采用标准报告、专题报告、统计报告、临时报告等形式监控 系统的活动和状态 系统报告的功能要求如表24所示 14
GB/T31913一2015 表24系统报告的功能要求 序 号 功能要求 束 约 AERCTS应支持系统管理员和授权用户生成周期性报告如年报、季报、月报、周报等 必选 AERCTs应提供报告打印,阅读,排序,分类、存储、导出等基本管理功能 必选 AERcTs应提供电子文件从形成到办理全过程报告,包括但不限于以下报告 形成办理过程中产生的所有文件记录,如发送登记单、接收登记单等; 必选 各业务人员操作记录,包括业务人员,操作类型,时间,所处位置,操作结果等; 电子文件所处状态变更记录 AERcTs宜根据多个选择条件生成有关的系统报告 条件包括 时间段; 对象范围,如机构,文件类型等 b 可选 文件版本,格式; c) d特定位置,如网段、工作站; 用户等 AERC'TS应支持形成审计跟踪报告 必选 AERCTS应支持形成失败/错误过程处理状况报告 必选 AERCTS应支持形成安全违规操作报告等 必选 AERCTS宜支持以图表形式展示报告 可选 AERcTs宜提供报告基本统计和分析功能 可选 AERcTs宜支持在显示界面上选择元数据自定义查询、统计,分析报表的功能 可选 10 6.2元数据管理 6.2.1 概述 元数据既是AERCTS重要的管理对象,又是AERCTS管理文件的基本工具 元数据形成、利用和 管理都贯穿于电子文件形成办理的整个过程中 6.2.2元数据方案建立 本条规定元数据方案定义、注册与配置相关的内容 文书类电子文件形成办理系统的元数据遵循 GB/T18391(所有部分)的规定,元数据方案建立的功能要求如表25所示 表25元数据方案建立的功能要求 号 功能要 求 束 吩 必选 AERCTS应集中存储、管理和维护元数据,保证系统中元数据的一致性和完整性 AERCTS应允许系统管理员为电子文件形成办理的过程创建一份完整的元数据方案 必选 AER(C'Ts应支持系统管理员根据不同业务的需要为电子文件创建相应的元数据方案 必选 如电子文件形成、电子文件办理中各环节的元数据方案 15
GB/T31913一2015 表25(续 序 号 功能要求 束 约 AERCTS不能限制系统中每个实体对象的元数据元素数量 必选 AERCTs应提供定义每项元数据元素的约束性和可重复性的功能 必选 AER(CTs应允许定义元数据的语义和语法规则,包括但不限于以下方面 a 元数据元素的名称; b 元数据元素的定义; 元数据元素赋值的数据类型,AERCTs应至少支持应用或泥合应用字符型、数值 型、日期/时间型、逻辑型的元数据值; 必选 元数据元素的值域; d e 元数据元素的编码体系; f 元数据元素缺省值; 元数据元素之间的关联关系,包括继承关系、参照关系等 g 6.2.3元数据方案维护 本条规定元数据方案的维护,包括元数据的修改和删除功能 元数据方案维护功能要求如表26 所示 表26元数据方案维护功能要求 序 号 功能要求 约束 AERCTs应提供元数据方案设置的备份和恢复功能 必选 AERCTS应提供元数据方案的导人导出功能 必选 AERcTs应提供元数据方案的显示功能 必选 元数据方案有重要变更时,AERcTs应更新元数据方案的版本号,并留存原有元数据 必选 方案 只有文件业务管理员或者授权用户才能对元数据方案进行修改、更新、删除,包括变更 必选 元数据元素以及元数据语法和语义规则等;修改应被记人审计跟踪日志 AERC'TS应保证元数据方案中各元数据元素之间的关系,以及元数据元素与其所描述 必选 的信息对象之间的关系始终一致 AERC'TS应支持不同层级实体的元数据继承关系,允许通过默认值的方式实现自动 必选 继承 6.2.4元数据值的管理 元数据值的管理功能要求如表27所示 l6
GB/T31913一2015 表27元数据值的管理功能要求 序 号 功能要求 约 束 必选 AER(CTs应允许通过键盘或下拉列表输人元数据值 AERCTS应提供多种方式,以便于人工输人元数据值,包括提供默认值、当前日期/时 必选 间、空白项等 AERCTS应允许授权用户改变元数据值 必选 AERcTS应支持授权用户为每个元数据元素定义信息来源(数据源),包括指定应由授 必选 权用户输人,修改,或由系统自动获取等 AERCTs应支持多种元数据值有效性验证机制,包括格式验证、值域验证等 必选 可选 AER(CTs宜允许通过调用其他程序来验证元数据值的有效性 AERCTS应支持元数据值的批量替换 必选 AERCTS宜支持元数据被其他系统使用 可选 AERCTs应对元数据进行利用控制,根据权限管理,建立用户与元数据之间的利用 必选 关系 AERcTs应提供电子文件元数据集合的导出以及跨系统迁移,并保证元数据信息的可 10 必选 读性 AERCTS应支持长期存储选定的元数据,无论相关联的电子文件是否已经移交、删除 11 必选 或销毁 6.3流程管理 流程管理功能要求如表28所示 表28流程管理功能要求 号 序 束 功能要求 约 AERCTS应提供电子文件形成办理流程管理功能,包括定义、修改、删除流程,不得限 必选 制流程中形成办理环节步骤的数量 AERCTS应通过流程管理设定电子文件形成办理流程,在此基础上定义每一环节的工 必选 作任务和职责 AERCTS应根据电子文件形成办理业务流程提供业务流程模板 必选 AERCTs应能自定义形成办理业务流程,可按照组织机构人事划分定义工作组,也可 必选 以是其他逻辑组合,组织机构编制规则应遵循GB11714一1997 AERcTs应能提供访问控制权限与工作组之同的有机结合,如可将特定来源的电子文 必选 件的形成办理权限分配给某工作组 在工作组中可以定义流程管理员和普通用户角色,前者可以重新定义流程并分配任务 必选 AERcTs应能管理工作组的各项活动,包括暂停、启动,追踪、报告状态等 必选 只有获得授权的人员才能进行工作组管理 必选 17
GB/T31913一2015 表28(续 号 功能要求 束 喻 只有获得授权的人员才能进行流程管理 必选 10 AERCTs应能启动、暂停,取消保存,显示,报告形成办理流程 必选 1m AERCTS应对流程定义并将其管理活动记人审计跟踪日志 必选 12 AERCTS应提供对流程管理的报告工具,包括对容量、性能、工作量和意外情况进行监控 必选 13 AERCTS应提供流程管理的图形管理界面流程管理的管理活动可通过图形界面进行 必选 AERCTs应能设置和调整形成办理流程的优先级别 必选 14 AERcTS应能向用户通报形成办理流程 必选 必选 l6 AER(CTs应允许用户以队列方式管理、查看工作任务 1r AERCTS应在流程管理中支持电子文件元数据的累进增加 必选 AERCTS应允许流程管理员设定流程步骤期限,并生成报告 18 必选 19 AERCTS应支持有条件的流程,即根据用户输人或系统数据来决定形成办理流程的方向 必选 AERcTs对流程管理宜支持多种提醒功能保证工作流顺畅完成 20 可选 6.4安全管理 6.4.1 概述 安全管理主要是为保障电子文件形成办理的业务安全,应遵循相关的安全技术标准规范实施 6.4.2身份认证与访问控制 身份认证与访问控制功能要求如表29所示 表29身份认证与访问控制功能要求 号 束 序 功能要求 约 AERCTs应支持多种用户身份认证机制,包括对用户和系统的双向认证 必选 对于选定身份认证的机构,AERCTs应支持符合国家或行业相关标准的身份认证法 必选 规、技术要求等 AERcTs应支持身份认证失败处理功能,可采取结束 刮 限制非法登录次数和自动 必选 退出等措施 对于选定访问控制的机构,AERcTs应支持符合国家或行业相关标准的访问控制法 必选 规、技术要求等 AERC'TS能够存储有关认证流程的元数据,包括 a 数字证书的系列号或唯一标识符; 必选 b 负责认证的登记与认证机构; 认证的日期和时间 对支持身份认证的,应允许认证元数据 AERCTS 要么同与其相关的电子文件一起存储; 必选 a 要么单独存储,但与该电子文件紧密关联在一起 18
GB/T31913一2015 6.4.3备份与恢复 备份与恢复功能要求如表30所示 表30备份与恢复功能要求 序 号 功能要求 束 约 AERcTs应支持电子文件数据的定期备份和恢复,支持双机热备 必选 AERcTs应支持手动备份和系统自动备份两种方式 必选 AERcTs应对备份操作记人系统审计跟踪日志 必选 AECTs应支持用户自行制定备份策略,根据备份策略实现系统自动备份 必选 AERCTS应支持系统故障后利用备份恢复整个AERCTS,以保证全部数据的完整性 必选 与业务的连续性 AERcTs应支持通过备份和恢复功能还原审计跟踪信息,并将备份恢复信息记录在审 必选 计报告中 AERCTS应限定只有系统管理员才能恢复系统的备份 必选 当备份发生错误时,AERcTs应提供报警提示用户 必选 6.4.4完整性检测 完整性检测功能要求如表31所示 表31完整性检测功能要求 序 号 功能要求 约束 AERCTs支持对系统内的用户信息,文件信息,日志信息等数据进行完整性检测 必选 AERcCTs支持对传输过程中的数据进行完整性检测,及时发现被接收或传输的数据被 必选 篡改,插人,删除等情况 完整性检测发生错误时,应实施恢复策略或报警措施,对处理中的数据应提供回退功 必选 能保证数据完整性 6.4.5电子签章 电子签章功能要求如表32所示 电子签章功能要求 表32 功能要求 序 号 约 束 对于选用电子签名的机构,系统应支持符合国家或行业相关标准的电子签名法规,技 必选 术要求邻 对于应用电子签名的文件,系统使用的电子文件元数据方案应包含记录和管理电子签 必选 名的专门元数据元素 19
GB/T31913一2015 表32(续 序 号 功能要求 束 约 系统应能验证电子签名的有效性,如果发现无效结果应向指定用户或者管理人员提交 必选 报告 系统应在保存电子文件同时保存 与文件有关的电子签名结果; a 必选 b 验证签名的数字证书 其他认证细节 系统应能捕获、验证和存储文件的电子签名以及相关联的电子证书和证书服务提供商 必选 的详细资料 AERcTs对电子签名的文件存储数字证书行将期满时,应自动提醒用户或系统管理 必选 人员 AERCTs的电子印章本身具有唯一性和不可复制性,从而确保电子文件的有效性,可 必选 认证性和不可抵赖性 AERcTs应支持电子签章的全程元数据记录 必选 AERCTS应支持对签章人的身份信息进行确认 必选 10 AERCTS应支持电子文件与电子签章以版式化形式呈现和调阅 必选 6.5接口管理 AERCTS应支持与多类应用系统的接口,鼓励按照不同业务系统、管理系统的要求拓展功能 接 口管理功能要求如表33所示 表33接口管理功能要求 序 号 功能要求 束 约 AERCTs宜提供电子邮件系统接口,能按照DA/T32-2005进行管理和操作 可选 AERcTs应提供电子文件转换成标准版式文件格式的功能 必选 AERcTs应提供文件打印的接口 必选 AERCTS应提供与文档编辑的系统接口 必选 AERCTS应提供与电子文件交换系统的接口 必选 AERCTS宜提供文件图像处理工具与硬件接口 可选 AERCTs宜提供条形码系统接口 可选 AERCTs宜提供与网站系统的接口管理机制,能根据机构网页管理办法进行 可选 AERcTs宜提供传真集成功能 可选 AERcTs宜提供表格生成软件系统接口 可选 10 11 AERCTS应提供与其他业务系统、管理系统和电子文件长期保存系统的接口 必选 AERCTs宜提供专项数据的接口,如AERcTs应提供机构数据,负责人数据等方便与 可选 12 各不同类型系统的对接与使用 20
GB/T31913一2015 可选功能要求 7.1离线利用 离线利用是在不能连人AERCTs系统进行操作而又应使用AERCTs内电子文件的情况下,使用 离线存储设备从AERCTS中读取电子文件进行相关操作的过程 AERCTS所使用的离线存储设备应 是专用设备,不可用于AERCTS以外的场合 离线使用的存储设备离线使用完毕后,应重新连人 AERCTS系统进行相关的删除,登记等操作 离线利用功能要求如表34所示 表34离线利用功能要求 序 号 功能要求 约束 AERcTs支持电子文件的有条件离线使用,所有进人AERcTs的离线存储设备应在 必选 系统中进行登记 AERcTS所支持的离线存储设备应为专用设备,应有明确的标记 必选 AERCTS所支持的离线存储设备应采用符合安全和保密要求的存储介质,存储介质应 必选 经过相关认定 AERCTS文件在离线使用时,应有严格的审批流程,要有相应的使用记录 必选 AERCTS文件在离线存储审核时,应提供批量审批的功能 必选 离线利用的信息应限定可用时间范围,且保证在权限许可范围内 必选 7.2导入与导出 导人与导出功能要求如表35所示 表35导入与导出功能要求 序 号 束 功能要求 约 AERcTs应提供接口支持电子文件及其元数据的导人、导出工作,并记人审计跟踪 必选 日志 AERCTs应支持对电子文件及其元数据的导人导出操作进行预定义批处理 必选 AERCTS应支持没有关联元数据或具有非标准格式元数据的电子文件的间接导人,并 必选 将之与导人的结构相关联 导出电子文件时应支持其元数据的选择性导出 必选 AERCTs应通过权限控制限制电子文件及其元数据的导人导出操作,包括" 用户需授权才能执行导人导出操作 必选 b 用户只可以导出系统允许的全部或部分电子文件及其元数据 7.3性能要求 性能要求是AERC'TS设计时应考虑的指标,它是衡量系统能够在何种程度上满足用户需要的标 志,其目标实现是在管理和技术共同作用下达到的 性能指标的满足需要考虑合理的管理措施和具体
GB/T31913一2015 的技术环境 系统性能功能要求如表36所示 表36性能功能要求 序号 功能要求 AERCTs应具备稳定且灵活的体系结构,以适应不断变化的业务需要,并能一直以适合实施的方式 满足文件形成办理的需求 AERCcTs应能达到满足特定业务需要和用户期望的标准 AERCcTs应能够以可控的方式不断发展,以长期持续满足预期的组织需要 AERCTs应考虑如下具体性能指标,并使其达到用户期望的水平 并行用户数量; 并行事务处理能力 与AERCTS有关的数据库管理能力; 形成办理系统与交换系统响应时间; 可持续服务时间; 可容忍的最长停机中断时间 容机后系统恢复时间 g AERcCTs应通过认证来验证其满足性能指标的能力 AERcTs应能收集并显示性能指标 AERcCTs应能为各办公系统提供接口,实现不同系统间的整合 AERcTs应能对操作频繁,工作量大的业务提供稳定服务

GB/T31913-2015：文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

随着信息化技术的发展，越来越多的机构和企业开始使用电子文件进行管理和交流，其中文书类电子文件在行政管理、商务合同等方面应用广泛。为提高文书类电子文件的管理效率和安全性，我国制定了GB/T31913-2015标准，规定了文书类电子文件形成办理系统的通用功能要求。

文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

GB/T31913-2015标准规定文书类电子文件形成办理系统的通用功能要求如下：

• 文件管理功能：包括文件的创建、存储、编码、分类、检索、浏览、复制、移动、删除、恢复和归档等功能。
• 安全保密功能：包括建立用户账户、权限管理、数据加密、访问控制、审计跟踪等功能，保证文件的安全性和机密性。
• 流程管理功能：包括文件的审批、签署、传输、通知、提醒、催办等功能，使文书类电子文件的处理流程更加规范化和透明化。
• 协同办公功能：包括在线编辑、版本控制、注释、批注、共享等功能，方便多人同时协作处理文书类电子文件。
• 报表统计功能：包括生成各种报表、查询统计数据等功能，为决策提供必要的参考依据。

文书类电子文件形成办理系统其他功能要求

除了GB/T31913-2015标准规定的通用功能要求外，文书类电子文件形成办理系统还应具备以下功能：

• 多语言支持：支持多种语言的界面显示和文件输入输出。
• 多格式支持：支持多种格式的文件输入输出，如Word、PDF、JPG等。
• 智能识别与归档：可以自动识别文书类电子文件的类型、关键字和重要性等信息，并按照一定规则归档。
• 云存储与备份：将文书类电子文件存储在云端，并定期进行备份，避免数据丢失。
• 移动办公支持：文书类电子文件形成办理系统应该支持移动设备上的访问和处理，方便用户随时随地处理文件。

总结

GB/T31913-2015标准规定了文书类电子文件形成办理系统的通用功能要求，包括文件管理、安全保密、流程管理、协同办公和报表统计等功能。除此之外，文书类电子文件形成办理系统还应具备多语言支持、多格式支持、智能识别与归档、云存储与备份以及移动办公支持等功能。

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2022/10/22 16:08:18 现行