国家标准 GB/T31021.2一2014 电子文件系统测试规范第2部分:归档管理系统功能符合性测试细则 Testspecificationforelectronicrecordssyste- Part2:Verdietceriteriatestforeleetromicreeordsarchivedmanagementsystem 2014-09-03发布 2015-02-01实施国家质量监督检监检疫总局发布国家标准花管理委员会国家标准
GB/I31021.2一2014 目次前言引言范围规范性引用文件术语和定义概述 4.1测试依据 4.2测试范围 4.3测试要求 4.4测试目的功能符合性测试 5.1概述 5,2基本功能测试指标 5.3扩展功能测试指标 21 元数据符合性测试 32 概述 6. 32 6.2基本元数据项测试指标 32 6.3扩展元数据项测试指标 34 文档符合性测试 36 概述 7.1 36 7.2系统文档的一致性 36 6 7.3系统文档的完整性 36 了.！系统文档的可理解性 7.5系统文档的指导性 36 3 7.6系统文档易于实现标准符合性测试 77系统文档测试指标 37 标准符合性评定准则 3 37 8.1概述 37 8.2测试关键要素 8.3功能指标测试结果评定 38 39 8.4系统元数据测试结果评定 39 8.5系统文档测试结果评定 39 8.6测试结论参考文献 40
GB/I31021.2一2014 前言 GB/T31021《电子文件系统测试规范》由以下几部分组成 -第1部分:总则; 第2部分;归档管理系统功能符合性测试细则本部分是GB/T31021的第2部分本部分按照GByTl.一209给出的规则起草本部分由国家密码管理局提出本部分由国家电子文件管理部际联席会议办公室归口本部分起草单位;人民大学电子文件系统测试中心、中共中央办公厅信息中心本部分主要起草人;薛四新、姚思远、姜红曦、朝乐门、薛哲妮、谭啸宇、张静、卫化显、丁子涵
GB/I31021.2一2014 引言电子文件系统测试是对电子文件相关的计算机软件系统进行测试和评价,是对软件系统的技术,功能与业务支撑能力的质量评价以系统测试辅助专家评审是保障电子文件质量和对电子文件实施科学有效管理的重要举措电子文件是国家信息资源的重要组成部分,电子文件的真实、完整、有效与安全依赖于电子文件软件系统的质量和文件管理人员对系统的正确使用电子文件系统测试是保障国家电子文件有效管理的重要方法,是对电子文件教件系统本身,包括厂商研制的软件产品和电子文件管理机构使用的应用系统进行综合测试和客观评价电子文件系统的研制和使用是文件管理业务、信息技术方法和制度规范要求的集成实现与融合应用过程,高质量的软件系统是保障机构/组织开展电子文件管理的重要保障电子文件系统的测试机构及人员,不仅应熟练掌握电子文件管理的制度与规范,理论与方法等专业知识和管理技能,而且应熟悉电子文件软件系统的设计、实施、使用和运行维护等技术活动和实现原理电子文件系统测试工作可以从软件系统的功能、性能、法规遵从、制度嵌人、,应用程度,以及组织人员使用软件系统管理电子文件的规范性、有效性等多个方面来综合考虑,要求测试机构人员能够充分认识和深刻理解电子文件管理的制度规定,业务要求和实践特征,能够快速掌握和正确认识电子文件管理的理论、方法和专业特征,能够不断跟踪国家政策规范、文件管理业务和信息技术的最新方向和发展趋向,以发展的思维开展电子文件系统的测试工作本部分是GB/T31021《电子文件系统测试规范》标准的重要组成部分,用于规范电子文件归档管理系统测试工作的组织与实施,为测试工程的开展提供技术指导,规范支持和实施细则,保障系统测试工作的科学、客观、公平与公正标准符合性测试是电子文件系统测试的主要方法,即以通用标准的形式规范电子文件管理的业务行为、明确电子文件相关系统的功能要求,实施电子文件系统的合规性测试,目的在于保障电子文件的质量,提升电子文件管理的水平,增强电子文件利用的效果
GB/I31021.2一2014 电子文件系统测试规范第2部分归档管理系统功能符合性测试细则范围 GB/T31021的本部分规定了对电子文件归档管理系统的功能,元数据和系统文档等方面的标准符合性测试指标和评定细则本部分适用于电子文件归档管理系统的测试执行机构、研制或开发机构,文件档案行业学会、各地区信息产业主管部门以及使用电子文件归档管理系统的机构,组织,团体与个人等对电子文件归档管理系统进行的测试规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 GB/T8567一2006计算机软件文档编制规范 GB/T29194一2012电子文件管理系统通用功能要求 DA/T46一2009文书类电子文件元数据方案术语和定义下列术语和定义适用于本文件 3.1 电子文件eleetronicreeords 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录 [GB/T29194一2012,定义3.2] 3.2 元数据nmetadata 描述文件的背景,内容、结构、格式及其整个管理过程的数据注改写GBy/T26162.l一2010,定义3.12. 3.3 功能 function 程序中的一个算法的实现,利用该实现,用户或程序可以完成某一工作任务的全部或部分内容 3.4 标准符合性测试standardscompliancetest 基于标准的,面向软件系统的动态测试测量系统的功能、性能等关键指标,判定与相关国家标准或行业标准所规定的相关指标之间符合度的测试活动
GB/I31021.2一2014 注:本部分中,标准符合性测试是指通过测试归档管理系统来发现系统中存在的与GB/T29194一2012中规定的内容或条款中不一致的问题、缺项和不符合项等 3.5 测试环境testenviroment 执行测试用例所必需的硬件和软件配置 [GB/T25000.51一2010,定义4.8] 3.6 测试目标testohbjeetive 在规定条件下,待测量的已标识的软件特征的集合,它通过将实际的行为与要求的行为进行比较而测量 [GB/T25000.51一2010,定义4.9] 3.7 测试报告testreport 用来总结测试活动和结果的一种证明性文档,包括对相应测试项的评估、声明和结论注:修改GB/T9386一2008中“测试总结报告”定义 3.8 测试功能点funetiontestpoint 依据标准条款提取的,能够用于测试软件系统支撑业务活动开展的功能条款 3.9 测试用例testcase 描述测试行为和量化测试任务的管理性文档,体现测试机构的测试方案、方法,技术和策略内容可以包括测试目标、测试环境、输人数据、测试步骤、预期结果和测试脚本等 3.10 测试计划testplan 说明预期的测试活动的范围,途径、资源和进度的文档 [GB/T25000.51一2010,定义4.10] 3.11 测试套件testsuite -组相关的测试用例的集合洼用例的相关性可依据同一个测试目的,测试场景和测试计划等来确定 3.12 用例场景useeasesenarios 描述软件系统功能点或业务流程的情景与活动,可包括正常的用例场景、备选的用例场景、异常的用例场景、假定推测的场景注:基于场景法设计测试用例和测试套件可提高测试效率概述 4.1测试依据本部分依据GB/T29194一2012和DA/T46-2009对电子文件归档管理系统开展标准符合性测试测试执行机构,通过对进人市场流通环节或投人使用的电子文件归档管理系统进行测试和评估,根据被测软件系统与国家标准的一致性符合程度出具测试报告,为机构及人员选择合规的电子文件归档
GB/I31021.2一2014 管理系统提供参考和依据,为软件系统研制机构改进系统功能和提升系统的法规遵从性提供指导和帮助,为国家建立电子文件管理系统的认证体系提供决策依据,其根本目的在于保障电子文件的质量,提升电子文件管理的水平,增强电子文件利用的效果 4.2测试范围测试内容应包括但不限于功能测试,元数据测试和系统文档测试功能测试宜以黑盒测试方法为主,必要时可采用白盒测试作为辅助方法;元数据和系统文档的测试可采用静态测试方法,可以检查单的形式进行注:随着未来电子文件系统相关的国家标准的发布与实施,标准符合性测试依据的标准应不断地改进 4.3测试要求测试监督管理机构应对测试执行机构进行资质审查、能力认可和监督管理,确保测试活动的有序开展测试执行机构应是测试监督管理机构认可和指定的具备电子文件管理系统测试能力和实验室资质认定的第三方测试机构或实验室测试执行机构应对电子文件管理系统相关的国家、行业标准规范和电子文件管理的理论、方法与业务具有深入的解读能力,应对电子文件管理系统的标准遵从程度做出准确判断,应得到国家电子文件相关管理机构的许可和行业的认同,具有专业性、权威性和公信力测试工作过程中,测试执行机构宜从多个角度设计和编制详细的测试计划、测试用例、测试套件等测试方案,采用测试质量管理系统对测试过程记录进行管理和控制,确保测试结果的可追溯性,应接受来自测试监督管理机构的检查和审计被测机构应将准备送检的软件系统样品按照国家发布和实施的电子文件管理系统标准进行改造、完善和自检测,充分理解和认识标准符合性测试的重要性、必要性和测试要求的基础上,按照测试机构发布的测试指南谁备被测软件系统和与之相一致的系统文档,协助测试环境的搭建、测试用例的编制、测试套件的制定和测试场景的部署,以及配合整个测试过程相关工作,确保系统测试工作的顺利进行 4.4测试目的电子文件管理系统测试的目的是通过引导和约束系统开发,选购和使用,推进电子文件管理系统的规范化设计、标准化实施和正确性使用,实现电子文件的安全管理和全程控制,维护国家与公众利益,为记录社会历史和传承民族文化提供保障功能符合性测试 5.1概述功能测试指标分为基本功能测试指标和扩展功能测试指标,本章中表1和表2分别定义了基本功能测试指标和扩展功能测试指标及其测试结果 5.2基本功能测试指标基本功能测试指标是依据GB/T29194一2012中规定的系统基本功能项中必选的标准条款而开展的标准符合性功能测试,应分为三级指标逐项开展软件系统的功能测试,详见表1 表1中,一级指标对应GB/T29194一2012中第5章“基本功能要求”中的二级标题,二级指标对应于GB/T2919一2012中三级与四级标题类，三级指标为应测试的用例编号和基本功能点三拨指标中任何一条测试功能点不通过,则整个基本功能测试结果为不通过
GB/I31021.2一2014 表1基本功能测试三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMs应支持文件管理员或授权用户进行有等级层次的创 FTcC-B-01 建、维护文件分类方案,该操作计人审计跟踪日志 ERMS应支持文件管理员对分类方案进行必要描述,包括赋 FTC-B-02 子唯一标识符,标注标题和说明文字等 FTC-B03 ERMs不应限制分类方案的层级数目 ERMs应支持自动生成类目代码,同时也允许文件管理员或 FTC-B06 授权用户手工赋值或调整 ERMs应支持文件管理员设定文件分类方案中类目代码(也称类目标识符,类号)的编码规则,包括但不限于各级类目代码的组成、数据类型,长度; b) 各级类目代码的起始值和默认增量; FTC-B-07 各级类目代码的增量规则前导“o”的存在或略去 d 5.1.1 统一赋予全局前缀或后缀; 分类方案的配置与每个标识符间的分隔符,如“/" 管理值域中禁用的字符,注;保留字 5.1 文件建立 5.1.l.l 管理配置分类方案 ERMS应支持以XMI或者其他开放标准的格式导人或导出 FTc-B-08 维护分类方案的全部或部分及其相应的元数据 5.l.l.2 分类方案 ERMS应支持在分类方案导人导出过程中的错误管理,如应 FTCB09 拒绝导人设有题名描述的类目 ERMS应支持文件管理员或授权用户定义,维护分类方案类 FTCB01 目的元数据如类目代码、类目名称、注释),该操作计人审计跟踪日志 ERMs应支持在新增栏目自动继承上位类目的相关元数据 FTCB05 的同时,下位类目也应继承上位类目的元数据变动 ERMs应允许文件管理员移动分类方案中的类目,该操作记人审计跟踪日志 FTcB10 ERMS应支持被移动的类目与其所属类目保持正确关联 ERMs应要求文件管理员将移动的原因作为元数据录人 F:TcC-B-11 ERMs应允许文件管理员或者授权用户删除空类目 FTCB12 ERMS应支持提供分类方案维护活动的专门报告
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应只允许文件管理员创建或者维护保管期限与处置 FTC-B13 规则 ERMs应支持系统自动或文件管理员对保管期限与处置规 FTcC-B-14 则进行其他描述如创建者,创建时间,创建依据等 ERMs应不允许文件管理员修改保管期限与处置规则的唯 FTC-B15 -标识符 ERMS应支持文件管理员创建保管期限与处置规则,包括但 FTCB16 不限于以下内容;文件集合对象,保管期限、处置日期、处置行为,触发条件、,措述,法规要求等 ERMs应允许文件管理员以及授权用户对类目及其下聚合层次的保管期限与处置行为进行调整,同时要求输人修改内 FTC-B-18 容、修改原因、修改者、修改日期等信息,修改应记录在审计 5.l.2保管期跟踪日志中ERMs应支持文件管理员定义和管理处置触发限与处置表的条件配置与管理 ERMs应保证上位类目保管期限与处置行为的任何改动都 FTCB17 要立即应用到默认继承的下位类目,案卷和文件上 ERMs应支持文件聚合体及其保管期限与处置行为的导人 5.1 文件 FTCB19 导出功能管理配置 ERMS应支持保管期限与处置规则同类、案卷、文件类型等 FTCB20 的关联,具体选择由机构自定 ERMS应允许授权用户对保管期限与处置规则进行查找,并 FTcB21 提供查找结果的报告 PRMs应能够为文件管理员或者授权用户显示特定保管期 F:TcC-B-2 限的所有对象 ERMs应允许文件管理员审查、比较和确认类,案卷的保管 FTCB23 期限无论电子文件集中存储还是分散存储,ERMS都应集中存 5.1.3元数据方 FTC-B24 储、管理和维护元数撼案的配置与管理 ERMS应支持文件管理员根据不同类型电子文件的特点创 5.1.3.1元数据建相应的元数据方案,如图像、视频,音频电子文件,原生性方案的建立 FTC-B-26 电子文件和数字化文件,公文、财务票据,工程图纸等的元数 5.1.3.2 元数据据方案方案的维护 5.1.3.3元数据 FTCB27 值的管理 ERMS不能限制系统中每个实体对象的元数据元素数量
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应允许文件管理员为文件、案卷、类或文件分类方案等创建一份完整的元数据方案 ERMS应支持文件管理员定义每项元数据元素的约束性和可重复性 ERMS应允许系统管理员定义元数据的语义和语法规则,包括但不限于以下方面，元数据元素的名称; 元数据元素的定义 b 元数据元素赋值的数据类型,ERMS应至少支持应用或 FTcCB25 混合应用字符型、数值型、日期/时间型,逻辑型的元数据值; dD 元数据元素的值域; 元数据元素的编码体系; 元数据元素缺省值元数据元素之间的关联关系,包括父子关系、参照关 g 系等; 5.l.3元数据方不同层级实体的元数据继承关系,ERMS应允许通过默与案的配置认值的方式实现自动继承管理 ERMS应提供元数据方案设置的恢复和备份功能 5,1.3,1元数据 5.1 文件只有文件管理员或者授权用户才能对元数据方案进行修改、方案的建立 FTCB-28 管理配置更新,删除,包括变更元数据元素以及元数据语法和语义规 5.1.3.2元数据则等;修改应被记人审计跟踪日志方案的维护 5,l.3.3元数据 ERMS应提供元数据方案的导人导出功能值的管理 FTCB29 ERMs应保证元数据方案中各元数据元素之间的关系以及元数据元素与其所描述的信息对象之间的关系始终一致 [时,ERMs应当支持文件管理员变更变元数据方案有重要 FTcCB30 更新后方案的版本号 ERMS应支持不同层级实体的元数据继承关系,允许通过默 FTcB31 认值的方式实现自动继承 ERMS应允许通过健盘或下拉列表输人元数据值宜通过查阅列表的方式或对其他应用软件的访问来 ERMS F:TcC-B32 获取元数据值 ERMs应允许授权用户改变元数据值 ERMs应提供多种方式,以便于人工输人元数据值,包括提供默认值、当前日期/时间、空白项等 FTC-B33 ERMs应支持文件管理员或授权用户为每个元数据元素定义信息来源(数据源,包括指定应由授权用户输人、修改或由特定软件自动捕获等
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 5.1.3元数据方 ERMS应支持多种元数据值有效性验证机制,包括格式验 FTCB34 案的配证,值域验证、分类方案引用等管理 FTC-B35 ERMS应支持元数据值的批量替换 5.1.3.1元数据 ERMS应对元数据进行利用控制,如设置公开标识,根据授方案的建立权规定建立用户组与元数据之间的利用关系等 FTC-B36 5.1.3.2元数据 5.1 文件 ERMS应提供元数据方案的展现功能方案的维护管理配置 Z 5.1.3.3元数据 ERMS应提供电子文件元数据集合的导出以及跨系统迁移， FTCB37 值的管理并保证元数据信息的可读性 5.l.4 文件类 ERMMs应支持文件管理员定义和维护不同的文件类型模板型的配置与 FTC-B38 并记人审计跟踪日志管理 ERMS应支持文件管理员或授权用户定义和维护捕获活动 FTCB39 中电子文件的捕获范围;修改应记人审计跟踪日志 ERMS应在捕获文件或文档时出现提示信息当重复捕获同一文件或文档时,ERMS应发出警告 FTCB49 ERMS应能向特定用户或系统发出文件成功捕获的确认信息,以及不能被正确捕获的报告 ERMS应支持以原始格式捕获电子文件,不管其编码方法和技术特征如何如果捕获的电子文件存在多种格式,ERMS应能在不同格式 FTcB4们之间保持有效的联系 ERMS应能识别复合文件内各组件的格式类型,并将格式类型作为元数据予以捕获 5.2.l捕获登记 5,2 文件5.2.1.1捕获如果捕获对象包含多个组件,且被当成一份复合文件加以捕电子管理业务 5.2.1.1.1 获时,ERMS应保留该文件内组件之间的关系例如文件的捕获包含图片的网页; a FTcCB43 b) 带有附件的电子邮件带有工作表链接的年度报告; co 嵌人视频的工作总结 d ERMs应将复合文件中所有组件作为一个整体单元进行检索、显示和管理 ERMS应将包含多文档的组合文件作为独立的单元进行检 FTcCB45 索、显示和管理如果电子邮件和其附件作为不同的文档分别捕获,ERMs应自动将这些文档进行关联,并允许用户通过利用这些关联从电子邮件找到每一份附件或从任何一份附件找到电子邮件
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点如果多个文档作为一个组合文件加以捕获,无论ERMs将其作为一个整体进行捕获还是分别捕获,都应要求: FTCB46 每份文档的组成要素之间的关系是确定的; a 上述关联被记录并保持 b ERMs应支持授权用户定义和维护能够捕获的文件格式类 FTC-B40 型;修改应被记人审计跟踪日志当捕获的文件有多种版本时,ERMS应记录并维护不同版本 FTC-B42 之间的联系 ERMs应提供自动捕获或人工辅助捕获功能;自动捕获即将符合捕获范围的文件自动提交到指定位置,通常是在文件生 FTC-B47 成时或生成后通过与电子文件形成系统的应用程序接口自动执行 5.2.1捕获 ERMS应提供主动的批量捕获功能和被动的批量接收功能登记 5.2.1.1捕获在实施批量操作时,ERMs应根据用户定制的文件捕获或接 5.2.1.1.1电子收规则,实施批量电子文件及其元数据的导人,并保持导人文件的捕获文件及其组成要素,元数据之间的关联以及文件之间的逻 FTCB48 层次和相互联系 5.2 文件在批量导人的时候,ERMS应能导人文件的审计跟踪日志管理业务 ERMS不应限定捕获文件的数量 ERMS应提供手工著录的捕获方式,手工著录是通过ERMs FTcC-B52 的录人界面将电子文件的元数据录人ERMMs,手工著录时应根据元数据方案提供选择框、默认值等简化录人的功能 ERMs应支持授权用户定义、维护,修改某些特定种类的组 FTCB44 合文件的完整构成要素,以便捕获时检查验证;修改应记人审计跟踪日志 FTCB50 ERMS应在文件成功捕获之后为其打上捕获标记 FTC-B51 任何用户在捕获过程中及其后均不得修改电子文件的内容 RMS应按照事先设定的元数据方案捕获元数据 ERMS应将捕获/登记日期和时间以及捕获之后管理过程中重要的操作行为作为元数据加以捕获,同时将其存人审计跟 5.2.1.1.2元数踪日志 FTC-B53 据的捕获 ERMs应明确规定不可修改的元数据顶 ERMS允许授权用户修改部分元数据应确保已登记的文件元数据不得修改;修改应记人审计跟踪日志
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应支持元数据的捕获与电子文件的捕获同步进行 FTC-B51 ERMS应在文件及其元数据之间建立并保持稳固的关联 ERMS应提供如下自动化手段,支持元数据的捕获自动捕获其他系统内文件元数据根据元数据方案,检查元数据的完备性; 根据元数据方案规定的编码体系,检查元数据取值的有 FTCB58 效性; d 5.2.1.1.2元数为需要手工填写的元数据提供值域列表; 为需要手工填写的元数据提示一些常见值; 据的捕获自动提取电子文件的技术属性元数据在批量导人时,ERMS应能自动捕获与文件相关的元数据 FTC-B55 同时允许手工著录或修改遗漏或错误的元数据对于同一文件的副本,不同版本,格式,ERMs应要求其应与 FTCB56 对应的元数据相关联当电子邮件的附件以单独的文件形式被捕获时,ERMS应要 FTC-B57 求为其捕获或录人适当的元数据值之提供根据预定义的业务规则进行电子文件审核的 ERMS应 FTC-B59 功能,只有符合要求的文件才能启动登记进程 ERMS应支持对文件,文档、组件等对象的登记,包括组合文 FTc-B-60 5.2 文件件文件,单份文件,文档、组件等管理业务支持授权用户按照1 -2000的要求将相关 ERMS应 DA/T22. 文档登记为一份组合文件 ERMs开始登记前应检查登记对象构成要素和特定元数据 FTcB65 是青完整,香则不予启动登记;如果登记前必填的元数据不完整,应允许登记对象暂时保存在ERMS中,等待元数据补充完整后再行登记 ERMS应在登记时遵循有关部门关于标识的具体规定 ERMIS应支文作管理员根据相芙规定和特定的规则定文 5.2.1.2登记 FTC-B61 修改各类文件及其组件标识符的表示方法;修改应被记人审让跟踪且志 ERMS应按照既定的唯一标识符构成规则,自动赋予登记对象唯一的标识符,并将其作为元数据与该文件一起保存 F:TcC-B62 ERMS一般不允许用户修改唯一标识符 ERMS应能在文件重名时发出警告,并提醒用户重新命名 ERMS应能在登记一个已在相同案卷中登记过的文件时发 FTcB63 出警告 ERMS应在登记文件时采用自动方式或由授权用户为文件重新命名,并允许其与原文件名不同
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点只有授权用户才能修改已经登记对象名称,且这种修改应被 FTCB63 记人审计跟踪日志登记进人ERMS的文件应根据既定的分类方案进行分类,确 FTcC-B64 保捕获的每一份文件都有类可归;分类可以在捕获之前或登记的同时完成 ERMS应支持一份文件不必重复保存,就可以归人多个案卷 FTC-B68 或类之中 ERMS应允许授权用户在登记文件时创建新案卷,将文件归 FTC-B66 人新案卷中 5.2.1.2登记 FTCB67 ERMS应允许在登记后进一步手动输人,完善相关元数据 ERMS应支持授权用户登记文件关联,包括文件与组成文件 FTC-B69 的文档,组件以及其他文件,文件类型,案卷,类等之间的关联,并能以某种方式显示这些关联 ERMS应不允许任何用户在电子文件登记之后删除文件,除 FTCB-70 非根据处置方案销毁、移交文件 ERMs应允许电子文件在登记时可以从其所属类,案卷继承 FTCB-71 元数据 ERMS应能维护所有文件与其所属案卷、类目,分类方案不 5.2 文件 FTCB72 同位置的定位和关联,并保证复合文件和组合文件中的关联管理业务 5.2.2 保持不变分类组织 ERMs应支持授权用户对文件重新分类,并将重新分类的原 FTC-B73 5.2.2.1 分类因作为元数据输人,该操作记人审计跟踪日志管理 ERMS应支持文件管理员或授权用户拥有开放/关闭类目的 FTCB-74 权限,防止新类目,新案卷或新文件增加到该类目 ERMS应能将案卷设置与分类方案对应,在分类方案的最低 FTCB-75 层级下设置案卷 ERMs应依照规则支持自动或由授权用户为新创建的案卷 FTc-B-76 设置唯一标识符与分类代码 ERMS应允许授权用户打开/关闭案卷,当授权用户关闭案 5.2.2.2 案卷 FTCB77 卷后,确保无法再向该案卷中添加新的文件或者细分新的子卷管理 ERMS 应支持在工作结束后,允许用户手工关闭打开的案 FTCB-78 卷;或在授权用户离线后,任何临时打开的案卷都被自动关闭 ERMS应允许授权用户增加、删除、移动、合并,拆分案卷或 FTCB79 者对案卷进行重新归类,并能够对案卷的元数据进行自动或者手动调整,调整行为应记录在审计跟踪日志中
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应能够自动记录案卷管理过程中的有关信息作为案 FTcB80 卷的元数据,如形成时间、开放/关闭时间,读写状态,操作者等信息 FTcC-B-81 ERMS应能保证案卷内各文件之间的联系不被破坏 ERMS不应限制分配到类目的案卷数量,尤其是逻辑案卷 FTcCB82 不排除在某些情况下,系统可以支持授权用户为类或案卷按照一定规则设定数量限制 FTC-B83 ERMS应只允许授权用户删除空卷,并记人审计跟踪日志 ERMS应支持文件管理员或授权用户对案卷的元数据进行 5.2.2.2 FTC-B84 案卷添加,删除和修改管理 FTCB85 ERMS应允许案卷继承其所属类的元数据 ERMS应支持文件管理员预先设定案卷的编号规则和命名 FTCB86 机制 ERMS应允许通过预定义的保管期限列表为每个类,案卷分 FTCB87 配保管期限并记录在元数据中当案卷或者文件从原类目中移动到其他类目时,ERMS应允许自动用新类的保管期限代替旧类的保管期限,同时也允许 F:TcC-B88 5.2 文件文件管理员或者授权用户手动更改保管期限,并记录到审计管理业务跟踪日志中 ERMs应将所有处置行为的日期和其他细节作为处置对象 5.2.3 鉴定的元数据予以记录处置 ERMs应在审计跟踪日志中记录所有处置行为的活动 F:TCB89 5.2.3.1总体 ERMs应在处置文件时,留存元数据来证明文件的存在,管要求理和处置 ERMs应预先定义处置行为,可结合分类方案对某类文件预定义处置行为,包括移交 b 销毁; 续存 5.2.3.2保管期限的划分和 FTCB90 处置行为的 ERMs应支持对处置行为的各项管理和维护功能,包括设定支持创建处置行为， b) 标识并存储处置行为; 审查处置行为 ERMS应允许文件管理员调整文件的保管期限、处置行为及其触发条件,调整记人审计跟踪日志
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应支持定义和维护处置行为的触发条件,包括时间触发即文件保管到期后触发预定的处置行为或处置工作流,并予以提示; FTC-B91 b 事件触发当特定事件发生后触发处置行为,相应的， ERMs应允许文件管理员定义和管理事件列表; 其他 5.2.3.2保管 ERMS应在文件登记时,要求赋予保管期限,设定处置行为期限的划分和及其触发条件处置行为的设定 ERMS应支持文件自动继承其所在案卷、类目的保管期限、 rTc-B92 处置行为及其触发条件本级类、案卷所设定处置行为应优先于其上层分类实体的处置行为 ERMS应确保改动处置行为后对所有应用该类型的对象立 FTcCB93 即生效 ERMS应支持以自动触发的方式进行处置,减少人为干预对于触发处置行为的文件,ERMS应支持以下处置程序 FTC-B94 通知文件管理员或其他授权用户; 审查处置行为确认后实施相关处置行为 ERMS应通过自动跟踪或定期手工检查方式识别超过保管 5.2 文件 FTCB95 期限的电子文件,以决定文件的处置触发时间管理业务 ERMIS应支将市查对象与其元数据及处置行为提供给审在者,并使审查者能方便有效地浏览对象内容及其元数据 FTCB97 ERMS应支持审查者在审查对象案卷、组合文件、文件等的元数据中记录审查决定,原因、审查时间等 ERMS应只准许审查者对每个对象执行下述一项操作; 销毁,立即或未来的某个时间执行处置 5.2.3.3 FTcB96 移交,立即或未来的某个时间执行行为的触发和续存,立即或未来的某个时间执行审查不确定的标注为“再审查” ERMs在审查完成后,应支持文件管理员或授权用户; FTC-B98 标注需要移交、饷毁、续存的文件和案卷; 不确定的标注为“再审查” ERMS应能维护审查对象之间的有机联系,如组合文件内各 FTcCB99 文档一般应执行相同的处置行为 ERMS应支持处置活动的持续性,当某处置行为被触发后， F:Tc-B-100 ERMS应允许文件管理员设置后续处置行为,如原处置行为为“移交”的经审查后可设置“续存”处置行为 ERMs应支持为文件管理员或授权用户生成适用于特定时 FTC-B101 间段的各种处置方式的行为报告,提供关于处置对象数量和类型的定量报告 12
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应保留所有已移交对象的副本,直到确认业已成功 FTC-B102 移交 ERMs应保证移交对象的完整性,应输出相应集合中的所有成分,并且应保护它们之间的正确联系包括但不限于移交对象内的所有组成部分,移交类则包括类下所有案卷和文件;移交案卷则包括案卷下所有子卷和文件;移交「有文档或组件; 组合、复合文件则包括文件中的所移交对象的相关元数据和日志一同移交,不得分散;日 FTcB103 志不能移交) 移交对象的内容和结构不被破坏保持移交对象之间的联系，以便在目标系统中重建联系移交对象与其元数据的联系不得破坏移交对象与其日志之间的联系不得破坏 ERMS应支持同时移交与移交对象有关的分类方案、保管期 FTC-B104 限与处置表,交接凭据等其他需要移交的信息 ERMs应生成关于移交的过程报告,包括移交案卷和文件的数量、移交时间、移交方式、移交人/接收人、移交状态、移交 FTC-B105 5.2 文件移交 5.2.3.4 错误,未被成功移交的文件、未成功移交的原因等管理业务 FTC-B-106 ERMs应能够对未移交成功的电子文件进行二次移交 ERMS应能够对拟移交的文件添加档案管理所需的元数据 FTC-B107 ERMS应能够对移交文件批量修改长期保存用的元数据机构之间移交协议确定以封装格式移交时,ERMS应支持对 FTcB108 移交电子文件进行封装,可参考DA/T48一2009 ERMs应支持在移交对象集合内电子部分移交之前,要求文 FTC-B-109 件管理员或授权用户确认同一组合的非电子部分也要移交 F:TcC-B-110 ERMS应能够为已移交的文件和案卷保留文件管理元数据 ERMS应将移交活动记录在审计跟踪日志中，包括但不限于 a)移交的日期 b FTCB111 类目代码" cs 标题; d移交人/接收人移交原因 13
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应通过完整的工作流程对销毁行为进行审批,只有在收到确认通知后才能执行销毁操作 FTC-B112 销毁应由文件管理员根据销毁管理程序实施 ERMs应支持按规定格式生成文件销毁清册 ERMs应生成关于销毁的过程报告,包括销毁文件和案卷的 FTC-Bl13 数量、销毁时间、销毁人,监销人、销毁错误,未被成功销毁的文件,未成功销毁的原因等 FTC-B114 ERMS应允许文件管理员关闭销毁的功能 ERMS应确保文件销毁时留存文件相应的元数据,并应将销 5.2.3.5销毁 FTC-B115 毁状态添加至文件的管理元数据中 ERMs应支持在销毁对象集合内电子部分销毁时,要求文件 FTC-Bl16 管理员或授权用户确认同一组合的非电子部分也要销毁销毁活动应记录在审计跟踪目志中,包括但不限于以下内容销毁的日期 FTC-B117 b) 文件标识符; 5.2 文件文件标题; c 管理业务 dD 负责销毁的用户; 销毁原因若文件移交之后还需在ERMS中续存一段时间,系统应在移 Frc-B118 交前或移交同时触发续存行为 ERMs应允许文件管理员根据规定或需要设定相应续存时间 FTC-B119 ERMS应允许文件多次续存文件续存后,应当将续存状态添加至文件的元数据中文件续存后系统应根据续存时间自动提示下次鉴定处置时间 FTC-B120 5.2.3.6续存 ERMs应生成关于续存的过程报告,应指出续存文件,案卷 FTCB121 的数量、续存的原因等 ERMs应将续存记录在审计跟踪日志中,包括但不限于; 续存起始时间和续存期限; F:Tc-B-122 文件标识符 b cd 文件标题; d)续存原因 1
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应支持文件管理员或授权用户在其授权范内生成 FTCB123 相关统计数据信息及其他特定信息的功能 ERNS应只支持文件管理员或授权用户生皮周期性的报表 FTc-B-124 如日报、周报、月报、季报、年报 ERMS应支持以图形化界面的方式提供自定义报表功能 ERMS应提供百定又或预定又统开报表的功能,包 5.2.4统计提供自定义或预定义的报表条件,便于自动生成统计管理信息: 5.2.4.l 报表 FTc-B-125 提供报表上报流程; b 管理提供报丧审核流程; 提供报表汇总功能 ERMsS应能够提供各类形式的统计图形和图例功能 FTCB126 ERMs应支持报表打印,显示以及以不可更改的版式文件格式 FTCB127 存储报表的功能 ERMS应统计所捕获文件的全部数量 ERMS应统计特定时间段所捕获文件的数量 FTC-B128 ERMS应统计特定部门所捕获的文件数量 ERMS宜统计全部文件的容量 ERMS应统计所形成的案卷(子卷)的全部数量,特定案卷(子卷)中全部文件的数量 5.2 文件管理业务 ERMS应统计不同开放等级的文件数量 FTCB129 ERMS应统计特定类(子类)中不同开放等级的案卷(子卷)和 ERMs应统计特定案卷(子卷)中不同开放等级的文件数量 ERMS应统计不同保管期限的文件数量 ERMS应统计特定类(子类)中不同保管期限的案卷(子卷)和 FTCB130 统计 5.2.4.2 文件数量指标 ERMS应统计特定案卷(子卷)中不同保管期限文件数量 ERMS应统计移交文件信息移交文件时间、目录列表、数量、 FTC-B131 移交人员、接收人员、移交前审核信息、病毒检验信息等 ERMS应统计销毁文件信息销毁时间、销毁理由、目录列表、 FTCB132 数量、销毁人员、销毁前审核信息等 ERNMS应统计续存文件信息续存延续时间、续存理由、目录列 FTC-B133 表、数量、审核信息等 ERMS应统计特定时间段内借阅文件人次,案(件) TcB134 ERMS应统计特定案卷(子卷)内借阅文件人次、案(件)次 ERMS 文件借阅人次、案(件)次 FTCB135 ERMS应统计文件开放等级变更信息 FTCB136 ERMS应统计文件保管期限变更信息 FTC-B137 ERMS应支持按多项条件组合设定统计 15
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMs应记录格式转换的相关元数据信息,包括但不限于原始格式; 5.2.5.2 存储 b新格式; FTCB138 格式转换时间等 ERMs应将文件格式管理和变化的信息记人元数据中 ERMS应提供有效的存储状态监控,当有效存储空间低于设定 FTCB139 5.2.5.3 存储水平要求时应抛醒管理员采取必要措施管理 ERMs应将有关的存储管理信息记人审计跟踪日志 FTC-B140 ERMS应支持所有类,案卷,文件,元数据,审计跟踪日志信息、 ERMS配置信息等的自动备份和恢复功能,该功能或由ERMS 自身提供或由ERMs环境下和其有接口连接的设备提供,并能在需要时恢复 FTCB141 ERMS应支持系统管理员在系统故障后利用备份恢复整个 ERMS,以保证全部数据的完整性与业务的连续性 ERMS应限定只有系统管理员才能恢复系统的备份 5.2 文件 ERMs应能发现恢复过程中的问题并告知系统管理员管理业务 5.2.5.4 备份恢复 F:TC-B142 ERMS应支持备份数据的独立物理存储 ERMs应当允许系统管理员,制定备份策略,包括但不限于指定备份周期; b 确定备份方式,允许选择相应数据进行完全备份,条件备 FTCB143 份或增量备份; 指定备份存储介质,系统或存放地点,包括离线存储,独立系统,异地备份等 ERMS应支持通过备份和恢复功能还原审计跟踪信息,并将备 FTCB144 份恢复信息记录在审计报告中 ERMs检索模块应遵循访问控制要求,对没有权限的查询方式不予支持,但应显示提示信息; 对于不在用户权限范围内显示的检索结果不予显示,但应 5,2.6检索利用 FTcB145 显示提示信息; 5.2.6.1检索对于不可视的元数据项不予显示 ERMS应允许用户检索权限范围内所有的资源对象及其元数据 l6
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS检索模块应支持对类目文件,文档、元数据,全文等层次的检索 ERMS系统宜提供统一的检索界面 ERMS宜提供友好的检索界面,包括但不限于检索进度提示; 显示用户完整提问估计检索完成时间; FTCB146 保留用户最近使用的检索词 ERMS应支持条件检索,条件来源可以是任何有检索意义的元数据项,如各类编号,分类标识、位置,各类时间及其范围条件),文件类型、标题,关键词等 ERMs应允许用户使用自由文本检索文件全文 ERMS宜允许用户设定和更改检索字段 FTcB147 ERMS应允许用户检索电子文件,实体文件 5.2文件5.2.6检索利用管理业务 5.2.6.1检索 F:TC-B148 RMS应支持选定范围内的检索,包括跨类、跨卷检索 ERMS应支持无条件查询,在特定用户视角可视的范围内按照 FTCB149 电子文件目录进行浏览 ERMS应支持组合条件检索,包括允许用户同时使用文件管理元数据和文件内容进行组合 FTcB15o 检索， b) 支持将查询条件配置在一个显示界面上的卡片式查询,方便用户输人 ERMS应支持布尔检索,部分匹配和通配符检索 rTcB151 ERMs应支持检索结果导出 ERMS检索模块应与其他功能模块集成,将其作为其他功能的 FTC-B152 人口,如利用,处置等 ERMS应支持查询频率统计报告功能 FTC-B153 FTCB154 ERMS应支持多用户的并发检索 17
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 FTc-B1l55 ERMS应支持利用审批程序的建立与实施 ERMS应只有在通过认证机制确认授权用户的身份后才能允 FTCB156 许执行相应的利用操作;本部分不指定认证的方法,机构根据自己的需要确定适当的认证方法 ERMS应支持文件管理员赋予指定的用户、用户组或角色在一 FTCB157 定时间范围内对指定对象的使用权,并维护利用许可 ERMS应能在利用中维护电子文件的真实性,完整性,可理解性,包括: 维护文件的内容; FTCB158 维护文件的背景信息 b) 5.2.6.2利用维护文件的结构; 文件的正确显示 d ERMS应支持在利用过程中正确还原电子文件内部各组件和/ FTCB159 或电子文件之间的关系 ERMS应能支持文件管理员或授权用户制定电子文件阅读、复制策略,包括但不限于不同利用者的下载、拷贝 FTCB16o b) 不同利用者的文件阅读权限; 不同利用者的元数据阅读权限; 5.2 文件 dD 复制品的载体类型管理业务 ERMS应允许通过按键或点击选择和打开类目、案卷、文件等， rTB16i1 以显示其下位层次和相关元数据 FTCB162 其他的兼容软件可以查看或执行ERMS输出的电子文件 5.2.6.3显示对于多版本的电子文件,ERMS应能显示所有可用的版本 FTC-B163 ERMS应能够显示其能捕获的所有类型电子文件的内容,并能 FTCB164 将文件所有组成部分作为一个单元的形式加以显示 ERMs应能够打印其能捕获的所有可打印电子文件及其所包 FTCB165 含的元数据不能打印的电子文件如音视频文件)应支持输出设置 ERMs应支持打印选定的文件集合(类,案卷,或检索结果集 FTC-Bl66 的指定元数据集合(如题名、,责任者,生成日期等 FTCB167 ERMS应支持打印选定的类目或文件集清单 5.,2.6.4打印 ERMsS应支持管理员打印所有或部分的管理参数 FTCB168 ERMS应支持对打印结果赋予相应的文件管理元数据,如标 F:TCB169 题、编号、日期和安全级别等 ERMS应能对已下载到终端的电子文件进行打印权限的控制 FTCB170 F:TC-B171 ERMS应支持不同用户打印权限的设置 18
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应支持多种用户身份认证机制,如用户名/密码、数字证 5,3.1身份认证 FTCB172 书,指纹识别等方式 ERMS应限定只有系统管理员具有定义和维护权限管理的权 FTCB173 限,或者由授权用户控制特定功能的权限分配 ERMS应允许角色下的所有用户自动继承角色的访问权限， FTCB174 个用户可以拥有多个角包 RMS应建立用户权限表或类似工具(如用户许可登记),以保 FTCB175 证对文件的访问安全 ERMS应限定任何角色或用户均不能直接或间援同时拥有系统管理和审计管理的权限,其中系统审计权限是指所有审计跟 FTC-B176 踪日志的查看,导出,追踪、报告等任何用户都不得有审计信息的修改和删除权限 ERMS应限制所有用户只能执行权限范围的功能,对超过权限 FTCB177 范围的操作就应记人审计跟踪日志或不提供超过权限的功能 5.3.2权限管理选项 ERMS应允许对文件将案卷等文件分类方案中的其他实体设置 FTCB178 访问权限,并允许对该访问权限进行修改 ERMS应确保无权限访问案卷或电子文件的用户不能由于文 F:TC-B179 件内容的任何检索而获取文件或案卷的任何信息,用户不能通 5.3 安全相应信息,但应给出提示信息过检索元数据获取管理 ERMS应在审开日志中保存登陆系统的用户名单,登录时间、登录时间长度、登录后的操作; FTCB18o 登录失败信息 b 访问检索或查看)电子文件失败信息; 超出用户权限的系统功能尝试使用的信息; 超出用户权限的文件尝试利用的信息 ERMS应提供文件跟踪功能,在文件捕获、登记、分类、利用和 FTC-B181 处置等环节跟踪文件的运转和利用过程 ERMS应提供行为跟踪功能,记录对文件操作的具体行为,包 FTCB182 括行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员等要素 ERMS应支持系统管理员确定需要审计跟踪的行为对象,包 FTCB183 括类文件、元数据等 ERMS应自动记录审计跟踪事件的信息,并支持把有关审计 5.3.3审计跟踪 FTC-B184 信息同时作为文件的元数据加以管理 ERRMS应确保审计跟踪本身的设置以及之后的每一次重新 FTC-B185 设置记录在审计跟踪日志中 ERMS应支持根据电子文件或其案卷的生命周期设置其市 FTC-B186 计跟踪时间 ERMS应确保审计跟踪数据可按要求审查,如事件、用户、文 FTC-B187 件,角色,时间等 19
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应支持在指定日期时间内,从审计跟踪数据中产生特定报告 FTCB-188 指定用户实施的操作 b 对指定案卷实施的操作; 审计对指定文件实施的操作 5，3.3 跟踪 ERMS应确保审计跟踪数据任何部分不能被任何用户包括 FTc-B189 系统管理员)更改或删除;超出期限的审计跟踪数据应设置导出功能,并支持对导出的数据进行查询 FTC-B-190 ERMs应提供相应的审计管理员角色,进行独立审计工作 ERMs应对生效后文件的变更操作(移动、修改、摘录等)进 FTC-B191 行严格控制,文件变更应经过审查流程,审查过程应记录在审计跟踪日志中 ERMS应防止任何被捕获的文件被删除或者移动,由处置方 FTc-B-192 案设定的动作除外 5.3安全管理 ERMs应保证文件管理员能修改任何由用户输人的元数据元素,以纠正诸如数据录人的错误修改操作应记人审计跟 FTC-B193 踪日志 ERMS应允许文件管理员或授权用户在保留原始文件的前 5.3.4 文件 FTC-B194 提下创建一个或者一个以上的摘录变更当创建一个摘录的时候,ERMS应自动存储摘录和文件的元 FTC-B195 数据的创建活动,包括创建原因,日期,时间和创建人 ERMS应能跟踪已登记电子文件的所有副本,在日志中记录 FTC-B196 这些副本的活动信息 PRMs应支持对于多版本电子文件的管理,能够方便地显 FTC-B-197 示、追溯电子文件版本之间的变更若原有文件被新文件替代.ERMs应支持替代状态,并创建 FTC-B198 指向替代文件的链接 FTC-B199 ERMS应支持系统管理员查询、显示以及重新配置系统参数 ERMs应支持系统管理员重新确定用户范围和用户角色 FTC-B200 FTC-B201 ERMs应提供对系统总体状况的综合监测系统5.4.1 总体管 5.4 理要求管理 FTC-B202 ERMS应能识别错误,必要时能隔离错误,并提供错误报告为了适应机构变化情况,ERMs应支持管理员对分类方案进 FTC-B203 行较大的改动,以保证所有的文件管理元数据和元数据能被正确,完整地处理 20
GB/I31021.2一2014 表1(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS应支持系统管理员和授权用户定期生成周期性报告 FTCB204 如年报、季报,月报,周报等) ERMS应提供报表打印、阅读、排序、分类、存储、导出等基本 FTCB205 管理功能 FTc-B206 ERMs应支持形成关于存储空间有关状况的报告 ERMS应支持基于特定主题生成审计跟踪报告如:类目、案 FTC-B207 5.4 系统5. 系统 4.2 卷,文件,用户,时间段管理报告 FTCB208 ERMS应支持形成失败/错误过程处理状况报告 FTC-B209 ERMS应支持形成移交操作报告 FTCB210 ERMS应支持形成安全违规操作报告等 ERMs应提供报告基本统计和分析功能 FTC-B211 ERMs应支持在显示界面上选择元数据自定义查询、统计、 FTCB212 分析报表的功能 5.3扩展功能测试指标扩展功能测试指标是依据GB/T29194一2012中规定的系统基本功能条款中可选功能和可选部分的所有功能条款进行标准符合性的功能测试,分为三级指标逐项实行功能测试,详见表2，表2中，一级指标对应GB/T29194一2012中“5基本功能要求”中二级标题，二级指标为 GB/T29194一2012中三级与四级标题类，三级指标为基本功能点中的可选项功能和对应的用例编号此指标的测试结果将不会影响系统基本功能的测试结果注:可选部分主要用于测试机构内部了解被测系统的功能强弱程度,用于促进测试机构研究分析系统开发的技术特性和潜在功能,丰富、完善和改进软件系统的测试方法与测试规范,逐级扩展和提高系统的测试质量表2扩展功能测试三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMS宜支持分类方案与其他文件管理流程如捕获、处置、 F:TCE-01 利用,安全管理、统计报告等功能的关联 5.1.1.1 建立分类方案 ERMs宜支持多种分类方案的定义和同时使用,以适用于多 FTc-E-02 机构文件管理或机构合并的情形 5.1 文件 ERMs应支持保管期限与处置规则与分类方案的衔接,为对管理配置类目指定默认的保管期限,类目下的案卷和文件的保管期限 FTC-E-03 5.l.2保管期可继承它们所属类目或案卷的保管期限限与处置表的配置与管理 ERMs应长久保存保管期限与处置规则保证其在系统迁移 FTcE04 时依然有效 21
GB/I31021.2一2014 表2(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 5.1.3元数据 ERMs宜提供元数据方案备案注册功能,能够对系统涉及到方案的配置与 FTCE-05 的元数据方案进行集中管理管理 5.1.3.1 元数据方案的建立 FTCE-06 ERMS宜允许通过访问其他程序来验证元数据值的有效性 5.1.3.2 元数据方案的维护 5.1.3.3 元数 ERMs宜支持元数据被其他系统使用 FTCE-07 5,1 文件据值的管理管理配置 ERMs宜支持根据文件类型设置相应的元数据模板 FTC-E-08 ERMS宜允许依据不同的文件类型对文件采取相应的行动 5.1.4 文件类如;自动赋予某些元数据元素的值,自动归人某类或案卷等 FTCE-09 型的配置与 ERMS宜支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型管理无论电子文件集中存储还是分散存储,ERMs宜对文件类型 FTCE-10 集中管理捕获不完全或尚未完成文件处理流程的文件时,ERMs应能发出警告如;一份不具备有效的电子签名的发文,或者由 FTC-E-1m 未经认可的供应商提供的发货单 FTC-E-12 ERMS宜按照要求将原始格式转化为目标格式除了可以捕获脱机载体或指定位置中的电子文件外,ERMs 捕获 5.2.1 宜支持从各类文件形成系统中直接捕获文件,包括但不登记限于: 5.2.1.1捕获桌面办公软件; 5,2.1.1.1电子 b) 工作流应用软件; FTcE-13 文件的捕获 5.2文件电子邮件系统; 管理业务电子商务及网络交易系统 dD 图形和图像设计系统条形码支持系统多媒体应用软件等 FTC-E-14 ERMS宜允许以复合文件的形式捕获网页 ERMS应支持多个授权用户完成元数据的捕获,如通过工作 FTC-E-15 流机制分配元数据登录任务 5.2.1.2元数据的捕获如果不能自动捕获元数据,ERMS宜提示用户输人可能的 FTCE-16 选项 22
GB/I31021.2一2014 表2(续三级指标 -级指标二二级指标测试用例编号测试功能点登记进ERMs的文件宜归人合适的案卷之中归卷可以在捕获之前或登记的同时完成此处所称案卷是逻辑案卷,在 FTCE-17 对应的实体文件整理中,可能存在与逻辑案卷对应的实体案卷,也可能不存在这样的实体案卷 ERMS宜在登记过程中自动提供如下支持,以便于文件的分 5.2.1.2登记类和归卷显示用户最近使用过的案卷; aD F:TCE-18 b) 显示用户使用最频繁的类和案卷; 显示包含已知相关文件的类和案卷 dD 根据文件元数据或用户配置文件,显示文件分类方案中的相关部分 ERMS宜支持授权用户根据需要对案卷进行子卷划分,并提 FTCE-19 供子卷管理 FTCE-20 ERMS宜限制案卷的大小 ERMS宜支持在满足系统设置的特定标准时,能够自动关闭 5.2.2.2 案卷案卷,这些标准包括管理每年的截止日期(例如,自然年度、财政年度或者其他年 FTC-E-21 度); 5.2 文件活动结束后的一段时间内例如,把最近的电子文件添 b 管理业务加到案卷中). 案卷中的文件数量 5.2.3 鉴定处置 ERMs应根据有关部门批准的保管期限与处置表或者是相 FTcC-E-22 5.2.3.1 总体关机构对特殊文件的处置要求来确定处置行为要求 FTCE-23 ERMS宜支持以工作流方式实施处置流程处置 5.2.3.3 行为的触发和 ERMS宜能在自动触发处置程序之前提醒文件管理员对即 FTcE-24 审在将触发的行为做出回应 ERMs宜按照目标系统的格式规范移交文件,必要时在移交 5.2.3.4移交 FTcE-25 之前开展相关的格式转换工作,格式转换要求见5.2.5.2 ERMS宜支持如果一份电子文件已被授权销毁,则其所有备 FTcE-26 5.2.3.5销毁份和相关版本都应被饷毁 5，2. 统计 PRMs宜支持将报表导出到第三方软件进行编辑和分析管理 FTcCE-27 ERMS宜支持具有数据透视功能的统计报表,使用户可选择 5.2.4.1 报表不同条件来观看报表,本功能可通过第三方软件实现管理 5.2.4.2 统计 FTcE-28 ERMS宜统计不同格式的文件数量指标 23
GB/I31021.2一2014 表2(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 FTcE29 ERMs应提供捕获文件目录统计模板 FTc-E-30 ERMS应提供开放等级变更统计模板 FTcC-E-31 ERMS应提供保管期限变更统计模板 FTcCE32 ERMs应提供文件开放情况登记模板统计 5.2.4.3 FTcE33 ERMS应提供移交文件统计模板模板 FTC-E-34 ERMS应提供销毁文件统计模板 F:TCE-35 ERMS应提供续存文件统计模板 FTC-E-36 ERMS应提供实体文件存放地点统计模板 FTCE-37 ERMS应提供利用情况年(月)统计模板 ERMs的存储介质理化性质应符合相关规范的要求,其中归 FTCE-38 档用光盘可参照DA/T38一2008 ERMS应提供基本的存储管理功能(或借助第三方软件),实 F:TCE-39 现对存储介质的状态监控和报告 5.2 文件 FTCE-40 ERMS采用的存储设备应提供第三方软件集成接口 5.2.5 存储管理业务保管 ERMs存储介质应在特定环境下使用和存储.以保证在该环 FTcE-4n 5.2.5.1 存储境下介质能达到其预期寿命设备在对存储介质的各项管理活动中不允许对文件安全造成损 FTcC-E-42 坏,如在介质检测和更换过程中 ERMS应支持存储介质的定期更新,以防止介质老化,定期 FTCE-43 更新信息应自动记录到审计跟踪日志中 FTcCE-44 ERMS应将存储设备的管理信息记人系统审计跟踪目志 ERMS宜选用符合DA/T47一2009或其他相关规定的文件 FTCE-45 格式用于长久保存在多种格式并存的情形下,ERMS宜以原始格式与长期保存 FTc-E-46 格式保存电子文件,并建立关联 5.2.5.2 存储 ERMS宜提供格式转换的能力,能按照要求的目标格式标准格式将电子文件进行批量转换 FTC-E-4？ ERMs宜保证格式转换过程中文件信息不丢失 FTcE-48 ERMS宜支持以时间为条件触发格式转换 2
GB/I31021.2一2014 表2(续三级指标 -级指标二二级指标测试用例编号测试功能点 FTCE-49 ERMS宜支持在线、近线与离线存储 FTcE-50 ERMs宜支持集中式与分布式存储 ERMS应制定适当的存储规划以保证系统升级后电子文件的可用性与完整性 FTCE-5 ERMS应保证在系统升级、文件迁移或转换、介质更新时没有数据丢失或损坏 ERMS宜允许电子文件存储前进行压缩如果支持压缩 ERMS应: 集成压缩机制采用无损压缩 b FTC-E-52 采用可靠的压缩机制,压缩与解压缩不能破坏文件及其元数据 AD 保证压缩功能对用户透明 ERMs宜允许用户根据需要对不同类型的电子文件与其元 FTcE-53 数据进行封装保存,封装规范可参考DA/T482009 FTcE-54 ERMs应允许检索对象处于在线,近线或离线状态 ERMS宜能通过专门查询模块或快迷查询通道等多种方式 F:TcE-55 查询文件文件5.2.5.3 5.2 存储 ERMs宜支持采取树形展开等方式浏览,浏览内容包括目管理业务管理 FTcE-56 录、内容及其他元数据 ERMS宜支持条件的友好输人,包括但不限于 FTcE-57 支持以日历方式输人日期 b) 支持联想式词语输人 ERMs宜支持递进检索,即在检索范围内实施二次检索 FTCE-58 FTcE-59 ERMs宜支持用户对检索途径进行定义,保存和再利用 ERMS宜提供智能检索手段,包括根据检索频率提供设计用户问答进行自动检索 FTCE-60 b) 为用户设置缺省查询选项 dD 提供查询结果相关性分析 ERMS宜允许用户对检索结果进行选择,分组和排序允许同 FTcC-E-61 时进行查看、传输和打印 ERMs宜支持根据检索结果进行扩展显示,即可显示该结果的上级或下级层次,如结果为案卷的,可展开卷内文件;结果 FTCE-62 为文件的,可上溯到所属案卷,也可显示包括文件内容在内的各元数据项 25
GB/I31021.2一2014 表2(续三级指标 -级指标二级指标测试用例编号测试功能点 ERMSs宜支持对查询结果的显示格式进行设置,允许用户指定 a)查询结果显示的顺序; FTC-E-63 5.2.5,3 存储 b 每页显示的数目; 管理每次检索返回结果的最大数量; c 查询结果显示的元数据 d FTC-E-64 ERMS宜允许配置搜索引擎 ERMs宜支持以用户选择的数据格式输出电子文件的功能 FTCE-65 5,2 文件 5,2,6,2利用 FTcE-66 ERMS应支持按照《政府信息公开条例)提供利用服务管理业务 ERMS宜支持集成独立的显示软件包,用于阅读电子文件正 FTcE-67 文的不同稿本,版本和元数据包括显示图像,视音频文件 5.2.6.3显示和电子邮件等 FTc-E-68 ERMS应能够显示与当前文件相关的其他文件 ERMS应支持设置默认的打印参数如物理打印机参数、虚 FTCE-69 拟打印机参数) 5.2.6.4打印 ERMS宜能对打印到虚拟打印机的文件转换动作进行相应 FTCE-70 的监控 ERMs提供用户名/密码认证时,宜提供校验码方式提高身 FTC-E-71 份认证的安全性身份 5.3. 认证 ERMS宜允许系统管理员为失败的登录尝试设置安全参数 FTcE-72 或限制 ERMS宜提供给系统管理员单独的管理软件以维护系统的 FTCE-73 安全访问机制用户权限表宜通过相关机构审定，保证其合理性，便于 ERMS自动实施文件的安全管理合理的用户权限表是基于机构规章制度框架的分析、,业务活动的分析以及风险评估产生的一般需要注意以下要素 5.3 安全确定对文件及机构信息的利用的法定权利和限制; 管理确定容易侵犯隐私权、个人机密、行业机或商业机密 2 5.3 权限 FTCE-74 的文件信息; 管理根据风险程度,为业务活动的各类文件分配相应的限制级别将限制级别与一些工具联系起来,如分类方案这样，当ERMS进行文件捕获或登记时,就能自动发出警告或实施限制利用 ERMs的用户和角色的权限分配宜尽可能将用户权限和角 FTC-E-75 色分配成其完成任务所需要的最小的权限集 26

归档管理系统功能符合性测试细则GB/T31021.2-2014

随着信息化建设的不断发展，电子文件系统越来越受到人们的重视。作为电子文件系统的重要组成部分，归档管理系统在文件存储、检索、共享等方面具有重要作用。为确保归档管理系统能够满足用户需求，中国国家标准化委员会发布了《电子文件系统测试规范第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则GB/T31021.2-2014》标准。

归档管理系统功能符合性测试的意义

归档管理系统功能符合性测试是指对归档管理系统的各项功能进行测试，以验证其是否符合相应的标准和规范。这项测试可以帮助用户全面了解归档管理系统的功能特点和优缺点，为选择和使用归档管理系统提供参考依据。

测试内容和方法

《电子文件系统测试规范第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则GB/T31021.2-2014》标准详细描述了归档管理系统功能符合性测试的内容和方法。其中，测试内容包括系统界面、数据输入输出、存储管理、安全保密等多个方面。测试方法包括静态测试、动态测试、负载测试等多种测试方式。

测试结果评价

测试完成后，需要对测试结果进行评价。标准中规定了评价指标和评价方法，并提供了相应的评价表格。

总体来说，《电子文件系统测试规范第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则GB/T31021.2-2014》标准为归档管理系统的测试提供了全面而系统的规范，有助于提高归档管理系统的质量和可靠性。未来，我们可以期待该技术在电子文件管理领域的更广泛应用。