国家标准 GB/T29194一2012 电子文件管理系统通用功能要求 Generalfunetionalrequrementsftoreleetroniereeordsmanagementsystem 2012-12-31发布 2013-06-01实施国家质量监督检验检疫总局发布国家标准化管理委员会国家标准

GB/T29194一2012 目次前言引言范围规范性引用文件术语和定义总则系统定位 4.2功能架构 4.3 文件聚合模型文件信息模型 4.5法律法规遵从基本功能要求 5.l 文件管理配置 5.2文件管理业务 5.3安全管理 27 5.4系统管理 36 可选功能要求 31 数字化文件的管理 31 6.2多载体文件管理 32 6.3离线利用 33 6,4接口管理 34 6.5工作流 34 6. 6 性能要求 35 参考文献 36

GB/T29194一2012 前言本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草本标准由国家密码管理局提出并归口本标准起草单位;国家电子文件管理部际联席会议办公室、人民大学信息资源管理学院本标准主要起草人;任守信,钱毅,刘越男,、梁凯、李泽锋 m
GB/T29194一2012 引言电子文件(Eleetronierecords)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理,传输和存储的文字、图表、图像、音频,视频等不同形式的信息记录电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性,完整性,可用性和安全性必须得到维护和保障电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现电子文件管理系统(Elect rOnicrecords managementSysten m,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护,利用和处置的专业系统为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标淮,结合我国电子文件管理实际,制定本标准
GB/T29194一2012 电子文件管理系统通用功能要求范围本标准规定了电子文件管理系统(Electronicrecordsmanagement system,ERMs)通用的功能性要求,不包括系统设计和实随的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详绸的实脸细则,也不规定系统测试相关事项本标准适用于机关,团体,企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设,使用和评估适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件电子文件归片与管理规范 GB/T18894 DA/T12000档案工作基本术语归档文件整理规则 DA/T222000 DA/T31一2005 纸质档案数字化技术规范公务电子邮件归梢与管理规则 DA/T322005 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T382008 DA/T462009文书类电子文件元数据方案 DA/T47一2009版式电子文件长期保存格式需求基于xMI的电子文件封装规范 DA/T482009 信息安全等级保护管理办法(公通字[20刀43号信息与文献文件管理第1部分;通则(iniomationinddcumemation ISO15489-l:2001 Recordsmmanagement一Partl:General 术语和定义 DA/T12000界定的以及下列术语和定义适用于本文件文件 rrecords 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录 [[DA/T1一2000,定义2.12] 电子文件eleetronicrecordls 通过计算机等电子设备形成,办理、传输和存储的文字,图表、图像,音频,视频等不同形式的文件文档 d0cument 构成文件的最小管理单元,也称为自然件一份文件可以由一个或多个文档组成
GB/T29194一2012 3.4 组件eomponent 独立的比特流,操作系统下文件系统中管理信息的基本单元组件是相互独立的,它可以单独或与其他组件一起构成文档 3.5 组合文件combinedreordl 若干文档按照关联关系组织在一起的集合,电子文件管理系统将其作为一份文件来处理 3.6 compoundrecord 复合文件包含多个组件的文件 3 实体文件 physicalrecords 只具有物理实体形态的文件 3.8 双套制文件dualreeords 内容相同,既存在电子形式,也存在非电子形式的文件,如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其硬拷贝版本等 3.9 混合文件hybridreords 文件(组合文件)或文件集合(如类,案卷)中既有电子的成分,也有非电子的成分,共同构成的完整活动、事务、事件的记录 3.10 文件类型reeordstype 根据文件管理需要,对若干具有共性的文件的抽象表示 3.11 元数据 metadata 描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据 [Is015489-1;2001,定义3.12] 3.12 分类方案elassificeationschemme 根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构,它是对类目的层次化组织 3.13 das/eaeersy 类也称类目,按照机构职能,文件主题,业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合类目 -般按照树状结构组织成分类方案 3.14 全宗fond 分类方案中最高的文件聚合层次,指机构形成的所有具有有机联系的文件 3.15 案卷file 同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合 3.16 保管期限与处置表retentionanddispsalsehedule 以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具
GB/T29194一2012 3.17 电子文件管理系统 electronicrecordsmmanagementsystem 机关、团体、,企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统 3.18 业务系统businesssystem 生成或管理业务活动数据的自动化系统,用于形成电子文件 3.19 角色role 定数量的权限的集合,是权限分配的单位或载体 3.20 文件管理员reorlsadministrator 制定并维护文件管理业务规则的人员 3.21 系统管理员ystem administrator 执行电子文件管理系统管理功能的人员， 3.22 授权用户authorizedusers 被授予执行部分文件管理业务的人员或被授予部分系统管理员权限的人员授权用户的权限根据机构的需要及其承担的职责而定 3.23 捕获ceapture 按照既定要求将电子文件及其元数据纳人ERMS加以管理的过程 3.24 登记registratiom 在电子文件管理系统中分配给文件唯一标识符的过程,通常伴随着一些元数据的描述 3.25 分类eclassifieationm 依据分类方案对文件进行系统标识和整理的过程 3.26 处置diispositionm 按照文件保管期限与处置表或其他规定,对文件实施移交、销毁或续存的一系列过程 [ISO15489-1l:2001,定义3.9] 3.27 销毁destruetion 以文件的保管期限与处置表为依据,消除文件的过程 33 28 移交 transfer 将文件从电子文件管理系统中转移到电子文件长期保存系统或其他系统(包括其他ERMS或第三方机构)的过程 3.29g 检索 Searchandretrieve 从计算机系统存储的数据中获得信息的行为
GB/T29194一2012 3.30 显示presentation 以用户可以接受的方式在屏幕上展现文件的过程和结果 3.31 审计跟踪adittrail 对电子文件管理系统重要行为的记录,用于显示系统的事务处理信息,确保未被授权行为被识别和跟踪 3.32 eleetronie 电子签名 signature 以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据总则系统定位电子文件生命周期中,一般存在三种类型系统,即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统其中,业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件,如办公自动化系统、电子商务系统、财务管理系统、人力资源管理系统以及桌面办公系统等;电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件,维护文件之间、文件和业务之间的各种关联,支持查询利用,并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置;电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的关系如图1所示文件形成单位档案馆业务系统电子文件长期保存系统电子文件管理系统图1电子文件生命周期中三类系统关系示意图本标准所指ERMS,主要用来管理机关、团体,企事业单位和其他组织(以下简称机构)的电子文件,也可以辅助管理非电子的实体文件 ERMS可以相对独立地实施,也可以与业务系统或(和)电子文件长期保存系统集成实施 4.2功能架构本标准分别规定了ERMS的基本功能和可选功能其中,基本功能是指ERMS必须具备的核心功能,可选功能是指用户根据需要选择采用的功能 ERMS功能架构如图2所示本标准按照文件管理配置功能,文件管理业务功能,安全管理功能,系统管理功能对ERMS系统的基本功能进行划分其中,文件管理配置功能是ERMS中建立和维护文件管理业务规范的功能,包括
GB/T29194一2012 分类方案、保管期限与处置表、元数据方案、文件类型等内容;文件管理业务功能主要基于电子文件管理业务流程展开,包括捕获登记,分类组织,鉴定处置、统计管理,存储保管、检索利用等内容;安全管理功能是保护电子文件以及ERMS安全的功能;系统管理功能是指ERMS系统运行所需要的基本环境支撑、工具支撑等内容本标准规定的每一个功能要求以及非功能性要求的条款,均具备约束性声明,用以说明该要求的约束性程度,分必选和可选两种必选表示必须采用,可选表示可根据用户需要选用或不选用电子文件管理系统功能架构基本功能可选功能文件管理配置文件管理业务安全管理" 系统管理散字化文件的竹理行身份认证分类方案捕获狸记总体系统要求权限管基高线利用呆管别限与处置分类组织系统报告签定处置元数猫方案计跟踪工作流统计管类文件变更件类4 存储保管宫性能要求数字签名二检索利用图2ERMs功能架构图 4.3文件聚合模型 ERMS按照一定的逻辑结构管理文件,形成不同层次的文件聚合,如图3所示在图示的层次型结构中,类以上的部分被称为分类方案分类方案一般应根据机构的业务职能确定,按照树状结构组织类目,其层次设置需要结合机构实际情况而定在分类方案的最底层类目下,可按照文件管理的需要设置案卷层次进行管理必要时案卷可以划分为若干子卷在ERMs中,案卷是逻辑上的文件集合 ERMS管理混合文件或辅助管理实体文件时,并不一定要建立物理的案卷 4.4文件信息模型类或案卷层次下一般按文件进行管理文件的信息模型如图4所示文件可以包含多组件,多文档,即一份文件由多个组件组成,或者由多个文档组成本标准分别将这两种类型的文件称为复合文件和组合文件组成复合文件的组件之间具有技术上的紧密关联,如网页文件中的HTML,CSs.JPEG 图片都是组件,它们共同构成一份复合文件组成组合文件的文档之间具有管理意义上的紧密关联,如请示和批复是两个相对独立的文档,但二者需要组合在一起才能表示一个完整的管理活动机构应根据各自特点识别文件各种“组合”情况,保障文件的完整性
GB/T29194一2012 全宗案卷类类案卷文件案卷文件案卷案卷文件件了子卷文件案卷案卷文件文件文件图3文件聚合模型文件文档组件图4文件信息模型
GB/T29194一2012 4.5法律法规遵从 ERMS的功能设计应当遵守证据留存、信息利用、安全管理、归档管理等方面法律,法规和规章的规定,符合文件、档案管理业务和信息技术等方面国家标准和行业标准的要求特定机构使用的 ERMS,还应满足本机构内部的制度规范基本功能要求 5.1文件管理配置 5.1.1分类方案的配置与管理分类方案是电子文件管理业务的基础,ERMS应支持机构建立和维护符合自身实际的分类方案依据分类方案对文件进行的系统标识和整理 5.1.1.1 建立分类方案本条规定建立和配置分类方案时所要遵循的要求序号约束功能要求 ERMS应只允许文件管理员创建文件分类方案,以便对电子文件进行有等级层次的组织,创必选建活动应记人审计跟踪日志在分类方案所列文件类别较多或者分类层次较多时以及特定业务环境中,ERMS宜支持由授可选权用户创建、管理个别类目及其子类 ERMS应支持文件管理员对分类方案进行必要描述,包括赋予唯一标识符,标注标题和说明必选文字等 ERMS应支持按层级组织方式来组织分类方案必选 ERMS不应限制分类方案的层级数目必选 ERMS应支持给分类方案中的所有的类目提供元数据描述,如类目代码、类目名称、注释等必选必选 ERMS应支持自动生成类目代码,同时也允许文件管理员或授权用户手工赋值或调整 ERMS应支持文件管理员设定文件分类方案中类目代码也称类目标识符、类号)的编码规则,包括但不限于各级类目代码的组成,数据类型,长度; 各级类目代码的起始值和默认增量; 各级类目代码的增量规则; 必选 c d 前导“o”的存在或略去统一赋予全局前缀或后缀; 每个标识符间的分隔符,如“/" 值域中禁用的字符,注;保留字 ERMS宜支持分类方案与其他文件管理流程如捕获处置、利用、安全管理、统计报告等功能可选的关联 10 ERMS应支持导人分类方案的全部或部分必选 ERMS应在导人分类方案时,支持导人相关的元数据必选 12 ERMS应支持全部或部分分类方案的导出,导出时应包括相应的元数据必选 13 ERMS宜支持分类方案以XML或者其他开放标准的格式全部或部分导出可选 14 ERMS应支持在分类方案导人导出过程中的错误管理,如应拒绝导人没有题名描述的类目必选 ERMs宜支持多种分类方案的定义和同时使用.以适用于多机构文件管理或机构合并的情形可选
GB/T29194一2012 5.1.1.2维护分类方案本条规定对类目进行增加,删除、合并,拆分,复制等具体维护行为时所应遵循的要求,为了保证分类方案的质量和稳定性,维护行为一般要求由文件管理员执行,部分情形中可由授权用户执行序号功能要求约束 ERMsS应支持文件管理员或授权用户增加新的类目必选 ERMS应允许文件管理员或授权用户设定类目的默认元数据值必选 ERMS应支持文件管理员对类目的元数据值进行添加、删除和修改必选 ERMS应支持新增类目自动继承其上位类的相关元数据值必选必选 ERMS应允许授权用户更改继承的元数据值 ERMS应允许当上位类元数据值发生变动时,其下位类继承相关元数据值的变化必选 ERMs应允许文件管理员合并两个类要求 a之前类目中的所有下位类被移动至合并后的类目中; 必选将之前的类目状态设为关闭该操作记人审计跟踪日志 ERMs应允许文件管理员将一个独立的类目拆分为多个类目,该操作记人审计跟踪日志必选 ERMS应支持文件管理员在业务活动中复制任何类目,该操作记人审计跟踪日志必选 ERMS应支持文件管理员移动分类方案中的类目,该操作记人审计跟踪日志必选 10 1 必选 ERMs应保证在类目移动期间文件与其所属类目保持正确关联当类目被移动或复制后,ERMS应确保在分类方案内新移动或新复制的类目按相应的类目代 12 必选码规则编制必选 13 当移动或复制类目时,ERMS应要求文件管理员将移动或复制的原因作为元数据录人 14 ERMS应允许文件管理员或者授权用户删除空类目必选 15 ERMS应支持提供分类方案维护活动的专门报告必选保管期限与处置表的配置与管理 5.1.2 保管期限与处置表是以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具档案领域通常使用保管期限表来确定档案的留存期限本标准根据电子文件管理特点,将文件保存到期后的处置行为与保管期限表整合称为保管期限与处置表保管期限与处置表的业务管理应依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及国家和行业的相关规定进行保管期限与处置表应保持相对稳定,不宜频繁变动机构应根据自身管理实际选择特定的文件聚合层次,如类、案卷,文件类型、组合文件等对应设置本条着重描述保管期限与处置表的内容构成,制定、维护保管期限与处置表时所要遵循的要求序号功能要求约束 ERMS应只允许文件管理员创建或者维护保管期限与处置表必选 ERMS应在保管期限与处置表创建时赋予其唯一标识符,并支持系统自动或文件管理员对保管期限与处置表进行其他描述,如创建者,创建时间,审批者,审批日期、生效日期等,并留存必选审批信息 ERMs应不允许文件管理员修改保管期限与处置表的唯一标识符必选
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 ERMS应支持文件管理员创建保管期限与处置表,包括但不限于以下内容;文件集合对象、保必选管期限,处置日期,处置行为、触发条件描述,法规要求等 ERMS应允许文件管理员对保管期限与处置表进行修订,其修改内容、修改原因、修改者、修必选改日期等信息,应记录在审计跟踪日志中 ERMS应保证保管期限与处置表的任何改动都要立即应用到采用该保管期限与处置表的所必选有对象 ERMS应提供保管期限与处置表的导人导出功能必选 ERMS宜支持保管期限与处置表与分类方案的衔接,为对类目指定默认的保管期限,类目下可选的案卷和文件的保管期限可继承它们所属类目或案卷的保管期限 ERMS应支持保管期限与处置表同类、案卷,文件类型等的关联,具体选择由机构自定必选 10 ERMS应长久保存保管期限与处置表,保证其在系统迁移时依然有效必选 ERMS应允许授权用户对保管期限与处置表进行查找,并提供查找结果的报告必选 12 ERMS应能够为文件管理员或者授权用户显示特定保管期限的所有对象必选必选 13 ERMS应允许文件管理员审查、比较和确认类、案卷的保管期限 14 ERMS应支持文件管理员定义和管理处置触发条件必选 5.1.3元数据方案的配置与管理元数据既是ERMS重要的管理对象,又是ERMS管理文件的基本工具元数据形成、捕获和管理的整个过程贯穿于电子文件整个生命周期 ERMS应支持使用元数据来描述文件,以支持自动管理程序,并维护电子文件的真实,完整、,可用和安全 5.1.3.1元数据方案的建立本条规定元数据方案定义、注册与配置相关的内容序号功能要约束求无论电子文件集中存储还是分散存储,ERMs都应集中存储、管理和维护元数扮必选 ERMs应允许文件管理员为文件,案卷、,类或文件分类方案等创建一份完整的元数据方案必选 ERMS应支持文件管理员根据不同类型电子文件的特点创建相应的元数据方案,如图像、视必选频、音频电子文件,原生性电子文件相数字化文件,公文、财务票据,工程图纸等的元数据方案 ERMS不能限制系统中每个实体对象的元数据元素数量必选 ERMS应支持文件管理员定义每项元数据元素的约束性和可重复性必选 ERMS应允许文件管理员定义元数据的语义和语法规则,包括但不限于以下方面; 元数据元素的名称; 元数据元素的定义; 元数据元素赋值的数据类型,ERMs应至少支持应用或混合应用字符型、数值型、日期时间型,逻辑型的元数据值必选元数据元素的值域; 元数据元素的编码体系; 元数据元素缺省值; 元数据元素之间的关联关系,包括父子关系,参照关系等 ERMS宜提供元数据方案备案注册功能,能够对系统涉及的元数据方案进行集中管理可选
GB/T29194一2012 5.1.3.2元数据方案的维护本条规定元数据方案的维护,包括修改、删除等功能要求序号功能要求约束 ERMS应提供元数据方案设置的备份和恢复功能必选 ERMS应提供元数据方案的导人导出功能必选 ERMs应提供元数据方案的展现功能必选只有文件管理员或者授权用户才能对元数据方案进行修改,更新,删除,包括变更元数据元素必选以及元数据语法和语义规则等;修改应被记人审计跟踪日志元数据方案有重要变更时,ERMs应当支持文件管理员记录更新后方案的版本号必选 ERMs应保证元数据方案中各元数据元素之间的关系,以及以及元数据元索与其所描述的信息对必选象之间的关系始终一致 ERMs应支持不同层级实体的元数据继承关系,允许通过默认值的方式实现自动继承必选 5.1.3.3元数据值的管理本条主要规定依据元数据方案获取元数据值的基本要求序号功能要求约束 ERMs应允许通过键盘或下拉列表输人元数据他必选 ERMS应提供多种方式,以便于人工输人元数据值,包括提供默认值、当前日期/时间、空白必选项等 ERMs应支持文件管理员或授权用户为每个元数据元素定义信息来源(数据源),包括指定应必选由授权用户输人、修改,或由特定软件自动捕获等 ERMS宜通过查阅列表的方式或对其他应用软件的访问来获取元数据值可选 ERMS应支持多种元数据值有效性验证机制,包括格式验证、值域验证,分类方案引用等必选可选 ERMS宜允许通过调用其他程序来验证元数据值的有效性 ERMS应支持元数据值的批量替换必选 ERMS宜支持元数据被其他系统使用可选 ERMS应对元数据进行利用控制,如设置公开标识,根据授权规定建立用户组与元数据之间必选的利用关系等 ERMMs应提供电子文件元数据集合的导出以及跨系统迁移,并保证元数据信息的可读性必选 l0 11 必选 ERMS应允许授权用户改变元数据值 5.1.4文件类型的配置与管理文件类型是根据文件在保管要求,利用控制,文件种类(如照片,合同简历等)或者重要元数据属性上存在较多共性而设置的灵活的管理层次通过对文件类型设置相应的元数据方案模板可以实施对该类型文件的灵活管理和控制文件类型很难作为一个类目在分类方案中得到体现,但通过对文件类型的定义和管理,可有效简化机构文件管理的复杂度本条描述ERMS对于文件类型的定义和管理要求 1o
GB/T29194一2012 序号功能要求约束 ERMsS应支持文件管理员定义和维护不同的文件类型模板,并记人审计跟踪日志必选 ERMS宜支持根据文件类型设置相应的元数据模板可选 ERMS宜允许依据不同的文件类型对文件采取相应的行动如自动赋予某此元数据元素的可选值,自动归人某类或案卷等 ERMsS宜支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型可选可选无论电子文件集中存储还是分散存储,ERMS宜对文件类型集中管理文件管理业务 5.2.1捕获登记捕获是将业务活动过程中生成或接收到的文档作为文件与其元数据--起保存到ERMs中的过程登记是为证明文件在ERMS系统中存在而进行简要著录,并分配给文件唯一标识符的过程捕获与登记具有密切联系,通常在同一个操作中完成,本标准将二者合并描述 5.2.1.1捕获本条主要描述电子文件及其元数据捕获的功能要求 5.2.1.1.1电子文件的捕获本条着重描述可被捕获的文件的范围及其主要捕获方式序号功能要求约束 ERMS应支持文件管理员或授权用户定义和维护捕获活动中电子文件的捕获范围;修改应记必选人审计跟踪日志必选 ERMs应在捕获文件或文档时出现提示信息 ERMS应支持以原始格式捕获电子文件,不管其编码方法和技术特征如何必选如果捕获的电子文件存在多种格式,ERMs应能在不同格式之间保持有效的联系必选如果捕获对象包含多个组件,且被当成一份复合文件加以捕获时,ERMS应保留该文件内组件之间的关系例如 a 包含图片的网页; 必选 b 带有附件的电子邮件; 带有工作表链接的年度报告，嵌人视频的工作总结 d ERMs应将复合文件中所有组件作为一个整体单元进行检索、显示和管理必选 ERMS应将包含多文档的组合文件作为独立的单元进行检索、显示和管理必选如果电子邮件和其附件作为不同的文档分别捕获,ERMS应自动将这些文档进行关联,并允必选许用户通过利用这些关联从电子邮件找到每一份附件或从任何一份附件找到电子邮件如果多个文档作为一个组合文件加以捕获,无论ERMs将其作为一个整体进行捕获还是分别捕获,都应要求必选每份文档的组成要素之间的关系是确定的3 上述关联被记录并保持
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 10 ERMS应支持授权用户定义和维护能够捕获的文件格式类型;修改应被记人审计跟踪日志必选 ERMS应能识别复合文件内各组件的格式类型,并将格式类型作为元数据予以捕获必选 11 12 当捕获的文件有多种版本时,ERMs应记录并维护不同版本之间的联系必选 ERMs应提供自动捕获或人工辅助捕获功能;自动捕获即将符合捕获范围的文件自动提交到 13 必选指定位置,通常是在文件生成时或生成后通过与电子文件形成系统的应用程序接口自动执行 14 ERMS应提供主动的批量捕获功能和被动的批量接收功能必选在实施批量操作时,ERMs应根据用户定制的文件捕获或接收规则,实施批量电子文件及其 15 元数据的导人,并保持导人文件及其组成要素、元数据之间的关联以及文件之间的逻辑层次必选和相互联系 ERMS应提供手工著录的捕获方式,手工著录是通过ERMS的录人界面将电子文件的元数据 16 必选录人ERMS,手工著录时应根据元数据方案提供选择框,默认值等简化录人的功能 17 在批量导人的时候,ERMs应能导人文件的审计跟踪日志必选 18 必选 ERMs不应限定捕获文件的数量 9 当重复捕获同一文件或文档时,ERMS应发出警告必选捕获不完全或尚未完成文件处理流程的文件时,ERMS应能发出警告如:一份不具备有效必选 20 或者由未经认可的供应商提供的发货单的电子签名的发维护、修改某些特定种类的组合文件的完整构成要素,以便捕获 21 必选时检查验证 ERMs应在文件成功捕获之后为其打上捕获标记必选 22 23 任何用户在捕获过程中及其后均 1不得修改电子文件的内容必选 24 ERMS应能向特定用户或系统发出文件成功捕获的确认信息,以及不能被正确捕获的报告必选 25 ERMSs宜按照要求将原始格式转化为目标格式可选除了可以捕获脱机载体或指定位置中的电子文件外,ERMS宜支持从各类文件形成系统中直接捕获文件,包括但不限于，桌面办公软件工作流应用软件; 26 电子邮件系统可选 d 电子商务及网络交易系统图形和图像设计系统; 条形码支持系统多媒体应用软件等 g ERMS宜允许以复合文件的形式捕获网页可选 5.2.1.1.2元数据的捕获本条着重描述随同文件一并进人ERMs的元数据的捕获方式以及捕获阶段元数据的管理要求 12
GB/T29194一2012 序号功能要求约束 ERMS应支持元数据的捕获与电子文件的捕获同步进行必选 ERMS应将捕获/登记日期和时间以及捕获之后管理过程中重要的操作行为作为元数据加以必选捕获,同时将其存人审计跟踪日志 ERMS应提供如下自动化手段,支持元数据的捕获; 自动捕获其他系统内文件元数据; 根据元数据方案,检查元数据的完备性; 根据元数据方案规定的编码体系,检查元数据取值的有效性，必选 c d 为需要手工填写的元数据提供值域列表; 为需要手工填写的元数据提示一些常见值自动提取电子文件的技术属性元数据在批量导人时,ERMS应能自动捕获与文件相关的元数据,同时允许手工著录或修改遗漏或必选错误的元数据 ERMs应在文件及其元数据之间建立并保持稳固的关联必选对于同一文件的副本,不同版本,格式,ERMS应要求其应与对应的元数据相关联必选当电子邮件的附件以单独的文件形式被捕获时,ERMS应要求为其捕获或录人适当的元数必选据值必选 ERMs应支持多个授权用户完成元数据的捕获,如通过工作流机制分配元数据登录任务必选 ERMS应明确规定不可修改的元数据项 ERMS允许授权用户修改部分元数据应确保已登记的文件元数据未经授权不得修改;修改 10 必选应记人审计跟踪日志 1m 必选 ERMS应按照事先设定的元数据方案捕获元数据 12 如果不能自动捕获元数据,ERMS宜提示用户输人可能的选项可选 5.2.1.2登记登记标志着文件正式进人到文件系统中,在登记完毕后,才允许对文件进行进一步的操作在ERMS中,登记的对象包括文件及其组成部分,如组合文件、复合文件、单份文件、文档、组件等序号功能要求约束 ERMS应提供根据预定义的业务规则进行电子文件审核的功能,只有符合要求的文件才能启必选动登记进程 ERMS应支持对文件、文档、组件等对象的登记,包括组合文件将复合文件,单份文件,文档将组必选件等 ERMS应支持授权用户按照DA/T22一2000的要求将相关文档登记为一份组合文件必选 ERMS开始登记前应检查登记对象构成要素和特定元数据是否完整,否则不予启动登记;如果登记前必填的元数据不完整,应允许登记对象暂时保存在ERMs中,等待元数据补充完整必选后再行登记 ERMS应支持文件管理员根据相关规定和特定的规则定义、修改各类文件及其组件标识符的必选表示方法;修改应被记人审计跟踪日志 ERMS应按照既定的唯一标识符构成规则,自动赋予登记对象唯一的标识符,并将其作为元必选数据与该文件一起保存 13
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 ERMS应在登记时遵循有关部门关于标识的具体规定必选 ERMs应在登记文件时采用自动方式或由授权用户为文件重新命名,并允许其与原文件名必选不同 ERMS应能在文件重名时发出警告,并提醒用户重新命名必选只有授权用户才能修改已经登记对象名称,且这种修改应被记人审计跟踪日志必选登记进人ERMs的文件应根据既定的分类方案进行分类,确保捕获的每一份文件都有类可 1r 必选归;分类可以在捕获之前或登记的同时完成 ERMS应支持一份文件不必重复保存,就可以归人多个案卷或类之中必选 12 13 ERMS应能在登记一个已在相同案卷中登记过的文件时发出警告必选必选 14 ERMS应允许授权用户在登记文件时创建新案卷将文件归人新案卷中 15 ERMS应允许在登记后进一步手动输人,完善相关元数据必选 ERMS应支持授权用户登记文件关联,包括文件与组成文件的文档、组件以及其他文件、文件必选 16 类型,案卷,类等之间的关联,并能以某种方式显示这些关联 1 ERMS应不允许任何用户在电子文件登记之后删除文件,除非根据处置方案销毁、移交文件必选 18 ERMS一般不允许用户修改唯一标识符可选登记进ERMs的文件宜归人合适的案卷之中归卷可以在捕获之前或登记的同时完成此处所称案卷是逻辑案卷,在对应的实体文件整理中,可能存在与逻辑案卷对应的实体案卷,也 19 可选可能不存在这样的实体案卷 ERMS宜在登记过程中自动提供如下支持,以便于文件的分类和归卷显示用户最近使用过的案卷显示用户使用最频繁的类和案卷， 20 b 可选显示包含已知相关文件类和案卷; 根据文件元数据或用户配置文件,显示文件分类方案中的相关部分 ERMs应允许电子文件在登记时可以从其所属类,案卷继承元数据 21 必选 5.2.2分类组织分类组织实质是对ERMS管理范围内的对象,包括类目案卷、文件等在层级上的有序化管理 5.2.2.1分类管理序号功能要求约束 ERMs应能够维护所有文件与其所属案卷,类,分类方案的关联必选 ERMS应支持把案卷,文件重新定位到分类方案中的不同位置,并保证复合文件和组合文件必选中的关联保持不变 ERMS应支持授权用户对文件重新分类,并输人重新分类的原因,且作为元数据记人审计跟必选踪日志 ERMS应支持授权用户设计类的开放/关闭标记,并允许文件管理员或者授权用户标记某类必选目为关闭状态,防止新类,新案卷或者新文件增加到该类八心
GB/T29194一2012 5.2.2.2案卷管理本条着重描述案卷和类之间的关联性以及在管理案卷时所应遵循的要求案卷分为两种类型:一是实体案卷,也称物理案卷,用于实体管理;二是逻辑案卷,用于信息管理实体案卷和逻辑案卷二者可以内容相同,也可以不同本标准中的案卷主要指逻辑案卷在某些情况下,案卷会再细分为子卷，一个案卷有可能由多个子卷构成序号功能要求约束 ERMs应能将案卷设置与分类方案对应,在分类方案的最低层级下设置案卷必选 ERMS应依照规则支持自动或由授权用户为新创建的案卷设置唯一标识符与分类代码必选 ERMS宜支持授权用户根据需要对案卷进行子卷划分,并提供子卷管理可选 ERMs应设计案卷(子卷)的开放/关闭标记,当授权用户关闭案卷之后,确保无法再向该案卷必选中添加新的文件或者细分新的子卷 ERMsS应允许授权用户根据特定的规则关闭或打开案卷,允许打开已关闭的案卷,添加文件必选后再次将其关闭 ERMS应支持在工作结束后,允许用户手工关闭打开的案卷;或在授权用户离线后,任何临时必选打开的案卷都被自动关闭 ERMs应允许授权用户增加、删除、移动、合并、拆分案卷或者对案卷进行重新归类,并能够对必选案卷的元数据进行自动或者手动调整,调整行为应记录在审计跟踪日志中 ERMs应能够自动记录案卷管理过程中的有关信息作为案卷的元数据,如形成时间、开放/关必选闭时间,读写状态,操作者等信息,实体案卷应记录其实体位置 ERMS应能保证案卷内各文件之间的联系不被破坏必选 ERMs不应限制分配到类目的案卷数量,尤其是逻辑案卷不排除在某些情况下,系统可以必选 10 支持授权用户为类或案卷按照一定规则设定数量限制 ERMs应只允许授权用户删除空卷,并记人审计跟踪日志 1 必选 12 ERMs应支持文件管理员或授权用户对案卷的元数据进行添加,删除和修改必选 13 ERMS应允许案卷继承其所属类的元数据必选 14 ERMS应支持文件管理员预先设定案卷的编号规则和命名规则必选 ERMS宜限制案卷的大小可选 15 ERMs宜支持在满足系统设置的特定标准时,能够自动关闭案卷,这些标准包括每年的截止日期(例如,自然年度,财政年度或者其他年度) a 可选 l6 b 活动结束后的一段时间内例如,把最近的电子文件添加到案卷中); 案卷中的文件数量 1r ERMs应能够显示所有或者特定类,案卷所对应的保管期限必选 ERMS应允许管理员或者授权用户能够通过预定义的保管期限列表为每个类、案卷分配保管 18 必选期限当案卷或者文件从原类目中移动到其他类目时,ERMS应允许自动用新类的保管期限代替旧类的保管期限,同时也允许文件管理员或者授权用户手动更改保管期限,并记录到审计跟踪必选 19 日志中 15
GB/T29194一2012 3 5.2. 鉴定处置鉴定处置的主要工具是保管期限与处置表 ERMS应该支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定,能够对处置决定进行自动或者手动实施,并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型 5.2.3.1总体要求序号约束功能要求 ERMS应根据有关部门批准的保管期限与处置表或者是相关机构对特殊文件的处置要求来必选确定处置行为 ERMS应将所有处置行为的日期和其他细节作为处置对象的元数据予以记录必选 ERMS应在审计跟踪日志中记录所有处置行为的活动必选 ERMS应在处置文件时,留存元数据来证明文件的存在、管理和处置必选 5.2.3.2保管期限的划分和处置行为的设定本条着重描述根据保管期限与处置表划分文件的保管期限,设定其处置行为,处置行为触发条件序号功能要求约束 ERMs应预先定义处置行为,可结合分类方案对某类文件预定义处置行为,包括移交; a 必选 b 销毁; 续存 ERMS应支持对处置行为的各项管理和维护功能,包括支持创建处置行为 a 必选 b5 标识并存储处置行为; 审查处置行为 ERMs应支持定义和维护处置行为的触发条件包括: 时间触发即文件保管到期后触发预定的处置行为或处置工作流,并予以提示; a 事件触发当特定事件发生后触发处置行为,相应的,ERMS应允许文件管理员定义和必选管理事件列表; 其他 ERMS应在文件登记时,要求赋予保管期限,设定处置行为及其触发条件必选 ERMs应支持文件自动继承其所在案卷,类目的保管期限,处置行为及其触发条件必选本级类,案卷所设定处置行为应优先于其上层分类实体的处置行为必选 ERMs应允许文件管理员修改文件的保管期限、处置行为及其触发条件,修改记人审计跟踪必选日志 ERMS s应确保改动处置行为后对所有应用该类型的对象立即生效必选 5.2.3.3处置行为的触发和审查 ERMS支持对文件处置行为的触发和审查文件的处置要服从法律法规和机构的鉴定政策和程序通常情况下,文件处置需要与档案主管部门协商,并经机构有关负责人审查之后方能执行 16
GB/T29194一2012 序号功能要求约束 ERMS宜支持以工作流方式实施处置流程可选 ERMS应支持以自动触发的方式进行处置,减少人为干预必选可选 ERMs宜能在自动触发处置程序之前提醒文件管理员对即将触发的行为做出回应 ERMS应通过自动跟踪或定期手工检查方式识别超过保管期限的电子文件,以决定文件的处必选置触发时间对于触发处置行为的文件,ERMs应支持以下处置程序通知文件管理员或其他授权用户 o 必选 b5 审查处置行为; 确认后实施相关处置行为 ERMS应支持将审查对象与其元数据及处置行为提供给审查者,并使审查者能方便有效地浏必选览对象内容及其元数据 ERMS应只准许审查者对每个对象执行下述一项操作销毁,立即或未来的某个时间执行 a 移交,立即或未来的某个时间执行; 必选续存,立即或未来的某个时间执行; 不确定的标注为“再审查” ERMS应支持审查者在审查对象(案卷、组合文件,文件等)的元数据中记录审查决定、原因必选审查时间等 ERMs在审查完成后,应支持文件管理员或授权用户标注需要移交、销毁、续存的文件和案卷; 必选 a 不确定的标注为“再审查”" 10 ERMS应能维护审查对象之间的有机联系,如组合文件内各文档一般应执行相同的处置行为必选 ERMS应支持处置活动的持续性,当某处置行为被触发后,ERMS应允许文件管理员设置后 1 必选续处置行为,如原处置行为为“移交”的,经审查后可设置“续存”处置行为 ERMs应支持为文件管理员或授权用户生成适用于特定时间段的各种处置方式的行为报告， 12 必选提供关于处置对象数量和类型的定量报告 5.2.3.4移交移交分为内部移交或外部移交,内部移交是指文件移交到机构中的其他系统中,外部移交通常是将满足移交条件的文件移交到档案馆或第三方机构机构移交文件后可根据自身需要在本地续存文件拷贝移交文件是否需要封装、具体移交格式要求等,可根据相关标准或管理规范由机构与档案部门或第三方进行协商决定本条着重描述文件移交时所应遵循的要求序号功能要求约束 ERMS应允许将文件移交到另一个ERMS或者档案馆的处置行为必选 ERMs应支持按照机构移交管理程序的要求实现移交必选 ERMS应保留所有已移交对象的副本,直到确认业已成功移交必选 17
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 ERMS应保证移交对象的完整性,应输出相应集合中的所有成分,并且应保护它们之间的正确联系包括但不限于移交对象内的所有组成部分,移交类则包括类下所有案卷和文件;移交案卷则包括案卷下所有子卷和文件;移交组合,复合文件则包括文件中的所有文档或组件移交对象的相关元数据和日志一同移交,不得分散 b 必选移交对象的内容和结构不被破坏保持移交对象之间的联系,以便在目标系统中重建联系 dD 移交对象与其元数据的联系不得破坏移交对象与其日志之间的联系不得破坏 ERMs应支持同时移交与移交对象有关的分类方案,保管期限与处置表,交接凭据等其他需必选要移交的信息 ERMs应支持在移交后根据相关管理规定由文件管理员或授权用户在确认移交成功后在规必选定时间内处理移交对象的副本 ERMS应生成关于移交的过程报告,包括移交案卷和文件的数量、移交时间、移交方式、移交必选人/接收人、移交状态,移交错误,未被成功移交的文件,未成功移交的原因等 ERMS应能够对未移交成功的电子文件进行二次移交必选必选 ERMS应能够对拟移交的文件添加档案管理所需的元数据 10 ERMS应能够对移交文件批量修改长期保存用的元数据必选 ERMS宜按照目标系统的格式规范移交文件,必要时在移交之前开展相关的格式转换工作，可选 1 格式转换要求见5.2.5.2 机构之间移交协议确定以封装格式移交时,ERMS应支持对移交电子文件进行封装,可参考 12 必选 DA/T482009 ERMs应支持在移交对象集合内电子部分移交之前,要求文件管理员或授权用户确认同一组 13 必选合的非电子部分也要移交必选 14 ERMS应能够为已移交的文件和案卷保留文件管理元数据 ERMS应将移交活动记录在审计跟踪日志中,包括但不限于移交的日期 a) b) 类目代码; 15 必选标题; c d 移交人/接收人; 移交原因 5.2.3.5销毁本条着重描述文件销毁时所应遵循的要求销毁是指ERMS不但删除文件的存放位置指针,而且从存储系统中将文件的实体删除一般来说.ERMs不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志 18
GB/T29194一2012 序号功能要求约束 ERMs应通过完整的工作流程对销毁行为进行审批,只有在收到确认通知后才能执行销毁必选操作销毁应由文件管理员根据销毁管理程序实施必选 ERMs应支持按规定格式生成文件销毁清册必选 ERMS应允许文件管理员关闭销毁的功能必选 ERMS宜支持如果一份电子文件已被授权销毁,则其所有备份和相关版本都应被销毁可选 ERMS应确保文件销毁时留存文件相应的元数据,并应将销毁状态添加至文件的管理元数必选据中 ERMS应保证物理销毁的结果是对所有授权对象的彻底删除或不可用,机构应采用谨慎的方必选法避免可使用恢复技术进行数据恢复 ERMS应生成关于销毁的过程报告,包括销毁文件和案卷的数量、销毁时间、销毁人、监销人、必选销毁错误,未被成功销毁的文件,未成功销毁的原因等 ERMS应支持在销毁对象集合内电子部分销毁时,要求文件管理员或授权用户确认同一组合必选的非电子部分也要销毁销毁活动应记录在审计跟踪日志中,包括但不限于以下内容销毁的日期3 a b 文件标识符; 10 必选 c 文件标题 d) 负责销毁的用户; 销毁原因 5.2.3.6续存本条着重描述文件续存时所应遵循的要求序号功能要求约束若文件移交之后还需在ERMS中续存一段时间,系统应在移交前或移交同时触发续存行为必选 ERMS应允许文件管理员根据规定或需要设定相应续存时间必选文件续存后系统应根据续存时间自动提示下次鉴定处置时间必选 ERMS应允许文件多次续存必选文件续存后,应当将续存状态添加至文件的元数据中必选 ERMS应生成关于续存的过程报告,应指出续存文件,案卷的数量、续存的原因等必选 ERMS应将续存记录在审计跟踪日志中,包括但不限于续存起始时间和续存期限; a 文件标识符 b 必选文件标题; c) 续存原因 5.2.4统计管理统计报表功能能够提供ERMS系统中各类管理对象的统计信息和描述分析报告统计工作是电 19
GB/T29194一2012 子文件管理的基本业务功能,需要按照相关业务管理的要求进行,在统计指标、统计口径、统计发布方面应有相应的管理要求 5.2.4.1报表管理本条规范了统计报表的基本管理功能要求序号功能要求约束 ERMs应支持文件管理员或授权用户在其授权范围内生成相关统计数据信息及其他特定信必选息的功能必选 ERMs应只支持文件管理员或授权用户生成周期性的报表,如日报、周报、月报、季报,年报 ERMs应提供自定义或预定义统计报表的功能,包括提供自定义或预定义的报表条件,便于自动生成统计信息; 必选 b 提供报表上报流程" 提供报表审核流程提供报表汇总功能必选 ERMs应支持以图形化界面的方式提供自定义报表功能 ERMS应能够提供各类形式的统计图形和图例功能必选 ERMS宜支持将报表导出到第三方软件进行编辑和分析可选 ERMS宜支持具有数据透视功能的统计报表,使用户可选择不同条件来观看报表,本功能可可选通过第三方软件实现 ERMs应支持报表打印,显示以及以不可更改的版式文件格式存储报表的功能必选 5.2.4.2统计指标本条规范用于统计工作的基本指标序号功能要求约束 ERMS应统计所捕获文件的全部数量必选 ERMs应统计特定时间段所捕获文件的数量必选应统计特定部门所捕获的文件数量必选 ERMS ERMS应统计所形成的案卷(子卷)的全部数量,特定案卷(子卷)中全部文件的数量必选 ERMS应统计不同开放等级的文件数量必选 ERMS应统计特定类(子类)中不同开放等级的案卷(子卷)和文件数量必选 ERMS应统计特定案卷(子卷)中不同开放等级的文件数量必选 ERMS应统计不同保管期限的文件数量必选 ERMs应统计特定类(子类)中不同保管期限的案卷(子卷)和文件数量必选 ERMsS应统计特定案卷(子卷)中不同保管期限文件数量必选 10 ERMs宜统计不同格式的文件数量可选 12 可选 ERMs宜统计全部文件的容量 ERMS应统计移交文件信息(移交文件时间、目录列表,数量、移交人员,接收人员、移交前审必选 13 核信息,病毒检验信息等心
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 ERMs应统计销毁文件信息(销毁时间、销毁理由,目录列表.数量,销毁人员,销毁前审核信 14 必选息等) 6 ERMs应统计续存文件信息(续存延续时间、续存理由,目录列表,数量,市核信息等) 必选 16 ERMS应统计特定时间段内借阅文件人次,案(件) 必选 1r ERMS应统计特定案卷子卷)内借阅文件人次、案(件)次必选 18 ERMS应统计特定文件借阅人次、案(件)次必选必选 19 ERMS应统计文件开放等级变更信息 ERMs应统计文件保管期限变更信息 20 必选 ERMs应支持按多项条件组合设定统计 21 必选 5.2.4.3统计模板为方便进行统计工作,本条规范了统计模板管理的基本功能序号功能要求约束 ERMs宜提供捕获文件目录统计模板可选 Ms宜提供开放等级变更统计模板可选 ER ERMs宜提供保管期限变更统计模板可选 ERMs宜提供文件开放情况登记模板可选 ERMS宜提供移交文件统计模板可选 ERMS宜提供销毁文件统计模板可选 ERMS宜提供续存文件统计模板可选 ERMs宜提供实体文件存放地点统计模板可选 ERMS宜提供利用情况年(月)统计模板可选 5.2.5存储保管电子文件的存储应该能确保文件在保存期限内的可用性,可靠性、真实性,要完整解决这个问题需要在文件整个生命周期中考虑与维护、保管和存储相关的问题 5.2.5.1存储设备本条规范了ERMS对存储介质和存储设备的管理要求序号功能要求约束 ERMS的存储介质理化性质应符合相关规范的要求,其中 l档用目光盘可参照DAT38一2008 必选 ERMs应提供基本的存储管理功能(或借助第三方软件),实现对存储介质的状态监控和报告必选必选 ERMs采用的存储设备应提供第三方软件集成接口 ERMS存储介质应在特定环境下使用和存储,以保证在该环境下介质能达到其预期寿命必选 21
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束在对存储介质的各项管理话动中不允许对文件安全造成损坏,如在介质检测和更换过程中必选 RMS宜支持存储介质的定期更新,以防止介质老化,定期更新信息宜自动记录到审计跟踪可选日志中必选 ERMS应将存储设备的管理信息记人系统审计跟踪日志 5.2.5.2存储格式本条规范了在ERMS中对电子文件存储格式的一般管理要求原则上ERMs应对管理范围内电子文件的各种格式变化能够进行管理控制序号功能要求约束 ERMs宜选用符合DA/T47一2009或其他相关规定的文件格式用于长久保存可选可选在多种格式并存的情形下,ERMS宜以原始格式与长期保存格式保存电子文件,并建立关联 ERMs宜提供格式转换的能力,能按照要求的目标格式标准将电子文件进行批量转换可选 ERMS应记录格式转换的相关元数据信息,包括但不限于 a 原始格式必选 b 新格式; 转换时间等 ERMS宜支持以时间为条件触发格式转换可选 ERMs应能够报告文件及其组件的格式和版本,便于进行格式监控,控制格式过时导致的必选风险 ERMs应将文件格式管理和变化的信息记人元数据中必选可选 ERMS宜保证格式转换过程中文件信息不丢失 5.2.5.3 存储管理本条规范了存储管理的基本要求序号约束功能要冰 ERMs宜支持在线、近线与离线存储可选 ERMS宜支持集中式与分布式存储可选 ERMS应制定适当的存储规划以保证系统升级后电子文件的可用性与完整性必选 ERMs应保证在系统升级,文件迁移或转换,介质更新时没有数据丢失或损坏必选 ERMS宜允许电子文件存储前进行压缩如果支持压缩,ERMS应集成压缩机制 b 可选采用无损压缩; 采用可靠的压缩机制,压缩与解压缩不能破坏文件及其元数据保证压缩功能对用户透明 22
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 ERMS应提供有效的存储状态监控,当有效存储空间低于设定水平要求时应提醒管理员采取必选必要措施 ERMs宜允许用户根据需要对不同类型的电子文件与其元数据进行封装保存,封装规范可参可选考DA/T48一2009 ERMS应将有关的存储管理信息记人审计跟踪日志必选备份恢复 5.2.5.4 ERMS应能提供文件和元数据定期备份功能，一旦系统瘫痪,崩溃而使文件丢失,通过备份能够恢复原有数据在实践中,备份与恢复功能可能更多的是机构IT运行方面的责任,可以由ERMs自身或通过与其他软件集成来完成,但ERMS应对其管理提供支持序号功能要求约束 ERMs应支持所有类,案卷,文件,元数据,审计跟踪日志信息,ERMS配置信息等的自动备份和恢复功能,该功能或由ERMS自身提供或由ERMS环境下和其有接口连接的设备提供,并必选能在需要时恢复 ERMS应支持备份数据的独立物理存储必选 ERMs应当允许系统管理员,制定备份策略,包括但不限于指定备份周期必选 b 确定备份方式,允许选择相应数据进行完全备份,条件备份或增量备份; 指定备份存储介质、系统或存放地点,包括离线存储、独立系统,异地备份等 ERMS应支持系统管理员在系统故障后利用备份恢复整个ERMS,以保证全部数据的完整性必选与业务的连续性 ERMS应支持通过备份和恢复功能还原审计跟踪信息,并将备份恢复信息记录在审计报告中必选 ERMs应限定只有系统管理员才能恢复系统的备份必选 ERMsS应能发现恢复过程中的问题并告知系统管理员必选 5.2.6检索利用 ERMS应提供多种检索途径和输出功能,满足不同用户需求,实现类目,案卷,文件及其元数据检索,并提供良好的显示和打印功能实现对检索、显示和打印的权限管理本条中所有的特性与功能必须遵从本标准在其他章条所描述的利用控制 5.2.6.1 检索检索是按照用户指定参数定位、利用和查看系统资源(包括类目,文件等实体及其元数据)的过程序号功能要求约束 ERMs检索模块应遵循访问控制要求,对没有权限的查询方式不予支持,但应显示提示信息 a 必选对于不在用户权限范围内显示的检索结果不予显示,但应显示提示信息对于不可视的元数据项不予显示 23
GB/T29194一2012 表续) 序号功能要求约束 ERMS检索模块应支持对类目、文件、文档、元数据,全文等层次的检索必选 ERMS应允许用户检索权限范围内所有的资源对象及其元数据必选 ERMs应允许用户检索电子文件,实体文件必选 ERMS应允许检索对象处于在线、近线或离线状态必选 ERMs应支持选定范围内的检索,包括盼类,跨卷检索必选 ERMS宜能通过专门查询模块或快速查询通道等多种方式查询文件可选 ERMS系统宜提供统一的检索界面可选 ERMs宜提供友好的检索界面,包括但不限于检索进度提示; 显示用户完整提问可选 b 估计检索完成时间保留用户最近使用的检索词 d 10 ERMS应支持无条件查询,在特定用户视角可视的范围内按照电子文件目录进行浏览必选 ERMs宜支持采取树形展开等方式浏览,浏览内容包括目录,内容及其他元数瓣可选 1 ERMS应支持条件检索,条件来源可以是任何有检索意义的元数据项,如各类编号,分类标 12 必选识、位置、各类时间(及其范围条件,文件类型、标题、关键词等 ERMS宜支持条件的友好输人,包括但不限于 13 支持以日历方式输人日期; 可选 a 支持联想式词语输人 14 必选 ERMs应允许用户使用自由文本检索文件全文 ERMS宜允许用户设定和更改检索字段可选 15 ERMS应支持组合条件检索,包括: 16 必选允许用户同时使用文件管理元数据和文件内容进行组合检索; a 支持将查询条件配置在一个显示界面上的卡片式查询,方便用户输人 b ERMS应支持布尔检索,部分匹配和通配符检索必选 17 18 可选 ERMs宜支持递进检索,即在检索范围内实施二次检索可选 19 ERMS宜支持用户对检索途径进行定义、保存和再利用 ERMS宜提供智能检索手段,包括根据检索频率提供; a 20 设计用户问答进行自动检索; 可选 b 为用户设置缺省查询选项; d 提供查询结果相关性分析 21 ERMS应支持检索结果导出必选 22 ERMS宜允许用户对检索结果进行选择,分组和排序允许同时进行查看,传输和打印可选 2

电子文件管理系统通用功能要求GB/T29194-2012

随着信息化普及程度的不断提高，传统的纸质文件管理方式已经无法满足现代社会快速变化的需求，而电子文件管理系统应运而生。为了规范电子文件管理系统的建设和使用，国家发布了电子文件管理系统通用功能要求GB/T29194-2012，下面我们来详细了解一下这个标准的内容。

1. 基本概念

首先，我们需要了解一些基本概念。根据GB/T29194-2012标准，电子文件是指采用电子手段形成的具有特定名称和属性、可被识别、存储、检索和利用的文件；电子文件管理是指对电子文件进行管理的一系列活动，包括文件创建、文件归档、文件检索、文件审计等；电子文件管理系统是指用于电子文件管理的软硬件设施。

2. 功能分类

根据GB/T29194-2012标准，电子文件管理系统的功能可以分为以下几类：

文件创建和归档：包括文件的创建、归档、分类、编码等操作；
文件检索和浏览：包括按条件查询、全文检索、预览等操作；
文件传输和共享：包括文件上传、下载、转发、共享等操作；
文件审批和签署：包括文件审批流程和数字签名等操作；
文件保护和备份：包括数据加密、防病毒、灾备等操作。

3. 技术要求

除了功能分类外，GB/T29194-2012标准还规定了电子文件管理系统建设和使用过程中的一些技术要求，主要包括：

安全性和可靠性要求：如数据保密性、完整性、可用性等；
互操作性要求：能够与其他系统进行交互和集成；
易用性和可维护性要求：方便用户操作和系统维护；
性能和可扩展性要求：系统响应速度和处理能力要求高，并且方便根据用户需求进行扩展。

结论

GB/T29194-2012标准的发布，为电子文件管理系统建设和使用提供了明确的规范。在实际应用过程中，可以根据需要选择相应的功能模块，并遵循相关技术要求，以保证系统的安全性、可靠性、易用性和可维护性，提高工作效率和信息管理水平。