GB/T39362-2020
党政机关电子公文归档规范
Archivingspecificationforelectronicofficialdocumentofpartyandgovernmentorgans
- 中国标准分类号（CCS）L76
- 国际标准分类号（ICS）35.240.30
- 实施日期2021-06-01
- 文件格式PDF
- 文本页数24页
- 文件大小1.83M
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党政机关电子公文归档规范
国家标准 GB/T39362一2020 党政机关电子公文归档规范 Arehtingspeiftieatonftoreletronteoicialdeumentt partyandgverment 0rganS 2020-11-19发布 2021-06-01实施 国家市场监督管理总局 发布 国家标涯花警理委员会国家标准
GB/39362一2020 目 次 前言 范围 2 规范性引用文件 术语和定义 缩略语 总则 电子公文归档流程 6.1总体流程 6.2文件收集 6.3文件整理 6.4文件移交 6.5档案接收 电子公文归档元数据要求 7.1概述 .2元数据基本集 电子公文归档数据组织 归档信息包结构 8.l 8.2说明文件 8.3电子档案文件夹 电子公文归档格式要求 附录A(规范性附录)电子公文归档系统功能要求 附录B(规范性附录)电子公文归档接口要求 附录c(规范性附录)电子档案元数据基本集元素表 15 附录D(资料性附录)电子档案元数据基本集映射表 17 附录E资料性附录单个OFD格式电子档案表现形式示意 19 参考文献 21
GB/39362一2020 前 言 本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草
请注意本文件的某些内容可能涉及专利
本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任
本标准由国家密码管理局归口 本标准起草单位:国家档案局、上海中信信息发展股份有限公司
本标准主要起草人:;付华、黄丽华、杨安荣、郝晨辉、蔡学美、王大众、宋涌、程春雨、冯剑波、蔡盈芳、 丁德胜、袁嘉新、朱悦华
GB/39362一2020 党政机关电子公文归档规范 范围 本标准规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等 要求
本标准适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理
其他机关和企业事业单 位的电子公文的归档和处理可参照执行
规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的
凡是注目期的引用文件,仅详目期的版本适用于本文 凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件
件
电子文什归档与电子档案管理规范 GB/T188942016 DA/T22一2015归档文件整理规则 文书类电子档案检测一般要求 DA/T702018 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件 3.1 电子公文electromieofieialdoeument 以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文 [GB/T33476.12016,定义3.1] 3.2 电子档案eleetronicrecord 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息
注，改写DA/T58一2014,定义2.2. 3.3 归档arehimg 将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程
3.4 元数据metadata 描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据
注，改写GB/T18894一2016,定义3.3
3.5 数字对象digitalohjeet 通过计算机呈现的对象,比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件
注改写GB/T34840.2一2017,定义3.1n
GB/T39362一2020 3.6 内容数据contentdata 电子公文或电子档案中包含的数字对象
注;改写Iso14721;2012,定义1.7.2 3.7 数据组织dataorganization 按照一定的规则和方式对数据进行归并、存储、处理的过程 3.8 开放式版式文档openfixedlayoutdoeument 独立于软件、硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式
[GB/T33190-2016,定义3.2] 3.9 信息包informationpackage 由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体
注:改写DA/T582014,定义2.8
3.10 归档信息包 archivingsubmissiominforatiopackage 电子公文形成或办理部门在归档时按照要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的 信息包
3.11 封装eneapsulatiom 将电子公文或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程
注改写DAT58一2014,定义3.12. 3.12 数字对象标识eleetronicfileidentifier 份电子档案中每个文件的编号
缩略语 下列缩略语适用于本文件
OCR光学字符识别(OpicalCharacterReeognition) OFD;开放式版式文档(OpenFixedlayoutDocument) XML可扩展标记语言(ExtensibleMarkupl.anguage 5 总则 5.1开展电子公文归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则
5.2电子公文归档过程中发生责权交接、数据格式转变等重大变化时应形成并留存其变化记录
5.3电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章,时间截等技术措施 以减少技术依赖性
5.4电子公文收集、整理、移交工作应由电子公文形成或办理部门完成,档案部门负责档案接收并对整
GB/39362一2020 个归档过程予以必要的业务指导
5.5电子公文拟制或办理时应确定是否需要归档,归档工作宜采用随办随归方式,向档案部门移交时 间最迟不趣过电子公文整理完成后的次年6月
5.6党政机关依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求制定电子公文归档范围 和保管期限表
5.7应设计电子公文归档系统满足电子公文归档过程的管理要求,功能要求见附录A,其他未尽描述 可参考GB/T29194一2012
应设计电子公文系统、电子档案管理系统的归档接口,实现系统对接,接 口要求见附录B 电子公文归档流程 6.1总体流程 电子公文归档过程从电子公文形成或办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结 束
整个过程可分为文件收集,文件整理,文件移交、档案接收4个环节,共12个步骤,即捕获,录人,转 换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认
6.2文件收集 按照电子公文归档范围的要求,完成电子公文及其元数据的收集,收集宜采用自动捕获方式,在无 法自动捕获的情况下也可手工录人
文件收集的步骤如下: 捕获;在电子公文形成和办理过程中应随时捕获拟归档电子公文;电子公文元数据应与电子公 文内容数据一起捕获;捕获的电子公文及元数据应齐全、完整,保持电子公文之间的有机联系; 电子公文内容数据应与其形成时保持一 -致
录人:对于部分未进人电子公文系统进行流转的文件,可通过文件扫描并著录元数据、电子公 文上传挂接、脱机数据包导人等方式完成电子公文的收集
电子公文元数据著录应满足第？ 章的要求
转换;电子公文捕获或录人后,对于不符合归档格式要求(见第9章)的电子公文应进行格式转 换,以满足归档电子公文保存和利用的需求
6.3文件整理 按照DA/T222015及文件整理相关规定对电子公文开展整理工作
文件整理的步骤如下: 组件:电子公文一般以件为单位进行整理,件内文件的构成以及件内文件排序应符合 a DA/T22一2015的要求 b 编号;对完成组件的电子公文,按照DA/T22一2015的要求进行分类和排序,并编制档号; 封装;将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包见第8章)
c 6.4文件移交 电子公文整理完成之后,由电子公文形成或办理部门向档案部门移交,并按照GB/T18894一2016 的要求办理相关手续
文件移交的步骤如下 移交检测;电子公文提交归档前,电子公文形成或办理部门应按照DA/T702018的要求以 a 及档案部门的接收要求,对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测,检测 合格后方可提交归档;
GB/T39362一2020 b 移交登记;电子公文提交归档过程中,电子公文形成或办理部门应清点、核实电子公文的文种 成文日期保管期限件数、大小等信息,确认无误后登记《电子文件归档登记表》,《电子文件归 档登记表》见GB/1889！一2016的表A.1; 提交;电子公文形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门 提交归档
6.5档案接收 档案部门接收电子公文形成或办理部门提交归档的电子公文,并办理相关接收手续
档案接收的 具体步骤如下 接收检测档案部门接收归档电子公文之前应按照DA/T70一2018的要求以及其他相关要 a 求,对归档信息包的真实性,完整性、可用性和安全性等方面进行检测,对于不符合要求的归档 信息包予以退回; b 接收登记:档案部门接收归档电子公文时,应清点、核实电子公文的文种,成文日期、保管期限 件数,大小等信息,确认无误后登记《电子文件归档登记表》 接收确认:档案部门接收符合要求的归档信息包并确认,完成电子公文归档流程
电子公文归档元数据要求 7.1概述 本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合,即元数据基本集
实际工作中可根据具体情况 参照DA/T46一2009及相关规范扩充元数据集合
7.2元数据基本集 电子档案元数据基本集中的元素及其结构描述见表1
表1电子档案元数据基本集 编号 元数据元素 M1 公文标识 M2 文种 M3 份号 密级和保密期限 M M5 紧急程度 M6 发文机关标志 M7 发文字号 M8 签发人 M9 标题 M1o 主送机关 M11 附件说明
GB/39362一2020 表1续) 编号 元数据元素 M12 发文机关或签发人署名 成文日期 M13 M14 附注 M15 抄送机关 印发机关 M16 M127 印发日期 M18 发布层次 M19 档号 M20 年度 M21 保管期限 M22 机构或问题 M23 件号 M24 数字对象标识 M25 环境信息 M26 软件环境 M27 硬件环境 M28 处理类型 M29 处理者 M30 处理部门 M31 处理时间 M32 处理结果 电子档案元数据基本集的元素表见附录c. 电子档案元数据基本集与GB/T334802016,DA/T46一2009的对应关系参见附录D. 电子公文归档数据组织 8.1归档信息包结构 归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档电子公文,电子公文应以DA/T22一2015规定的 分类方式为依据进行组织
以采用年度一保管期限一机构(问题)三级分类方式为例,归档信息包结构 示例见图1
GB/T39362一2020 根目录:*归档信息包 说明文件xML 年度1文件火 "保管期限1文件夹 机构1文件火 电子档案1文件火 -电子档案1元数据.XM 一电子档案1内容数据1.oHFD 电子档案1内容数据2.MP -电子档案1内容数据3.SVG 一-电子档案1内容数据n.wAv 电子档案文件夹 机构n文件火 保管期限n文件火 年度"文件火 图1归档信息包结构 8.2说明文件 说明文件以XML文件方式存放信息包的元数据信息,包括信息包标识、信息包类型、创建者,创建 时间,创建环境、存储位置、信息包说明等
示例: 说明文件的sdhema定义如下 "信息包元数据” XS;elementname= xs:complexType XS:Seguence 'xs;string"八 XSelementname "信息包标识”type "信息包类型"type="xsstring"八 name “创建者"type="xs;string" Xs;elementname xs:elementname="创建时间"type="xs,date" xs:elementname="创建环境”type="xs;string"八 xs:elementname="存储位置”type一"xs;string"八 xs;elementname="信息包说明”type="xs;string"八 /xs;sequence /xs:complexType /xs:element》
GB/39362一2020 8.3电子档案文件夹 电子档案文件夹一般以档号命名例如“Z109-wS
2011-Y-BGS-0001”)
文件夹中存放电子档案 内容数据及其元数据,具体要求如下 电子档案内容数据按照“档号”“-”+“××”(××指两位件内顺序号)的方式命名,例如 “Z109-WS
2011-Y-BGS-000101.OFD”,包括OFD格式的内容数据以及其他附属文件 OFD文件;内容数据的主体部分,包括文件处理单和公文主体(包含正本、定稿及历次修 改稿),可转换成多个oFD文件或合并成一个OFD文件 其他附属文件;部分无法转换成oFD格式的文件(比如图形文件,音视频文件,其他特殊 格式文件等)可根据第9章要求按照一定顺序置于电子档案文件夹中
b)电子档案元数据信息应以XM文件方式存放,存在多个OFD文件时,元数据文件独立存在 并按照一定顺序置于电子档案文件夹中;存在单个OFD文件时,可将元数据文件嵌人到OFD 文件中(呈现方式参见附录E)
示例 电子档案元数据的sehema定义如下 xs;elementname= "电子档案元数据") :complexTyp 《XS; De》 XS:segquence xs:elementname="公文标识”type="xs:string"八 xs;elementname "文种"type="xs;string"/ xs:elementname "份号"type="xs:string" 密级和保密期限”type xs;string" elenmentnhame 'xs:string elementname type dlementname 'xs:string"八 发文机关标志 type TmT name 发文字号 xs:string type= men name 签发 Xs :string string" 1 name 标题"type men name xs:string name "附件说明" :string X men name 文机关或签发 type="xs:string"/ nam n 日期"type= xs:date"7 name men 附注"type xs;string" name "抄送机关" te type= xs:string name "印发机关”type="xs;string" name="印发日期”type="xs:date" te sementname-"发布层次”ype-"xs;string" ;elementname="档号") XS xs;complexIype xs;sequence "八 -"年度”type-"xs;integer" xXs;elementname= " "保管期限”type="xs;string" xs;elementname-
GB/T39362一2020 g" xs:elementnames "机构或问题”type="xs;string" "八 "件号”type="xs;string" xS:elementname= 《7xs:sequence /xs:complexType' XS;element xs;elementname= "数字对象标识”type="xs;string"八 "环境信息") XS:elementname= xs;complexType' XS;sequence xS;elementname= -"软件环境”type="xs;string"八 xs;elementname="硬件环境”type="xs;string"八 /xs:sequence' /xs:complexType 《/XSelement "处理类型”type= xs;string"max(Occurs unbounded"/ XS;elementname "处理者”type= 'xs:string"maxOccurs="unbounded" "处理部门”type= xs:string"maxOccurs "unbounded"八 elementname xs:elementname="处理时间”type="xs:date"max(Occurs="unbounded"/八 "处理结果"type="xs:string"maxOcceurs="unbounded"八 s;elementname= XS
/xs:seguence》 /xs:complexType /xs:element》 9 电子公文归档格式要求 根据构成文件内容的数字对象类型的不同可将电子公文分成文件处理单、公文主体,其他附属文件 三个部分,电子公文各组成部分的归档格式应符合表2的规定
表2电子公文归档格式要求 文件构成 文件形态 归档格式 纸质(扫描 双层OFD 文件处理单 电子(网页,文本) OFD 纸质(扫描》 双层oFD 公文主体(含正本,定稿、 历次修改稿等多个版本) OFD 电子(文本 文本类:OFD 图像类;JPG、TIF 图形类:sVG,STEP 其他附属文件 电子 音频类.wAV.MP3 视频类;AVI,.MP4.MPG 社交媒体类:HTML,MHT
GB/39362一2020 录 附 A 规范性附录 电子公文归档系统功能要求 A.1总体要求 电子公文归档系统功能的总体要求,见表A.l
表A.1电子公文归档系统功能的总体要求 序号 功能要求 约束 要求覆盖电子公文归档过程收集、整理、移交、接收四个环节 必选 设立独立的预归档库(逻辑库或物理库),并可设定电子公文归档范围、分类方案和保管期限表,用 必选 于拟归档文件的归类和聚合 支持内置式(作为功能模块嵌人,独立式(作为独立系统)等不同的方式实现与电子公文系统、档 必选 案管理系统的对接,宜将归档系统作为电子公文系统的一个内置功能模块 不存在已知的安全漏洞,有严格的身份认证和权限控制手段,支持三权分立的权限控制模型,可对 必选 已收集,积累的拟归档电子公文的所有操作进行跟踪.审计 支持在安全可靠操作系统、数据库、中间件环境下的部署和应用
支持各种主流的国产操作系统、 必选 数据库和中间件 支持在安全可靠CPU的服务器和终端上部署和应用 可选 A.2文件收集 A.2.1捕获 电子公文捕获的功能要求,见表A.2
表A.2电子公文捕获功能要求 序号 功能要求 约束 可自动从电子公文系统中捕获拟归档电子公文数据,包括电子公文内容数据及其元数据 必选 内置本标准的相关规定,对于不符合规范要求的拟归档电子公文数据可记录错误日志并予以提示 必选 对于归档系统作为独立子系统存在的情况,支持通过中间库交换、.webserice程序接口调用等方 可选 式实现和电子公文系统的对接,从电子公文系统中捕获数据 可获取其他业务系统中产生的属于归档范圆的数据 可选
GB/T39362一2020 A.2.2录入 电子公文录人的功能要求,见表A.3
表A.3 电子公文录入功能要求 序号 约束 功能要求 支持以文件扫描并著录元数据、电子公文上传挂接、脱机数据包导人等多种方式进行电子公文数 必选 据录人 内置标准的电子公文目录信息著录模板,允许归档人员对著录项目进行调整,后台的数据结构和 必选 前台的著录界面均可灵活调整 支持对自动捕获元数据信息的显示,支持对部分著录项目的只读属性进行设置,杜绝非法修改 必选 允许归档人员手工修改部分著录项目的值在该著录项目允许修改的前提下 必选 在著录的同时可上传关联对应的电子公文内容数据 必选 在著录过程中支持多条记录连续著录,上一条值自动继承,批量修改等功能 可选 A.2.3转换 电子公文转换的功能要求,见表A.4
表A.4电子公文转换功能要求 序号 功能要求 约束 可设置各类内容数据的源格式,目标格式以及转换策略,根据设置对内容数据执行转换操作 必选 常见的文本类,图像类文件转换成oFD格式时要求做到所见即所得,保持版式固定 必选 扫描图像进行格式转换时要求自动进行0CR并转换成双层OF:D格式 必选 在转换时支持多个OFD文件的自动合并,并可将XML文件嵌人到OFD文件中;同时支持反向操 必选 作,即支持嵌人XMl文件的提取以及合并OFD文件的拆分 可记录转换过程中的出错信息,并可输出日志以便查看 必选 可在操作界面上实时动态显示格式转换过程,具体转换操作可在后台执行 可选 允许采用第三方成熟的文件格式转换工具,归档系统应无缝集成 可选 A.3文件整理 A.3.1组件 电子公文组件的功能要求,见表A.5
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GB/39362一2020 表A.5电子公文组件功能要求 序号 功能要求 约束 支持按照DA/T22一2015的要求对拟归档电子公文进行按件整理操作 必选 必选 在组件的同时完成必要的分类、排序等相关操作 分类、排序等操作既支持按照一定的规则由计算机自动完成,也支持手工调整 必选 可按照树状结构的方式显示件内文件情况 必选 可按照一定的规则对应组成一件的电子公文进行自动聚合 可选 A.3.2编号 电子公文编号的功能要求,见表A.6 表A.6电子公文编号功能要求 序号 功能要求 约束 支持按照分类方案和排列顺序对拟归档电子公文编制档号 必选 支持编号规则的后台定义和排序规则的前台设定,系统自动按照设定的规则执行编号和排序操作 必选 必选 支持依据档号顺序编制归档文件目录,支持归档文件目录格式的自定义 支持归档章的自动生成功能,并将档号的组成部分自动填人归档章的对应位置 可选 支持归档文件目录按照电子表格或者XML文件格式导出 可选 A.3.3封装 电子公文封装的功能要求,见表A.7
电子公文封装功能要求 表A.7 序号 功能要求 约束 内置信息包结构,可将整理好的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包 必选 支持按照一定的条件对拟封装的电子公文进行筛选,只封装符合条件的数据 必选 可设置归档信息包的存储位置,支持采用公开压缩算法将归档信息包制作成压缩包 必选 支持归档信息包的导出功能,并可按照一定的筛选条件选择性导出 必选 必选 支持封装完成之后自动对封装包生成校验信息或漆加数字摘要 支持的校验算法包括但不限于CRC16,CRC32;支持的数字摘要算法包括但不限于SM3、MD5、 可选 SHA-1、SHA-256 支持归档信息包在导出时的自动组盘功能,并可在外接刻录设备的情况下自动刻录至指定光盘 可选 A.4文件移交 A.4.1移交检测 电子公文移交检测的功能要求,见表A.8
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GB/T39362一2020 表A.8电子公文移交检测功能要求 序号 功能要求 约束 可设定归档电子公文的检测项目和检测范围,并可根据设定的检测策略对归档电子公文(或者归 必选 档信息包)执行检测操作 要求检测项目包括真实性、完整性、可用性、安全性等各个方面，应符合DA/T702018或其他相 必选 关规定 检测过程既可由系统自动触发,也可手工触发 必选 可记录检测过程中的出错信息,并可输出检测报告以便查看 必选 可在操作界面上实时动态显示检测过程,具体检测操作可在后台执行 可选 允许采用第三方成熟的检测工具,归档系统应无缝集成 可选 A.4.2移交登记 电子公文移交登记的功能要求,见表A.9.
表A.9电子公文移交登记功能要求 序号 功能要求 约束 支持按照《电子文件归档登记表)的要求进行信息登记 必选 支持登记表部分信息的自动捕获与计算(检测结果、归档电子文件数量等》 必选 支持登记表和信息包之间的关联和对应 必选 必选 支持登记表的打印输出 支持基于工作流的登记表流转办理,由电子公文形成或办理部门和档案部门分别在登记表上确认 可选 A.4.3提交 电子公文提交的功能要求,见表A.1o
表A.10电子公文提交功能要求 序号 功能要求 约束 支持按照归档文件目录以及《电子文件归档登记表》的要求按批次执行批量提交操作 必选 系统应有严格的记录状态控制,提交之后的记录不再出现在拟归档文件列表中,避免重复提交 必选 操作 可在归档成功之后自动修改记录状态,加上归档标识;可对归档不成功的记录或者被退回的记录 必选 执行重新提交操作 可按照目标路径的设置,将提交的归档信息包存放到相应位置 必选 可选 电子公文归档完成之后可在归档系统中查询已归档电子公文及相关信息 12
GB/39362一2020 A.5档案接收 A.5.1接收检测 归档电子公文接收检测的功能要求,见表A.8. A.5.2接收登记 归档电子公文接收登记的功能要求,见表A.9
A.5.3接收确认 归档电子公文接收确认的功能要求,见表A.l1
表A.11归档电子公文接收确认功能要求 序号 功能要求 约束 支持对于符合要求的归档信息包执行接收解包操作,接收之后的电子档案元数据存人电子档案管 必选 理系统的数据表中,内容数据置于对应的存储位置 对于检测不通过的归档信息包可退回至归档系统 必选 支持按件或按批次接收符合要求的电子档案,退回不符合要求的电子档案 必选 提供符合规范的webSeriee归档接口,允许归档系统调用 必选 支持基于工作流的归档接收操作,由电子公文形成或办理部门和档案部门在同一流程中办理 可选 13
GB/T39362一2020 附 录 B 规范性附录) 电子公文归档接口要求 B.1总体要求 电子公文归档过程中,可根据需要分别设计电子公文系统、电子档案管理系统的归档接口,根据请 求发起方式的不同可分为“推送”和“捕获”两种接口方式,电子公文系统的归档接口即为“推送”方式,电 子档案管理系统的归档接口即为“捕获”方式
电子公文归档应采用信息包的方式进行数据交换,归档 接口宜采用webService服务调用的方式实现
B.2归档接口 B.2.1推送接口 基于webServiee服务调用的归档推送接口描述见表B.1
表B.1归档推送接口 传人参数 返回结果 服务 服务名 描述 参数名 参数类型 说明 变量名 类型 说明 归档信息包唯 成功与否的 strldentifierCode String -标识 putArchiving推送归档 iintSuccess 代码，返 nteger 电子公文 返 Documents Code “1”成功. 归档电子公文 strDataStream String 回“o”失败 数据流对象 B.2.2捕获接口 基于webService服务调用的归档捕获接口描述见表B.2
表B.2归档捕获接口 返回结果 传人参数 服务 服务名 描述 参数名 参数类型 说明 变量名 类型 说明 令牌,用于接 归档信息包唯 intToken strldentiferCode Integer String 口通讯 -标识 getArehiving获取归档 Documents电子公文 获取的开始时 归档电子公文 dStartTime Date strDataStream String 数据流对象 间点,可选 14
GB/39362一2020 附录 C 规范性附录 电子档案元数据基本集元素表 电子档案元数据基本集见表C.1所示
表c.1电子档案元数据基本集元素表 编号 元素名称 英文名称 约束性可重复性元素类型数据类型 M1 公文标识 documentidentifier 必选 不可重复 简单型 字符型 M2 文种 doeumenttype 可选 不可重复 简单型 字符型 Ms 份号 可选不可重复简单型 字符型 serialnumberofcopies M4 密级和保密期限 必选不可重复简单型 字符型 securityclassificationandduration M5 紧急程度 可选 简单型 字符型 不可重复 emergencydegree 不可重复简单型 M6 发文机关标志 identifieationofdocumentissuer 可选 字符型 字符型 M7 发文字号 issuednumberofdocument 可选不可重复简单型 M8 签发人 简单型 字符型 signer 可选不可重复 M9 标题 doeumenttitle 必选 不可重复 简单型 字符型 字符型 M1o 主送机关 可选不可重复简单型 mainreceiverdepartment M11 简单型 字符型 附件说明 attachmment 可选不可重复 发文机关或签发人 M12 signatureofdocumentissuingageney 可选 不可重复 简单型 字符型 署名 M13 日期型 成文日期 必选不可重复简单型 issueddateofdocument M14 附注 简单型 字符型 可选 可重复 annotation M15 抄送机关 可选 不可重复 简单型 字符型 copytodepartment M16 印发机关 printingandsendingdepartment 可选 不可重复 简单型 字符型 不可重复 M17 印发日期 printingdate 可选 简单型 日期型 M18 发布层次 可选不可重复简单型 字符型 releaselevel M19 档号 必选不可重复复合型 字符型 archivalcode M20 年度 year 必选不可重复简单型 数值型 M21 简单型 字符型 保管期限 retentionperiod 必选不可重复 M22 机构或问题 organizationalstructureorfunetionm 必选 不可重复 简单型 字符型 M23 件号 itemnumber 必选 不可重复 简单型 字符型 M24 数字对象标识 electroniefileidentifier 不可重复 简单型 必选 字符型 可选不可重复容器型 M25 环境信息 environmentinformation M26 字符型 软件环境 softwareenvironment 可选不可重复简单型 15
GB/T39362一2020 表C.1(续 编号 元素名称 英文名称 约束性可重复性元素类型数据类型 M27 硬件环境 hardwareenvironment 可选不可重复简单型 字符型 M28 处理类型 可选不可重复简单型 字符型 disposaltype M29 处理者 可选不可重复简单型 字符型 disposaactor M30 处理部门 disposnldepartment 可选 不可重复简单型 字符型 处理时间 M31 disposaltime 可选 不可重复 简单型 日期型 M32 处理结果 可选不可重复简单型 字符型 disposalresult 16
GB/39362一2020 附录 D (资料性附录) 电子档案元数据基本集映射表 电子档案元数据基本集与GB/T334802016.DA/T46一2009的对应关系见表D.1所示
表D.1电子档案元数据基本集映射表 编号 元素名称 GB/T33480一2016 DA/T46一2009 说明 M1 公文标识 4.1公文标识 M7电子文件号 M2 文种 4.2文种 M34文种 M3 份号 4.3 份号 4.4密级和保密期 DA/T46中密级和保密期限为 M4 密级和保密期限 M38密级;M39保密期限 两项元数据元素 M5 紧急程度 4.5紧急程度 M35紧急程度 发文机关标志 4.6发文机关标志 M6 M7 发文字号 4.7发文字 号 M31文件编号 M8 签发人 4.8签发人 M32 责任者 M9 标题 标题 M22题名 4.9 M10 主送机关 4.10主送机关 M36主送 附件说明 4.11附件说明 M11 发文机关或签发人 4.12发文机关或签 M12 署名 发人署名 M13 成文日期 4.13成文日期 M33日期 M14 附注 4.14附注 M75附注 M15 抄送机关 4.l5抄送机关 M37抄送 M16 印发机关 4.16印发机关 M17 4.17印发日期 印发日期 M18 发布层次 4.18发布层次 M19 档号 M8档号 M20 年度 Ml1年度 M21 保管期限 M12保管期限 M22 机构或问题 M13机构或问题 M23 件号 M17室编件号 M24 数字对象标识 M25 环境信息 M51信息系统描述 M26 软件环境 M50文档创建程序 M27 硬件环境 M51信息系统描述 17
GB/T39362一2020 表D.1续) 编号 元素名称 GB/T334802016 DA/T46一2009 说明 M28 处理类型 M81业务行为 DA/T46将机构和人员存放在 M76机构人员类型 同一张表中,在实际操作中需要 处理者 M29 M77机构人员名称 根据M76判断M77是机构还是 人员 M76机构人员类型 M30 处理部门 M77机构人员名称 处理时间 行为时间 M31 M82 M32 处理结果 M84行为描述 18
GB/39362一2020 附录 E 资料性附录 单个oFD格式电子档案表现形式示意 以发文为例,包含多个件内文件(正本、文件处理单、定稿、历次修改稿等)的电子档案可合并成一个 OFD文件,其呈现形式,见图E.1
心 x 正本 多个件内文件 图E.1电子档案表现形式示意图 每一份电子档案包含的件内文件按照DA/T22一2015的要求排序,正本放在最上面,依次为文件 处理单、,定稿、历次修改稿等.将组成一份电子档案的多个文件统一转换并合并成一个OFD文件;对于 扫描形成的电子公文内容图像,通过OCR技术提取全文内容数据和扫描图像合并成双层OFD文件; 对于电子档案的元数据,可嵌人到OFD文件中
如上所述,组成一份电子档案的每一个OFD文件可包含形式、内容,元数据三个层次,见图E.2
xxxx XX Xx KXx 形式层(不可见) 内容层(不可见》 元数据层(不可见 图E.2三层oFD文件示意图 19
GB/T39362一2020 三个层次说明如下 a 形式层:图像格式或者版式格式,保持原件的真实性,用于将来调阅、利用时的显示
b 内容层:文本格式,抽取文件中的内容,用于将来对电子档案的全文检索
元数据层:XML格式,封装电子档案元数据,嵌人到OFD文件中,既可用于检索,也可使OFD c 文件作为完整电子档案格式不依赖于文件系统、数据库等运行环境独立存在
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GB/39362一2020 参 考文献 GB/T291942012电子文件管理系统通用功能要求 [2]GB/T33190一2016电子文件存储与交换格式版式文档 [3]GB/T33476.1一2016党政机关电子公文格式规范第1部分;公文结构 [4]GB/T33480一2016党政机关电子公文元数据规范 [5幻 GB/T34840.2-2017信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第2部 分;数字文件管理系统指南与功能要求 [[6]DA/T462009文书类电子文件元数据方案 [7]DA/T58一2014电子档案管理基本术语 [8 SO14721;2012空间数据和信息传输系统开放档案信息系统(0AIS参考模型(Space dataandinformationtransfer OpenarchivalinformationsystemOAIS)Referencemodel systems [[9]党政机关公文处理工作条例(中办发[2012]14号 党政机关电子公文处理工作办法(中办国办厅字[2019]7号 10] 电子公文归档管理暂行办法(国家档案局令第14号) 11]
党政机关电子公文归档规范GB/T39362-2020解读
作为信息化建设的重要组成部分，电子公文的管理和归档是党政机关工作的重要方面。而随着电子公文的广泛使用，如何规范其归档过程，确保文档的合法性、完整性和可追溯性，成为一个亟待解决的问题。为此，《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）应运而生。 这一规范从文件的命名、分类、存储、检索等多个方面进行了详细的规定和说明。其中，最值得注意的是以下几点： 一、文件命名规范 文件命名应当简明扼要，符合国家法律法规和相关部门的规定，同时应当能够表达文件的基本信息和内容特征。具体要求包括：文件名称、文件类型、文件编号、文件版本号等。 二、文档分类规范 文档应当按照一定的分类标准进行分类，以便于后续的管理和检索。具体要求包括：根据文件性质和用途分类、根据文件来源和领域分类、根据文件所涉及的对象（如部门、人员、地区等）分类等。 三、文档存储规范 文档存储应当符合国家法律法规和相关部门的规定，并且能够确保文档的安全性和完整性。具体要求包括：存储介质的选择、存储设备的管理、存储环境的控制等。 四、文档检索规范 文档检索应当快速、准确、方便，以满足工作和管理的需要。具体要求包括：建立文档检索系统、设置检索词汇表、提供检索引擎等。 总之，《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）的发布，对于统一党政机关电子公文的管理和归档，保障公文合法性、完整性和可追溯性，提高行政效率和服务能力，都有着积极的意义和深远的影响。各级党政机关和相关单位应当认真贯彻执行这一规范，推动电子公文的规范化、标准化和信息化进程。
