GB/T31085-2014
国际货运代理单证签发规范
Normsofissuingdocumentsforinternationalfreightforwarders
- 中国标准分类号（CCS）A02
- 国际标准分类号（ICS）03.100.01
- 实施日期2015-07-01
- 文件格式PDF
- 文本页数8页
- 文件大小304.72KB
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国际货运代理单证签发规范
国家标准 GB/T31085一2014 国际货运代理单证签发规范 Normsofissuingdoeumentsforinternationalfreightforwarders 2014-12-22发布 2015-07-01实施 国家质量监督检验检疫总局 发布 国家标准化管理委员会国家标准
GB/T31085一2014 前 言 本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草
本标准由商务部提出 本标准由全国国际货运代理标准化技术委员会(SAC/TC489)归口
本标准起草单位:浙江胜马国际货运代理有限公司、深圳市坤鑫国际货运代理有限公司、上海新景 程国际物流有限公司、国富通信息技术发展有限公司、四川锦程国际货运代理有限责任公司、广东华光 国际货运代理有限公司、厦门通程物流有限公司、义乌市金隆国际货运代理有眼公司,民生国际货物运 输代理有限公司、重庆美联国际物流(集团)有限公司、锦程物流(集团)有限公司、重庆市国际货运代理 协会、新噩托木尔货运代理有限公司
本标准主要起草人;林忠、何瀚伟、冯建萍、高爽、,陈峥、姨树红,裴蕾、任中伟、李枫、刘微娜、曾真、 李红兵、郑俊华、金旭峰、刘露、刘军,杨希江
GB/I31085一2014 引 言 本标准与GB/T26319(《国际货运代理单证标识符编码规则》,GB/T26321《国际货运代理业务数据 元》,GB/T28530《国际货运代理系列单证单证数据项》,GB/T28532《承运人标识符编码规则》、 GB/T28831《国际货运单证缮制规范》,G;B/T28832《国际货运单证缮制质量要求》,GB/T30058《国际 多式联运单据备案与查询规则》,GB/T31084《国际货运代理运输单证交接规范》SB/T10798《电子提 单格式规范》.SB/T10799《国际货运代理海运提单》,SB/T10800《国际货运代理多式联运提单》、 sBy/T10801《电子航空货运分运单格式规范》 SB/T11004《电子提单物权凭证使用规范》 SB/T11005《电子提单(物权登记)服务系统规范》,SB/T11006《电子一般原产地证明书格式规范》、 SB/T11008《用于贸易融资的电子信息查询规范》等标准构成一套相对完整的单证管理标准体系,对促 进我国贸易物流便利化支持服务贸易持续健康发展,都具有重要的战略意义
单证管理标准体系还将不断完善,其他相关标准也即将陆续颁布实施
GB/T31085一2014 国际货运代理单证签发规范 范围 本标准规定了国际货运代理单证签发的一般要求和机构组织管理,资格和权限管理,风险控制、签 发条件、签发流程审核、电子单证签发单证管理等的规范
本标准适用于国际货运代理及其相关行业的企业，亦可作为企业或管理机构进行单证管理的 依据
规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件
GB/T22151 国际货运代理作业规范 国际货运代理单证标识符编码规则 GB/T26319 国际货运单证缘制规花 GB/T28831 国际货运单证缮制质量要求 GB/T28832 GB/T30058国际多式联运单据备案与查询规则 GB/T31084一2014国际货运代理运输单证交接规范 SB/T10798电子提单格式规范 10799国际货运代理海运提单 SB/T10800 国际货运代理多式联运提单 SB/T10801电子航空货运分运单格式规范 电子提单(物权凭证)使用规范 11004 电子提单(物权登记)服务系统规范 SB/T1l005 SB/T11006电子一般原产地证明书格式规范 SB/T11008用于贸易融资的电子信息查询规范 术语和定义 GB/T31084一2014界定的术语和定义适用于本文件
-般要求 4.1应建立完善的单证签发的管理制度
4.2签发的条件,程序和审核流程的设置应合理,可操作,达到内容、形式和时效并重,各环节相互配 合,相互监督
4.3签发人资格的准人管理和退出机制应严格、有效和可控
4.4业务组织与单证管理应相互衔接,并符合业务模式和业务状态的需求
4.5签发的对象、时间、地点、正副本份数应符合合同或委托书或单证上的规定
GB/I31085一2014 4.6签发的单证表面应清洁、整齐,单证内容清楚易认 4.7签发的单证应无缺失、随附单证应准确、齐全 4.8签发审核记录应完整、充分 组织机构管理 5.1应设立企业内部的单证管理机构,明确相应的职能,并定期召集相关部门就单证签发制度的执行 情况、存在问题和重大事项等进行沟通、研究和决策
5.2应指定相应部门和专职人员负责单证的缮制审核、签发以及相关印章的保管使用
5.3应规范岗位职责,明确部门之间以及部门内部的协调关系与配合方法
专职人员应熟悉业务种类和操作流程、单证鳝制规范、,单证签发规程、单证交接的流程和方式以及 5.4 单证存档要求等
5.5应定期对专职人员进行考核和培训
资格和权限管理 单证签发企业的资质应符合GB/T22151的规定
6.1 6.2应建立单证签发人(包括指定或法律规定的代理人)资格的准人管理和退出机制
6.3单证签发人应接受专业技术培训并经考核合格后,可获得相应范围的签字资格
6.4如因工作变动、需改变,增加或撤销单证签发人的授权范围的,应以适当方式对外公布使交易相对 方知悉
6.5对企业签单章(印模图形),签发人签名章、企业内部签单机构或人员的名称、制单人姓名、单证标 识符等,应及时更新并备案
风险控制 7.1单证签发人应熟知所应承担的所签发单证的风险
7.2所签发的单证,应符合业务模式和业务状态的需求
7.3宜采用国际公认并符合惯例的标准格式单证和条款
如需对格式条款进行变更或修改的,应进行 风险评估
参照SB/10798,SB/T10799,SB/T10800,SB/T10801和SB/T11006的相关内容
7.4应对所签发单证的风险投保责任险
7.5应与指定代理就签发单证的相关权利,义务签订相应的代理协议,并对单证的保管,审核、签发、,交 接,销毁和相关印章的保管,使用进行约定
7.6对法律规定的其他代理人,应在相关合同中对其签发权利进行约定
签发条件 8.1应根据不同运输方式的单证性质、格式将条款、时限要求以及贸易条款、运费支付、货物表面状况、 业务流程,批注,交货方式和对货物掌控状态设定不同的限定条件,而签发人应据此签发单证
8.2应根据不同运输方式的单证性质、格式,条款,时限要求以及贸易条款,运费支付、货物表面状况、 业务流程,批注,交货方式和对货物掌控状态设定不同的限定条件,而签发人应据此进行单证更改、更 正、补发或重新签发,并采取相应的风险防范措施
GB/T31085一2014 运输单证签发流程 9.1在实际控制托运人交付的货物之后,应向托运人签发货物接收证明
9.2货物装运上指定的运输工具后,应缮制运输单证样本交由托运人确认
9.3托运人确认后,据此签发正本运输单证
9.4托运人凭货物接收证明换取正本运输单证
10审核 单证签发前,应进行合法性审核,审核的内容应包括但不限于 10.1 客户要求的单证格式是否与业务模式和业务状态相符; 是否具备签发指定单证的资格; 指定的单证与相关保险的承保范围是否相符; -单证显示的签发日期是否与实际装运日期相符; 单证上显示的货物描述、起运地/港、目的地/港、运输工具、签发地点是否与业务模式和业务状 态相符
10.2单证签发前,应进行业务性审核,审核的内容应包括但不限于 单证编号(标识符)在规定期间内是否是唯一的 托运人、,收货人、通知人名称,地址及联系方式是否齐全; 收货人是否是唯一的: 针对某些运输模式,收货人是否为实际货物申报单位; 运输工具名称或运输方式是否清楚、准确; 货物描述,包括名称、数量、体积,重量等是否清楚,准确" 起运地/港、目的地/港是否清楚、准确; -运输条款、运费支付方式是否与业务模式和业务状态相符; 签发日期、签发地点、正副本份数是否符合规定
10.3单证签发后,在交付客户前应进行一致性审核,审核的内容应包括但不限于: 单证上载明的内容是否与客户的要求相一致; 单证签发人是否与其在业务中所承担的角色相一致; -实际签发的纸质正本单证份数是否与单证上显示的份数相一致; 承运人签章是否清晰、准确; 签章位置是否准确
10.4单证签发审核流程是否符合相应的规定,是否满足相应的限定条件
10.5单证上的批注是否准确,是否与实际情况业务模式和业务状态相符
10.6单证缮制应符合GB/T28831和GB/T28832的规定
10.7应对签发的审核过程进行完整、充分地记录,包括审核的人员,内容、时间和方式等信息,使审核 过程具有可追溯性
11 签发 11.1 经审核后,签发人应及时签发单证
GB/I31085一2014 11.2如使用企业签单章印模图形,签发人签名章签发单证的,企业或签发人应指定专人负责企业签 单章(印模图形),签发人签名章的使用与保管
11.3单证签发后,应及时做好签发记录
签发记录可包括单证编号(标识符,签发人或专门负责印章 管理的人员,签发日期,业务主要信息等
电子单证签发 12 电子单证的签发,加密等应符合相关国际公约或国家的法律、法规的规定
12.1 电子单证的签发应符合本标准的相关规定
12.2 12.3具备电子单证签发和电子数据交换功能的信息系统,应满足单证唯一性,参与方身份唯一性、信 息可追溯等要求
12.4电子单证的签发应有专人进行审核,操作
12.5如电子单证的持有人要求签发纸质单证,并已书面声明电子单证项下的电子数据交换程序终止， 可签发纸质单证
12.6电子单证系统的功能要求,应符合GB/T30058,.SB/T11004,sBy/Tl1005和sB/T11008的 规定 13 更改、更正、补发 13.1单证签发后,如客户要求更改单证的,应及时对更改要求进行评估
13.2如客户更改要求符合条件的,应及时通知客户,并告知相关的改单费用以及担保条件或其他规定 要求
如适用,应符合GB/T28831的规定
13.3如已签发纸质正本单证,在收回全套正本单证后,按规定及时更改或重新签发全套单证
13.4提/运单的更改、更正应符合GB/T22151的要求 14 单证管理 14.1应建立规范的空白单证的印制使用、保管和统计制度
14.2应统一设计、审定单证样本,指定或委托专门的厂家印制,存放于专用凭证库房(柜),并指定专门 部门负责,专人保管
单证样本和暗记应妥善保管
14.3每套单证上应有独立的编号(标识符).并应符合GB/T26319的规定
14.4在保管的库房(柜)内,应建立《空白单证交接登记簿》登记制度,详细记载重要空白单证的种类、 数量、起止号码、出人库时间以及业务信息等内容
14.5领取时,应办理交接登记手续
交接登记簿应妥善保管,以备查考,至少每半年核对库存数量 -次 14.6应实行单证与印章分管制度
14.7签发人或负责印章管理的人员的岗位应独立于单证缮制人员的岗位
14.8单证签发时,应按顺序号使用,逐份销号,单证编号应衔接,不跳号使用
14.9不得事先在空白单证上加盖企业签单章(印模图形、签发人签名章
如因作为培训等样本,应在 单证明显处加盖“作废”戳记
14.10 领取单证时,如发现单证编码或单证内容出现错误,应保持原包装封签由经办人员和业务主管 人员签章证明后,进行统一销毁
GB/T31085一2014 14.11单证作废时,应加盖“作废”戳记,并在《空白单证交接登记簿》上注明作废的日期、单证编号(标 识符),在备注栏注明“此份作废”字样
14.12单证销毁时,应由指定部门派人监销,并做好相应记录
14.13使用计算机套打空白单证时,应在单证空格处打印
14.14对已签署未交付的单证,应有专人负责并妥善保管,做好交接记录,以备查考
14.15如因单证更改、更正、补发、退回或重新签发,原交接记录应保留,并做好相关说明
应符合 GB/T31084一2014的规定
国际货运代理单证签发规范GB/T31085-2014
背景
随着全球经济一体化的加深和贸易往来的增多，国际货运代理业务也逐渐变得越来越重要。然而，在国际货运代理过程中，单证的管理和签发一直是一个比较麻烦的问题。为了规范国际货运代理行业的单证管理和签发流程，国家标准化管理委员会于2014年发布了《国际货运代理单证签发规范GB/T31085-2014》。
规范内容
GB/T31085-2014规范主要包括以下内容：
术语和定义
规范明确了国际货运代理业务中常用术语和定义，便于行业内部沟通和交流。
单证分类和签发规则
规范对国际货运代理涉及的单证进行了分类，并明确了各种单证的签发规则和操作流程。
单证管理和传递
规范要求国际货运代理必须建立完善的单证管理体系，包括单证的存储、备份、传递等方面。同时还规定了单证丢失或损坏后的应急处理措施。
单证审核和验正
规范要求国际货运代理在签发单证前必须对相关信息进行审核和验正，以确保单证的真实性和合法性。
意义
GB/T31085-2014的发布为国际货运代理业务提供了标准化的单证签发流程，有利于规范行业内部竞争环境，提高服务质量和效率。同时，该规范也为企业提供了指导，使其可以更好地开展国际货运代理业务。
总结
国际货运代理单证签发规范GB/T31085-2014的发布，标志着我国的国际货运代理业务迈向了一个全新的阶段。在未来的发展中，我们相信，该规范将为国际货运代理业务提供更好的保障和指导，促进产业的健康有序发展。
