GB/T31084-2014
国际货运代理运输单证交接规范
Normoftransportdocumentstransferforinternationalfreightforwarders
- 中国标准分类号（CCS）A02
- 国际标准分类号（ICS）03.100.01
- 实施日期2015-07-01
- 文件格式PDF
- 文本页数10页
- 文件大小335.24KB
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国际货运代理运输单证交接规范
国家标准 GB/T31084一2014 国际货运代理运输单证交接规范 Normoftransportdeumentstransferforintermatomalfreightforwarders 2014-12-22发布 2015-07-01实施 国家质量监督检验检疫总局 发布 国家标准化管理委员会国家标准
GB/I31084一2014 目 次 前言 引言 范围 规范性引用文件 术语和定义 般要求 组织机构管理 交接时间 交接方式 交接地点 交接对象 交付 10 l1接收 电子交接 12 13货物交付时的单证处理 14遗失、补发、退回或重签 15内部流转和归档 参考文献
GB/T31084一2014 前 言 本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草
本标准由商务部提出 本标准由全国国际货运代理标准化技术委员会(SAC/TC489)归口
本标准起草单位:浙江胜马国际货运代理有限公司、深圳市坤鑫国际货运代理有限公司、上海新景 程国际物流有限公司、国富通信息技术发展有限公司、四川锦程国际货运代理有限责任公司、广东华光 国际货运代理有限公司、厦门通程物流有限公司、义乌市金隆国际货运代理有眼公司,民生国际货物运 输代理有限公司、重庆美联国际物流(集团)有限公司、锦程物流(集团)有限公司、重庆市国际货运代理 协会、新噩托木尔货运代理有限公司
本标准主要起草人;林忠、何瀚伟、冯建萍、高爽、,陈峥、姨树红,裴蕾、任中伟、李枫、刘微娜、曾真、 李红兵,郑俊华,金旭峰、刘露,刘军,杨希江
GB/I31084一2014 引 言 本标准与GB/T26319(《国际货运代理单证标识符编码规则》,GB/T26321《国际货运代理业务数据 元》,GB/T28530《国际货运代理系列单证单证数据项》,GB/T28532《承运人标识符编码规则》、 GB/T28831《国际货运单证缮制规范》,GB/T28832<国际货运单证缮制质量要求》,GB/T30058《国际 多式联运单据备案与查询规则》,GB/T31085《国际货运代理单证签发规范》,SB/T10798《电子提单格 式规范》,SB/T10799《国际货运代理海运提单》,SB/T10800《国际货运代理多式联运提单》、 sBy/T10801《电子航空货运分运单格式规范》、 11004《电子提单(物权凭证)使用规范》 SB/T SB/T11005《电子提单(物权登记)服务系统规范》,SB/T11006《电子一般原产地证明书格式规范》 SB/T11008《用于贸易融资的电子信息查询规范》等标准构成一套相对完整的单证管理标准体系,对促 进我国贸易物流便利化支持服务贸易持续健康发展,都具有重要的战略意义 单证管理标准体系还将不断完善,其他相关标准也即将陆续颁布实施
GB/T31084一2014 国际货运代理运输单证交接规范 范围 本标准规定了国际货运代理运输单证交接的一般要求、组织机构管理、交接(时间、方式,地点、对 ,货物交付时的单证处理、电子交接》和遗失、补发,退回或重签以及内部流转、归档等规范
象、 本标准适用于国际货运代理及其相关行业的企业,亦可作为企业或管理机构进行单证管理的依据
规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 GB/T22151-2008国际货运代理作业规范 GB/T288312012国际货运单证缮制规范 GB/T288322012国际货运单证缮制质量要求 国际多式联运单据备案与查询规则 GB/T30058 GB/T31085国际货运代理单证签发规范 电子提单(物权凭证)使用规范 SB/T11004 sB/T11005电子提单(物权登记)服务系统规范 用于贸易融资的电子信息查询规范 SB/T11008 术语和定义 GB/T221512008界定的以及下列术语和定义适用于本文件
3.1 单证 d0cument -种数据载体及其所记录的数据,通常具有永久性并可为人或机器读取 [GB/T285302012,定义3.1 3.2 国际货运代理单证intermatiomalfreightforwardingdoceuments 在国际货运代理业务中所应用的单据、文件,证书,用于处理货物的交付、运输、储存,搬运,包装,流 通加工,配送、货物监管、信息处理、保险、代理报关、代理报检,支付与结算等
GB/T285302012,定义3.2] 3.3 单证标识符doeumentidentifier 规定了单证功能的文本或代码
[GB/T28530一2012,定义3.4] 单证名称 d0cumentnae 以普通语言形式描述的单证标题
GB/I31084一2014 [GB/T28530一2012,定义3.5 3.5 单证缮制 documentpreparation 按一定的格式和要求对国际贸易结算业务中所应用的单证、证书和文件,包括信用证、汇票,发票、 装箱单,提单、保单等进行制作处理 [GB/T28832一2012,定义3.1] 3.6 运输单证 transp0rtdocument 代表运输中的货物或证明货物已经付运的证明文件,具体反映同货物运输有关的当事人如发货 人、承运人.收货人等)的责任与权利,是交接货物、处理索赔与理赔以及向银行结算货款或进行议付的 重要文件.包括提单、海运单、铁路运单,航空运单、公路运单、邮包收据,多式联运单据,收货凭证等
-般要求 应遵循诚实信用原则,履行单证交接义务
4.1 4.2应在合同(或者委托单)中,明确约定运输单证交付的流程和方式
4.3业务组织与单证管理应相互衔接,并符合业务模式和状态的需求 4.4交接对象,时间,地点,正副本份数及签章应符合合同或委托书或单证上的规定 4.5应保持交接的单证清洁,无缺失,随附单证应准确,齐全
4.6交接记录应完整、充分,包括交接的人员、内容,时间和方式等信息
4.7应符合单证交接限定条件的要求,规避交单中出现法律义务与合同义务冲突的可能,达到有效地 防范、控制发生错误交单的法律风险 4.8单证交接和审核的流程设置应合理、可操作,达到内容,形式和时效并重,各环节相互配合,相互 监督
组织机构管理 5.1应设立企业内部的单证管理机构,明确相应的职能,并定期召集相关部门就单证交接制度的执行 情况、存在问题和重大事项等进行沟通、研究和决策
5.2应建立完善的单证交接的管理制度,明确人员分工,规范岗位职责和各业务部门之间以及部门内 部的协调关系与配合办法
5.3专职人员应熟悉业务种类和操作流程单证缮制规范单证签发规程,单证交接的流程和方式以及 单证存档要求等
5.4应定期对专职人员进行考核和培训
交接时间 6.1托运货物时,运输单证交接时间一般为承运人控制货物后或货物装运上运输工具后
6.2提取货物时,运输单证交接时间一般为货物到达目的地前
交接方式 7.1交接方式主要包括现场交接、邮寄或快递、电子系统交接
GB/T31084一2014 7.2邮寄或快递单证时,宜采用保价特快专递,并应选择具有资质的快递企业,及时跟踪查询快件动 态,按时交付客户,并应做好相应的记录
交接地点 8.1现场交接的地点一般为业务履行单位的所在地 8.2如客户或其他交接方另有要求,可安排在其他业务单位的所在地进行现场交接,或采用其他交接 方式 交接对象 9.1应在合同(或者委托单)中明确运输单证的交接对象
9.2在合同托运人和实际托运人同时要求交付单证的情况下,应谨慎交付实际托运人
10交付 10.1通知 10.1.1单证交付前,应提前与对方确认单证的内容,格式等是否符合对方的要求,并据此交接运输 单证
10.1.2应及时通知对方可以交接单证的时间期限,并约定具体的交接方式,交接地点,交接时间等
10.1.3如因对方原因或其他特殊情况,无法正常按时交付单证时应及时通知对方,并进行相应处理
10.2交付审核 10.2.1单证交付前,应确认交付方式、流程和条件是否满足业务模式和业务状态的要求
10.2.2如适用,应按照GB/T28831一2012,GB/T28832一2012和GB/T31085进行单证审核
审核 内容包括但不限于 -单证的抬头、格式是否与业务模式和状态的要求相符; 单证编号(标识符,收发货人,运输工具、货物描述,运费条款等内容是否完整,是否与业务模 式和状态的要求相符,并与对方确认的单证内容相一致; 单证的签发时间、签发地点是否与业务模式和状态的要求相符; -单证的签发的签章是否与抬头相一致,并与业务模式和状态的要求相符; -图章和签字与其他单据的签章是否相一致; 单证的正副本份数是否与要求一致; 单证表面是否清洁、整齐,单证内容是否清楚易认
10.2.3不得交付无授权或越权审批的单证
10.2.4所交付的单证和条款应齐全,无遗漏、差错和误期等
10.2.5未经审核的单证不得交付 10.3交付对象 10.3.1单证交付前,应确认交付对象
10.3.2单证交付时,如需提交物权凭据或随附单证,应提前准备或提醒对方提前准备
10.3.3当非合同方主张运输单证时,应谨慎处理,需征求法务人员意见并在其指导下实施交付
GB/I31084一2014 10.4交付记录 10.4.1单证交付时,应做好交接记录
交接记录应包括运输单证名称,运输单证编号标识符,主要 单证信息、单证份数、交接经办人,单证签收人,交接时间,交接方式等内容 10.4.2对现场交付的纸质运输单证,应事先复印单证的主要内容部分,并由单证签收人在复印件上签 字确认
对采用邮寄或快递等非现场交接的纸质运输单证,应事先复印单证的主要内容部分,并保存好 0.4.3 邮寄单或快递单等单据
10.4.4邮寄或快递单证时,宜采用保价特快专递,选择具有资质的快递企业,及时跟踪查询快件动态 按时交付客户.并应做好相应的记录
10.4.5对方收到单证后,应提请书面确认
10.4.6交付单证的复印件和对方的书面确认应按照单证管理要求,做好保存
11 接收 11.1通知 1.1.1单证接收前,应通知对方交接的时间期限,并约定具体的交接方式,交接地点,交接时间、联系 方式及联系人等
11.1.2单证接收前,应通知对方提前提交单证的复印件,并进行审核以确认与业务需求相符
如有必 确认无谈后,再通知对方据此交楼运输单证 要,还应转交客户确认
11.2接收对象 1.2.1单证接收前,应确认接收对象
11.2.2单证接收时,如需提交物权凭据或随附单证,应提前准备或提醒客户提前准备
11.3接收审核 1.3.1单证接收前,应确认接收方式、流程和条件是否满足业务模式和业务状态的要求
1.3.2接收时,应按照GB/T28831一2012和GB/28832一2012进行单证审核
审核内容包括但不 限于 -单证的抬头、格式是否与业务模式和业务状态的要求相符 单证编号(标识符),收发货人,运输工具、货物描述,运费条款等内容是否完整、与业务模式和 业务状态的要求相符,并与之前确认的单证内容相一致; 单证的签发时间、签发地点是否与业务模式和业务状态的要求相符; 单证的签发的签章是否与抬头相一致,并与业务模式和业务状态的要求相符; -图章和签字与其他单据的签章是否相一致; 单证的正副本份数是否与要求一致; 单证表面是否清洁、整齐,单证内容是否清晰 11.3.3不得对所接收的单证进行伪造、销毁、藏匿或私自更改 11.4接收记录 11.4.1完成接收后,应按照对方的要求做好接收记录
1.4.2交接记录应包括运输单证名称,运输单证编号(标识符,主要单证信息,单证份数、,交接经办 人,单证签收人,交接时间,交接方式等内容
GB/T31084一2014 11.4.3不同单证的接收记录应单独填写 11.4.4接收单证后,应按照单证管理要求,及时流转及保存并做好相应的记录
12 电子交接 12.1应采用有效的身份确认方式,以保证交接双方身份的唯一性
12.2应采用有效的信息发送和反馈流程,以及完整的数据保存方式,以保证交接过程中相关的单证内 容,交接人,交接时间和信息反馈可查询和可追溯
12.3单证的法律效力、,交接方式、数据保存时间等应符合相关法律的规定
12.4电子单证系统功能要求,应符合GB/T30058,SB/T11004SB/T11005和SB/T11008的规定
13 货物交付时的单证处理 单证交接与货物交付同时进行时,应遵守货物交付的相关要求,避免出现无单放货等情况
13.1 13.2采用电放、异地交接单证等模式进行货物交付时,仍应按照本标准完成单证交接,并可要求托运 人或收货人出具相应的担保
遗失、补发、退回或重签 14 14.1如运输单证在交接过程中遗失,应及时评估单证遗失后可能造成的后果,并按照遗失所在国的规 定,对遗失的单证进行声明
14.2如无法确定遗失地,或单证遗失后可能造成的影响较为严重时,可根据相关法律规定,选择签发 地,起运地或目的地等运输相关的所在国,对遗失的单证进行声明
14.3应采取必要的补救措施并进行相应的索赔
如适用,提请单证受益人提供银行保函和/或保 证金 14.4单证的补发、退回或重新签发,应符合GB/T31085的规定,并采取相应的风险防范措施
14.5如因单证更改、更正、补发,退回或重新签发,原交接记录应保留,并做好相关说明
内部流转和归档 1 15.1单证交接前后的内部流转,应填写或录人相应的记录,使其有据可查
15.2未经授权不得借用、阅览,摘录,复制有关单证资料
15.3对于借用阅览而逾期未收回的单证,应及时追踪,催缴
15.4对已开具但未发放或作废,未获得审核通过的单证,应及时全套收回,附于存根后,加盖作废印章 或注明“作废”字样,以备核销和分类管理
如有遗失,应由责任人出具书面证明,并予以相应的确认,不 得私自随意销毁
15.5对于缴还的正本运输单证,应及时进行归档处理
15.6对每套交接的运输单证,应保持一份完整的正本复印件归档,以备交接后可能会出现的退单、 争 议,拒付,索赔等查询
15.7交接记录、单证复印件等其他相关资料应至少保存3年
15.8对已作废的或已超过保存期限的缴还正本纸质运输单证,应统一销毁
15.9销毁时,应由指定部门派人监销,并做好相应记录
GB/I31084一2014 参 考 文 献 [1]GB/T28530一2012国际货运代理系列单证单证数据项
国际货运代理运输单证交接规范GB/T31084-2014解读
随着全球贸易的不断发展，国际货运代理成为国际贸易中不可或缺的一部分。而在国际货运代理过程中，单证交接是重要环节之一，也是保证货物按时、按量、按质到达目的地的关键所在。
为了规范国际货运代理运输单证交接行为，中国标准化协会于2014年制定并发布了《国际货运代理运输单证交接规范》（以下简称GB/T31084-2014）。该规范对货物装箱单、提单、舱单、清关单等单证种类以及单证交接流程等方面做了详细规定，以下将对其进行解读。
一、单证种类
根据GB/T31084-2014规范，货物在国际货运代理过程中需要用到的单证种类主要包括以下几种：
- 货物装箱单：记录货物的数量、重量、体积、包装方式等信息；
- 提单：承认货物已在船上装载，是货物所有权转移的证明；
- 舱单：记录船上所有集装箱的位置和数量等信息；
- 清关单：是国际海运货物进出口报关的必备单证。
二、单证交接流程
GB/T31084-2014规范中对单证交接流程做了详细规定，主要包括以下几个方面：
- 清点货物并填写货物装箱单；
- 制作提单并委托承运人；
- 完成单证签发和盖章；
- 在交接时核对单证，并办理相应手续。
三、注意事项
在实际操作中，还需注意以下事项：
- 要求代理人员具有一定的专业知识和技能；
- 单证签发前要仔细核对相关信息；
- 严格保密、防止单证丢失。
综上所述，GB/T31084-2014规范对国际货运代理运输单证交接流程做了详细规定，有助于提高国际货运代理服务的质量和效率，同时也可以保障货物在运输过程中的安全和便利。
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