中国档案机读目录格式

中国档案机读目录格式

国家标准 GB/T20163一2006 档案机读目录格式 ChinaNMIARCformatforarehives 2006-10-01实施 2006-03-15发布 国家质量监督检验检疫总局 发布 中 国国家标准化管委员会国家标准
GB/T20163一2006 7.2.1 标识块 1l 7.2. .2 编码信息块 16 7 3 著录信息块 .2. 29 34 7.2.4 附注块 7.2. 记录连接块 5 50 54 7.2. 相关题名块 6 57 7.2.7 主题分析块 69 7.2.8 文件责任块 73 7.2.9 -国际使用块 7.2.10 80 国内使用块 附录A规范性附录档案机读目录格式数据格式样例 记录交换形式 8 记录字段形式 附录B资料性附录 档案机读目录格式数据字段实例 B.1 记录头标实例 标识块实例 编码信息块实例 85 著录信息块实例 88 附注块实例 89 记录连接块实例 O 相关题名块实例 B 96 主题分析块实例 B.8 97 文件责任块实例 B.9 99 国际使用块实例 8 B.10 100 国内使用块实例 9. B.1l 100
GB/T20163一2006 前 言 本标准的框架格式是根据国际标准化组织制定的1sO2709:1996《信息与文献信息交换格式》编 写的 本标准的执行格式是根据国际图书馆协会和机构联合会制定的《国际机读目录格式》和国际档案 理事会制定的《国际标准档案著录规则总则)》并结合我国档案机读目录著录的实际编写的 本标准由国家档案局提出 本标准由全国信息与文献标准化技术委员会归口 本标准起草单位;上海市档案局,南京政治学院上海分院 本标准主要起草人;张正强、邻伟农.段荣婷,严雪林,卡刚,常建宏,张文友,张大伟
GB/T20163一2006 引 言 档案信息资源共享是实现我国整体文献信息资源共享的一个不可缺少的组成部分 随眷我国各级 各类计算机网络的建立与形成,为档案信息资源的共享创造了一个有利的网络环境 但是,没有统一 的、标准化的档案机读目录格式,档案信息资源的共享也无法实现 为此,特制定本标准以规范档案机 读目录格式,为实现档案信息资源的共享、建立高质量的档案目录数据库奠定基础 N
GB/T20163一2006 档案机读目录格式 范围 本标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式 本标准适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款 凡是注日期的引用文件,其随后所有 的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本 凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准 GB/T19881998信息技术信息交换用七位编码字符集(eqvIso/IEC60646;1991) GB/T2260行政区划代码 GB2312信息交换用汉字编码字符集基本集 GB/T2659世界各国和地区名称代码 GB/T2901书目信息交换用磁带格式(GB/T2901一1992,neq2709;1981y GB/T4880.2一2000语种名称代码第2部分;3字母代码(eqvIsO639-219987 GB/T7408数据元和交换格式信息交换 日期和时间表示法GB/T7408一1994. eqIsO8601:1988) GB13000信息技术通用多八位编码字符集 GB/T15418档案分类标引规则 GB/T18894一2002电子文件归档与管理规范 DA/T13档号编制规则 DA/T18档案著录规则 档案主题标引规则 DA/T19 sO2709;1996信息和文献信息交换格式 国际标准档案著录规则(总则,国际档案理事会 国际机读目录格式手册:书目格式,国际图书馆协会和机构联合会 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 3.1 检索点aceesspoint 专门为用于检索目录记录的名称、词语和代码等 内容标识符contentdesigator 用于标识数据元或提供有关数据元附加信息的编码 内容标识符包括字段标识符、指示符和子字 段标识符 3.3 数据元dataelement 被明确标识的最小信息单元 在可变长字段内,数据元由子字段标识符标识,并由此构成子字段 在记录头标、目次区和定长子字段内,由代码构成的数据元是由其字符所在位置标识的
GB/T20163一2006 3.4 数据元标识符dataelementidentifier 见子字段标识符 3.5 目次区direetory 条记录内数据区各字段位置的索引 3.6 字段field 由字段标识符标识并已被定义的字符串,可包含一个或多个子字段 字段分隔符fied separator 用于每一个可变长字段末尾的控制符,以便区分每一个相邻字段 此外,还用于目次区的结束处 3.8 填充符rieharacter 用于特定字符位置,以表明在该字符位不能给出相应代码值的字符,尽管该字符位置已经定义 3. 9 定长子字段fixedlengthsubfield 长度不变的子字段,对于其出现情况已由本标准的规则所规定,其可包含一个或多个数据元,既可 以出现在定长数据字段,如l00字段中的$a字段,也可以出现在变长字段,如200字段中的$z字段 3.10 字段指示符indieator 与变长字段有关的字符(数字的或字母的),用以提供有关字段内容的附加信息、记录中该字段与其 他字段的相互关系或某些数据处理时所需的操作信息 3.11 记录 rec0rd 字段的集合,由一个记录头标、一个记录目次区、一个数据字段区及一个记录结束符所构成 记录头标reeordllabel 位于每条记录的起始位置、提供该记录有关处理参数的字段 3.13 源格式 sOurceformat 转换为档案机读目录格式之前就已存在的计算机可读记录的数据格式 3.14 子字段subfield 字段内已明确定义的信息单位(参见数据元 子字段标识符subfieldidentifier 由两个字符组成的代码,用以标识可变长字段中不同的子字段 第一个字符为分隔符,总是 IsO2709所规定使用的专用字符,第二个字符为子字段代码,可以是数字,也可以是字母 3.16 字段标识符tag 用于标记字段的一组三位数字的符号
GB/T20163一2006 3.17 文字数据textualdata 档案目录记录中供显示用的不同于代码数据的数据,或称行文数据 3.18 著录单位unitofdeseription 被作为一个实体进行处理或其本身就是一个实体而构成一条记录基础的任何载体形式的文件或文 件集合 3.19 变长字段varialefield 长度不定的字段 可包含一个或多个数据元或子字段 其长度按字符数计算,包括文字数据所占 的字符数及字段指示符、子字段标识符及字段分隔符所占的字符数的总和 总则 4.1字段描述 本标准为各种字段的使用提供了指南,为了保证叙述的完整性和查找的方便性,本标准按字段标识 符数字递增顺序予以说明,并规定各种数据字段的描述一般按以下结构加以叙述: 字段定义:对每个字段内容作简要的说明 a b)出现情况对每个字段是否重复,是否是必备字段或选择使用字段进行说明 在有些字段中 还包括了对字段出现情况的说明和限定 c 指示符;对指示符的值进行说明 子字段;按序列出子字段,每个子字段后列出定义,及其适用范围,重复性和是否必备的说明 d 字段内容注释;对字段的数据内容和字段中子字段之间的关系进行说明,包括适用范围、著录 用标识符号以及字段内容形式的建议 相关字段;列出对与本字段内容相关的字段或数据元,为了有助于字段的比较,并对相关字段 的用法进行简要的说明 如果在某一字段的描述结构中缺省其中的某一项,则表明该项内容在该字段中尚无说明 4.2符号规范 本标准所列举的字段,指示符和子字段以及在与其有关的著录和实例中,对符号采用下列规范 “$”表示GB/T1988一 -1998中的1s1.,作为子字段标识符的第一个符号 字段标识符;用符号" a b 空格符;用符号“井”表示GB/T1988一1998中的空格符,即七位编码字符集代码表中的2/0 位置上的这个字符 “井”表示本标准文本中的空格,或表示从行文上显现得不明显但又必须 出现的空格 子字段分隔符;用符号“@”表示GB/T1988一1998中的IS2,作为完整实例中的字段分隔符 尽管实际根据本标准生成的机读目录记录的每一个字段都是以“@”分隔的,但是在各个字段 单独应用的举例中则予以省略 记录结束符,用符号“%”表示GB/T1988一1998中的Is3,作为完整实例中的记录结束符 “未定义”;当短语“未定义”与指示符位连用时,则表示在该指示符位置没有赋值,用空格填充 系统外字符号:对目前暂不能录人的系统外字采用系统外字符号“=”替代 非排序字符;使用1so6630目录控制字符集中的08/08与08/09位置上的字符,即“大NBs g 丈”和“NBE大”字符,分别表示“不排序开始”和“不排序结束”,即指明在这两个排序符号之 间的数据是不用于排序的
GB/T20163一2006 记录结构 框架结构 本标准是国际标准化组织制定的ISo2709的执行格式,对用于交换的机读目录数据记录规定了必 须遵循的框架结构,即由记录头标,记录目次区、数据字段区(变长)和记录结束符构成 记录的框架结构如下 记录头标 记录目次区 数据字段区 记录结束符 记录头标 根据IsO2709的规定,每一条记录由24个字符的记录头标开始,记录头标包含有IsO2709中定 义的关于记录结构的数据和作为1s02709的执行格式而由本标准专门定义的数据元 这些作为执行 格式而定义的数据元是;记录类型、记录级别、记录级别关系、档案控制、著录等级、记录的完整程度以及 在编制记录中是否采用DA/T18等 记录头标中的数据元主要是为满足记录处理的需要,并间接地利 用其来确认档案著录单位！ 5.3记录目次区 在记录头标之后为记录的目次区,目次区中每个目次项由三个部分构成;三位十进制数表示的字段 标识符,四位十进制数表示的数据字段的长度以及由五位十进制数表示的字段起始字符位置 除此以 外,在目次项中不再允许有其他字符 记录的目次项结构如下 第一目次项 第二目次项 其他目次项 字段 字段 字段长度 起始字符位置 标识符 分隔符 目次区的第二部分是该字段的字符数,其包括该字段的全部字符;指示符、子字段标识符、行文字符 或代码数据以及字段分隔符 在字段长度之后,是字段起始字符位置,即相对于记录可变长字段部分的 第一个字符位置的字段起始字符位置,第一个可变长字段的第一个字符的位置为0,0字符位置在整个 记录中的位置由记录头标中第12-16位置上的数字标明 字段标识符的长度为3个字符,数据的长度为4个字符,起始字符位的长度为5个字符 所有由 12个字符所构成的目次项均对应于记录中的各个数据字段,标识目次区结束的分隔符是GB/T198 1998中的IS2 目次区中各目次项是按字段标识符的第一个数字排序的,记录中的数据字段本身不需 要排序,因为其位置完全是由目次区确定的 变长字段 5. 变长数据字段在目次区之后,其通常包括档案目录数据,而不是处理数据 变长数据字段的结构 如下 数据(控制)字段(00-)的结构 数 据 字段分隔符 档案著录单位的定义见3.18.
GB/T20163一2006 数据字段(01-至999)的结构 其他子字段 指示符 子字段标识符 指示符 指示符 字段 Sa(等 数据 数据 分隔符 除在4 记录连接块中嵌套结构字段的字段标识符外,字段标识符在数据字段中不出现.而仅 出现在目次区中 以00-(如001)值构成字段标识符的字段,仅由数据及字段分隔符构成,其他数据字 段由两位指示符及紧跟其后的若干子字段构成 各个子字段均以一个子字段标识符开始,子字段标识符由一个子字段分界符和一个标识该子字段 的代码(一位字母或一位数字)构成 子字段分界符是GB/T1988一1998中的1S1 在子字段标识符之 后紧跟的是代码数据或任意长度的正文数据,但如果在字段中数据长度是固定的,则对其有专门的说 明 字段中最后一个子字段是以字段分隔符作为字段的结束,字段分隔符是GB/T1988一1998中IS2 在记录最后一个数据字符之后是字段分隔符IsS2,而在IS2之后,则是作为记录结束的记录结束符.记录 结束符是GB/T1988一1998中的IS3 5.5必备字段 下面列出的是在根据本标准生成的档案机读目录记录中必须提供的字段,即必备字段 记录标识号 001 档号 020 通用处理数据 100 101 档案语种 题名与责任说明项 200 801 -记录来源 5.6记录长度 记录长度,本标准限定为99999个字符,也可以由交换单位双方协商确定 记录连接 在实际著录工作中,如果需要将一个著录单位的记录与另一个著录单位的记录连接,可使用 记录连接块中的连接字段,这些字段就是专门为建立这样的连接而设定的 更详细的说明见该 块中对各个字段的描述及该块的引言 个连接字段包括了与另一相关著录单位的著录信息,无论该著录单位是香具有单独的记录信息 -个连接字段可由若干个子字段构成,各个子字段内含有嵌套的按本标准格式形成的机读目录字段标 识符、指示符、子字段标识符及字段内容 5.8字符集 根据本标准生成的档案机读目录,应该使用国家的字符集标准,或使用由国际标准化组织制定的字 符集标准 记录头标记录目次区、指示符、子字段标识符以及本标准所规定的代码值应该使用 GB/T1988一1998的功能字符和图形字符,该字符集在机读目录记录中被认为是默认的字符集 在 00字段的$a子字段中,第26-29和30-33字符位置,是用于指定记录中所使用的字符集的 所使用 的字符集应是国家标准的字符集或经国际标准化组织确认或登记过的字符集 2 注意,嵌套内的字段不通过记录的目次区进行检索,因为一个完整的连接字段在目次区中只有一个目次项 连接字段中嵌套的字段标识符表示的是连接字段所标识的档案著录单位与本记录所著录的档案著录单位之 间的关系
GB/T20163一2006 在根据本标准生成的档案机读目录中,允许使用GB/T1988一1998的控制功能字符,常用的控制 功能字符如下 GB/T1988一1998中的控制功能字符1S1;用作子字段标识符中两个字符的第一个字符 a b)GB/T1988一1998中的控制功能字符1S2;用作字段分隔符,用于目次区和各个数据字段的结 束处 GB/T19881998中的控制功能字符IS3:用作记录结束符,用于各记录的结束处 5.9数据重复 有四种情况的数据可能以不同形式重复出现 数据既以编码形式又以文字形式出现,既以显示形式又以非显示形式出现 a b 档案中含有不同语言文字的同一种信息 DA/T18规定了在什么情况下、如何对并列数据著 录,而在根据本标准生成的档案机读目录中,则使用不同的子字段或重复子字段的方法来 实现 为熟悉多种语言文字的读者提供多种著录语言文字 山为了适应各种复杂的输出要求,同一种信息以不同文字形式重复 5.10记录块功能 本标准的数据字段区共分为10块,各个字段标识符的第一个数字表示该字段所属的块,各个块的 功能划分如下 标识块著录标识记录或是标识著录单位实体并记载在实体上的号码 编码信息块，著录描述记录或数据各个方面的定长编码数据元 著录信息块著录DA/T18所规定的著录项目,但附注项和有关代码(如档案馆代号,缩微 号等)除外 附注块;著录关于著录单位的任何附注或与之相关的记录的附注,以补充说明著录项目,检 索点以及其他内容 记录连接块;著录揭示该记录与其他档案记录之间的关系,这些关系包括时间关系、级别 关系和平行关系等 相关题名块;著录除正题名以外而又通常出现在档案著录单位实体上的与所著录的档案相 关的题名 主题分析块:著录由语词或符号构成的不同体系的主题数据 文件责任块:著录关于对著录单位负有某种责任形式的个人、机关团体和家族 国际使用块:著录国际上一致约定的不适合于0-至7-块的字段 国内使用块:著录与本单位有关的馆藏信息等一些具有交换意义的数据 记录头标和数据字段基本说明 字段和子字段重复 记录中的字段和子字段是可以重复的,但应符合各个数据字段著录的出现规则和子字段定义的规 则 嵌套在4- -记录连接字段中的字段,其重复应与记录内对应的字段相同 关于需重复的数据是通过重复整个字段的方法来重复,还是通过在一个不可重复的字段内重复其 子字段方法来重复,这在各个字段中均已作出规定 这些规则必须遵守,以确保不同用户在使用本标准 时的一致性 6. 字段顺序 记录中的字段不需要规定其顺序 目次区中各目次项的顺序不一定就是字段的实际顺序 子字段顺序 6. 3 子字段标识符的值表明子字段没有规定的顺序 只是在一定的情况下,才对特定子字段的位置提
GB/T20163一2006 出建议 但与DA/T18相对应的字段,就按DA/T18规定的顺序著录,这样也就决定了子字段的 顺序 具有数字标识的子字段根据下列规则位于其所适用的部分之前或之后 子字段$3、$6、$7位于其他所有的子字段之前,而$2、$4,$5位于其他所有的子字段之后 上 述前置或后置的各组均按数字的升序排序 数字子字段如下 $1连接数据(见4- 记录连接块) $2系统代码 $3规范记录号 $4关系间 S 字段使用机构 S字段间连接数据 $7 字段的字母/文字 $8未定义 $9汉语拼音 字符 在按本标准生成的档案机读目录中,当数据是文字形式时,允许使用与图形字符相对应的任何字 符 在编码子字段和字段指示符位置中,所允许使用的字符,由相应的字段和子字段规定 6.5有歧义时使用的字符 对一编码数据项不能指定正确值时,使用填充符,例如,在源格式中没有完全对应值的情况下,就会 有这种情况 填充符是GB/T1988一1998中的一个“|”(竖线)图形字符,即七位编码字符集代码表中 的7/12位置上的字符 填充符不能用于记录头标,记录目次区,字段标识符或文字数据,也不能取代必选的编码数据元、子 字段标识符,著录用标识符号及其他特定的字符,或取代在一个可选编码字段中所有代码(即不应使用 该字段) 对于编码数据,当著录机构对于特定类型,如100字段(通用处理数据)第22-24字符位置(著录语 种)从未规定过代码值,则使用该填充符,表示著录机构在这里未使用描述著录语种的代码 在某些场合,填充符应与代码“#”“" ,“y”“z”的使用进行对照 下面是这些代码使用 的最一般说明 空,无更多的值 当在定长字段中其实有的代码值少于所分配的字符位置时,则可使用此 书 代码 不详 当著录人员未能找到该项所要求的数据,而又要求尽可能地给出明确代码时,则可使用 此代码 组合 当著录对象上出现有多个单一代码特征的组合时,则可使用此代码 不适用 当所定义的代码特征不适用于所要著录的一类档案时,则可使用此代码 不存在 当所定义的代码特征对于某特定著录单位而言不存在时,则可使用此代码 其他 当代码已被定义且著录档案的特征亦已知道时,但却无一个已定义的代码适合使用,在 这种情况下,则可使用此代码 有时,如某类代码表中无u或u已被用于一种特定类型的档案 时,亦可将该代码用作“不详” 对于字段指示符,当著录机构不著录特定类型值时,如711字段(机关团体名)的第一指示符(会议 指示符),可以在指示符位置上使用填充符 当在指示符位置上出现用“v”“u”和“”时,即“组合”,“不 详”和“其他”时,亦可用填充符 若本标准格式具有专门的指示符,但却不能从源格式的任何代码值中 推导出该指示符值时,也可使用填充符
GB/T20163一2006 6.6非排序控制符 当数据中不具有排序价值的字符时,可用ISO6630目录控制集中的非排序控制功能符加以标识 其中“NSB”表示不排序字符开始,紧插在不排序字符之前,而“NSE”则表示不排序字符结束,紧插在不 参加排序字符之后 在实例中,“NSB”用“{NNSB)”表示,“NSE”用“(NSE”表示 数据的形式与内容 6. 本格式其目的是能够容纳不同机构和不同系统所生成的数据,所以本标准推荐著录部分的数据元 也依照ISAD(G)和DA/T18著录 由于目录记录与ISAD(G)和DA/T18相关的数据是供目录的利 用者或检索者看的,所以在机读形式的记录中其表现形式不再做约定性的规定 6.8著录用标识符号 为了保证使用本标准的用户之间的一致性,本标准还提出了一些有关著录用标识符号的建议,即除 少数例外,建议在子字段的分界处省略DA/T18所要求的著录用标识符号,因为它可以通过子字段代 码自动生成 记录中其他部分使用的著录用标识符号,应根据提供记录机构的规则录人 各个机构在录人这种 著录用标识符号时应保持一致,以便于使用源数据的用户加工处理 追加字段 凡标识符中含有9的字段,如g-,-g-，-9,均是为使用而定义的字段,同样,当指示符的值为 “g”和子字段的标识符为$9时,也是如此 记录头标和数据字段字段描述 7.1记录头标 定义 记录头标是根据IsO2709的规定建立的,包括对记录进行处理时所需的一般性信息 7.1.2出现情况 记录头标出现于每条记录的开始,必备,且不可重复 .1.3字段标识符,指示符和子字段 记录头标中没有字段标识符、指示符和子字段标识符 7.1.4定长数据元 记录头标中的数据元是由字符位置标识的 记录头标的总长度为24个字符 字符位置规定从 0-23.它包括如下数据元 数据元名称 字符数 字符位置 1记录长度 0-4 (2记录状态 (3执行代码 6-9 (4指示符长度 (5子字段标识符长度 (6数据基地址 12-16 7记录附加定义 17-19 (8目次区目次项结构 20-23 7.1.5字段内容注释 记录头标定位于每条记录的开始,它包含处理记录所需要的数据 字符位10,11、20-23所含的特 别固定值可通过计算机程序生成 字符位0-4和12-16所含的是数字型数据,它所表示的记录中相应
GB/T20163一2006 部分的字符数量可由计算机在生成记录时计算产生 字符位5、6-9、17-19的值,如果采用外来源数据， 可以通过转换程序从源记录数据中转换生成 若使用本标准作为源格式,则由人工指定 1记录长度(第0-4字符位置 五个十进制数字,右对齐,空位必须填零 表示整个记录的字符总数,包括记录头标、目次区和变长 字段三部分 当为了交换而组装成一条完整的机读目录的记录时,记录长度由计算机自动生成 (2记录状态(第5字符位置 用一位字符的代码表示记录的处理状态 设代码如下 e=经修改的记录 表明该记录是在对错误记录修改后而形成的新记录,或表明本记录其某些字段已被删除过的记 ,或"p"的记录,若作了修改,其代码均应置"" 录 因此，一条以前曾标定为“n”,“o” 被剧除的记录 表明该记录是不再是有效的记录 这类记录可以仅包含记录头标,目次区和001(记录标识号》 -般性附注字段说明该记 字段,或者包含记录全部字段 但无论哪种情况,均可使用300 录被删除的原因 新记录 表明该记录是新记录 如果记录属于多级著录且属于全宗级以下的新记录,其记录状态用代 码“o”,而不用“n” o=具有较高级别的记录 表明该记录是在多级著录中低于全宗级的新记录(参见第8字符位置,即记录级别关系代 码2) p=不完整的记录 表明该记录虽已建立,但不完整,还有待于修改或补充 (3)执行代码(第6-9字符位置 其所以称为“执行代码”,是因为在记录头标的6-9字符位置的代码在IsO2709中并未定义,而是 由标准的执行格式定义,本标准是IsO2709的执行格式,其执行代码定义如下 记录类型(第6字符位置 a 设代码如下 a=文字档案(非手稿的 b=文字档案(手稿的 c=乐谱档案(非手稿的 d=乐谱档案(手稿的 -测绘档案(非手稿的 f=测绘档案(手稿的 -投影和录像档案(电影、胶卷、幻灯片、录像 i=录音档案(非音乐节目的 j=录音档案(音乐节目的 k=二维图形档案(图画、设计图等 =计算机载体 m=多媒体 多种记录类型的组合 Z 其他 选用上述代码应与档案的实际类型相一致,而不是与其物理形态相一致 因此,对于物理
GB/T20163一2006 形态是缩微品的档案,就没有设代码,因为,如果某一缩微品是对手稿文字档案的缩微,就 应该按“文字档案(手稿的)”的代码来设置,即采用代码“b” ()记录级别(第7字符位置 设代码如下 a=文件分析部分级;文件分析部分是指在物理上未和著录单位分开的文件部分,如单一文件 中的附件 如著录单位是文件的分析部分,则该记录的级别为文件的分析部分级 -文件级;文件是指物理上独立的著录单位,如一份文件 如著录单位是文件,则该记录的 m 级别为文件级 f=案卷级;案卷是指著录单位在物理是上分开的,而在内容上却有着密切联系的若干文件经 系统整理而形成的档案的基本保管单位 如著录单位是案卷,则该记录的级别为案卷级 为=类别级;类别是指一个全宗内按档案来源、产生时间内容和形式的异同而形成的有机整 体,从而构成档案的类别 如著录单位是类别,则该记录的级别为类别级 c-全宗级,全宗是指著录单位是一个机关,组织或个人在社会活动巾所形成的档案的有机整 体 如著录单位是全宗,则该记录的级别为全宗级 记录级别关系代码(第8字符位置》 c 该代码表示本记录在多级著录中以层次级别关系与其他记录连接,并表明它在多级著录中的 相对位置 设代码如下 井=记录级别关系未定义 0=无记录级别关系 1=最高级别的记录 低于最高级别的记录,即所有低于最高记录级别的记录 如果档案馆(室)从不采用多级著录,则该代码总取“#” 如果档案馆(室)采用了多级著 录,则应取相应的代码为“o”“1”或“2” 在这种情况下,代码“o”表示尽管系统采用了多 级著录,但是该记录与其他记录之间仍无级别关系 代码“1”和“2”则是在该记录与其他 记录确实存在着级别关系时使用 如果第5字符位置为“o”,那么,在第8字符位置应该取“2” d)档案控制(第9字符位置 设代码如下 =不指定控制类型 井 a=档案控制 用一位代码表示档案控制 如果著录单位是档案,则取代码为“a”,表示档案控制,如果著录 单位不是档案,而是资料,则取代码为“#",表示不指定控制类型 (4指示符长度(第10字符位置 -位十进制数,表示字段指示符长度,本标准取值固定为“2” 5子字段标识符长度(第11字符位置 一位十进制数,表示子字段标识符(如$a)的长度,本标准取值固定为“2” 6数据基地址(第12-16字符位置 五位十进制数,右对齐,不足五位时空位补零 该地址表示第一个数据字段相对于记录的起始字符 位置 由于记录中第一个字符位置定义为“o”,所以数据基地址的数量等于记录头标和目次区(包括该 区末尾的字段分隔符)字符数量的总和 在目次区中,每个字段的起始位置是相对于第一个数据字段 即001字段)的第一个字符的位置,并不是从记录的开头算起 因此,数据基地址提供了计算各字段位 置的基础 每个字段位置,都可根据数据基地址算出 该基地址数通常在组装机读目录记录时由计算 1o
GB/T20163一2006 机自动生成 (7记录附加定义(第17-19字符位置 这三个字符位置其所含的代码给出了处理记录所需的进一步的细节 著录等级(第17字符位置 a -位字符代码,表示机读目录记录完整程度及编制记录时是否与著录单位实体核对过 井=完全级:表示编制机读目录时,该记录与著录单位实体(文件或案卷等)核对过 1=第一级;表示编制机读目录时,未与著录单位实体核对过 例如,该记录是根据目录卡片 编制的,这样,该记录就不能总是像与原著录单位实体核对后而编制的机读目录那样,能准确 地著录合适的字段标识符、指示符和子字段标识符 3=第三级;表示该记录为不完整的记录,其著录项目不全,但以后有可能由著录机构提高到 完全级的记录 著录格式(第18字符位置》 b 用一位字符代码表明编制记录时所依据的著录规则,指明著录200至215字段是否遵循 DAT18 设代码如下 =完全采用DA/T18著录的记录;表示该记录中出现的全部的DA/T18所规定的数据元 井 均符合DAT18的著录要求 i一部分采用DAT18著录的记录;表示该记录不是全部而是部分字段采用DAT18进行 著录的,而有一些字段不是根据DA/T18进行著录的 n=未采用DA/T18著录的记录;表示该记录中的数据元不是根据档案DA/T18的规定进 行著录的 未定义(第19字符位置) 填一位空格“井” (8)目次区目次项结构(第20-23字符位置 目次区目次项结构为每一个字段的目次项的长度和结构提供详细的说明 四个字符位置分别定义 如下 “数据字段长度”的长度(第20字符位置) -位十进制数,表示每个地址目次项的“字段长度”部分中所占的字符数,本标准取值为4,这 表明字段长度最大值可达9999个字符 “起始字符位置”的长度(第21字符位置 b -位十进制数,表示每个地址目次项的“起始字符位置”部分中所占的字符数 本标准取值 为5,这表明记录长度最大值可达约100000字符 “执行定义部分”的长度(第22字符位置 -位十进制数,表示每个地址目次项的“执行定义”部分中所占的字符数 由于本标准目次 区中不含这部分,故本标准取值固定为“0” d)未定义(第23字符位置 填一位空格“#” 7.1.6相关字段 记录头标中的数据元在本标准的其他部分中是没有的 虽然执行代码中的一些值,如“记录类型” 和“记录级别”,与其他代码数据有些相重,但实际上记录头标中的代码指的是记录的性质,而不是直接 指的是著录单位实体(如文件或案卷等)本身的性质 7.2数据字段 7.2.1 -标识块 定义与字段范围 a 11
GB/T20163一2006 本块著录的是标识记录或是标识著录单位实体并记载在实体上的号码 出现情况 b 本块已定义的字段如下 001 记录标识号 005 记录最近处理时间 020- 档号 035 -源记录标识号 电子文档号 093 096 文件编号 缩微号 098 其中,001,020字段在每条记录中均为必备字段,其他字段则根据数据的利用情况设置 7.2.1.1001 -记录标识号 字段定义 a 本字段著录与记录唯一相关的标识符号,即记录编制机构赋予记录的控制号 b)出现情况 本字段必备,不可重复 指示符 与IsO2709保持一致,本字段不设指示符 子字段 d 与1s02709保持一致,本字段不设子字段 定义数据元 数据元名称 字符数 字符位置 1)数据库代码 2)著录年份 2-5 (3)记录流水号 6-13 字段内容注释 1数据库代码(第0-1字符位置 著录记录所属的数据库的代码 (2著录年份(第2-5字符位置) 著录记录编制的年份 3)记录流水号(第6-13字符位置 著录记录的流水号 f 相关字段 -源记录标识号;当一个机构将另一机构的记录加进本机构的数据库时,被加记录原先 035 的记录标识号则著录于035字段 标识号附注;有关001字段的附注,著录于301字段 301 -记录最近处理时间 7.2.1.2005 字段定义 a 本字段著录记录的最近的处理日期和时间,以反映记录的版本 b 出现情况 本字段可选择使用,但推荐使用,不可重复 12
GB/T20163一2006 指示符 c 与ISO2709保持一致,本字段不设指示符 子字段 与IsO2709保持一致,本字段不设子字段 字段内容注释 日期以八位数字按GB/T7408的标准形式著录:CCYYMMDD 其中CCYY表示一个日 历年,MM表示日历年内日历月的顺序数,DD表示日历月中的日历日的顺序数 时间按GB/T7408的标准形式著录为:hhmmsss,其中hh表示“小时”,mm表示“分 钟”,ss表示“秒",s表示“1/10秒” 各项数据均右边对齐,位数不足时,空位填零,由计算机系统自动生成 相关字段 f 通用处理数据;100字段第0一7字符位置表示的是记录最初建立生成的时间,以后， 100 即使该条记录被修改或被交换,这个时间也不改变 记录来源;801字段的$c子字段仅给出的是该记录的修改、转录或发行的年、月、日 801 时间 -档号 7.2.1.3020 字段定义 a 本字段著录档案馆(室)在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,即档号 b)出现情况 本字段必备,不可重复 指示符 指示符1未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 子字段表 注释 子字段内容 子字段标识符 $a 全宗号 不可重复 不可重复 案卷目录号 sb s 类别号 不可重复 sd 项目号 不可重复 $ 案卷号 不可重复 s 件号 不可重复 页(张)号 不可重复 sg 子字段说明 2 $a全宗号,是指档案馆(室)给定每个全宗的代码 本子字段不可重复 $b案卷目录号,是指全宗内案卷所属目录的代码 本子字段不可重复 $ 类别号,是指档案馆(室)藏档案类别的代码 本子字段不可重复 $d项目号,是指产品,课题、设备等档案的代字或代号 本子字段不可重复 $e案卷号,是指案卷排列的顺序号 本子字段不可重复 $f件号,是指构成著录单位的文件的顺序号 本子字段不可重复 $g页(张)号,是指案卷内文件每页(张)的顺序号 本子字段不可重复 13
GB/T20163一2006 字段内容注释 -档案馆(室)内档号应指代单一 不同编号对象应赋予不同代码,一个档号应只能表示一 个编号对象 -档号按编制机构所赋予的实际形式著录 相关字段 记录标识号:;由记录编制机构所赋予记录的控制号,著录于001字段 001 -电子文档号;由档案馆(室)赋予电子档案的电子文档号,著录于093字段 093 -缩微号;由档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号,著录于098字段 098 -标识号附注;有关020字段的附注,著录于301字段 301 7.2.1.4035 -源记录标识号 字段定义 a 本字段著录由源记录编制机构代码及其所赋予的、唯一的记录控制号共同构成的源记录标 识号 出现情况 b 本字段选择使用,可重复 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 d 1)子字段表 子字段标识符 子字段内容 注释 源记录标识号 不可重复 $a 已取消或无效的标识号 可重复 $z 子字段说明 2) $a源记录标识号,是由置于圆括号的源记录编制机构代码和其所赋予的记录控制号共 同构成 本子字段不可重复 $z已取消或无效的标识号,是指已被档案馆(室)取消或已实际上无效的标识号,本子 字段可重复 字段内容注释 源记录标识号中源记录编制机构代码,著录时用圆括号括起 源记录标识号按源记录编制机构所赋予的实际形式著录 相关字段 f -记录标识号;由记录编制机构所赋予记录的控制号,著录于001字段 001 档号,由档案馆(室)在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,著录 020 于020字段 301 -标识号附注;有关035字段的附注,著录于301字段 7.2.1.5093 -电子文档号 字段定义 a 本字段著录由档案馆(室)管理电子档案的一组符号代码 b 出现情况 本字段选择使用,不可重复 14
GB/T20163一2006 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 D 子字段表 子字段标识符 子字段内容 注释 全宗号 不可重复 $a 类别号 ssc 不可重复 项目号 不可重复 $d 盘带号 不可重复 s 路径 不可重复 s $么 已取消或无效的电子文档号 可重复 子字段说明 2) $a全宗号,是指档案馆(室)给定每个全宗的代码 本子字段不可重复 $ 类别号,是指档案馆(室)藏电子档案类别的代码 本子字段不可重复 $d项目号,是指产品、课题、设备等电子档案的代字或代号 本子字段不可重复 $e盘带号,是指电子档案所存贮的光盘、磁盘或磁带的顺序号 本子字段不可重复 $f路径,是指电子档案所存贮的光盘、磁盘或磁带内的路径,本子字段不可重复 $2已取消或无效的电子文档号,是指已被档案馆(室)取消或已实际上无效的电子文档 号,本子字段可重复 字段内容注释 e -按档案馆(室)所赋予电子档案的电子文档号的实际形式著录 相关字段 f -档号;由档案馆(室)在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,著录 020 于020字段 缩微号由档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号,著录于098字段 098 标识号附注;有关093字段的附注,著录于301字段 301 7.2.1.6096- -文件编号 a 字段定义 本字段著录档案原件上由制发机关,团体或个人赋予文件的顺序号 b)出现情况 本字段选择使用,不可重复 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 1)子字段表 子字段标识符 子字段内容 注释 文件编号 可重复 $a 2)子字段说明 $a文件编号,是指由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号,可重复 15
GB/T20163一2006 字段内容注释 按档案原件上实际的文件编号形式著录 相关字段 f -标识号附注;有关096字段的附注,著录于301字段 301 7.2.1.7098缩微号 字段定义 a 本字段著录由档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号 b)出现情况 本字段选择使用,不可重复 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 子字段表 l 子字段标识符 子字段内容 注释 缩微号 不可重复 $a 已取消或无效的缩微号 可重复 $z 2) 子字段说明 $a缩微号,是指档案馆(室)在对档案的进行缩微的过程中,所赋予缩微制品的并在实 际使用的一组符号代码,由用户自定义,本子字段不可重复 $z已取消或无效的缩微号,是指已被档案馆(室)取消或已实际上无效的缩微号 本子 字段可重复 字段内容注释 -按档案馆(室)所赋予档案缩微制品的编号实际形式著录 相关字段 -档号:档案馆(室)在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,著录于 020 020字段 电子文档号;档案馆(室)管理电子档案的一组符号代码,著录于093字段 093 301 -标识号附注;有关098字段的附注,著录于301字段 7.2.2 -编码信息块 定义与字段范围 a 本块著录描述记录或数据各个方面的定长编码数据元 b)出现情况 本块已定义的字段如下 100 -通用处理数据 101 档案语种 原档案形成国别 102 编码数据字段;档案 l19 122 编码数据字段档案内容涵盖时期 135 -编码数据字段;电子档案 16
GB/T20163一2006 本块内容注释 字段中的数据是根据字符位置定义的 各子字段符后第一个字符位置定为“o”位 2 如果著录机构不能在给定字段中著录任何编码信息,这部分字段可以省略(必备字段除 外 如果在一个字段中著录的数据不完整,则该字段相应的空缺位置应补添填充符 3 7.2.2.1100通用处理数据 字段定义 a 本字段著录固定长编码数据,适用于任何载体形式的著录单位 b)出现情况 本字段必备,不可重复 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2:未定义,填空格 子字段 子字段表 l 子字段标识符 子字段内容 注释 通用处理数据 不可重复 $a 子字段说明 本子字段中著录的全部数据是由字符位置标识的,字符位置数从0-35记数,所定义的字 符位置必须出现在本子字段中,不可缺位 本子字段不可重复 $a子字段各固定长度数据元表 数据元名称 字符数 字符位置 0-7 1记录人档日期(必备 (2文件形成日期类型 3文件形成日期1 9-12 (4文件形成日期2 13-16 密级与保管期限代码 5 17-19 6未定义 变更记录代码(必备) 7 (8)著录语种代码(必备 2 -24 9)音译代码 25 10)字符集(必备 26-29 11补充字符集 30-33 12)题名文字代码 34-35 字段内容注释 记录人档日期($a/第0-7字符位置) 以八位数字按GB/T7408的标准形式著录记录生成人档的日期,其格式为: CCYYMMDD 其中CCYY表示一个日历年,MM表示日历年内日历月的顺序数,DD 表示日历月中的日历日的顺序数 月与日不足两位时前置“o” 该日期由计算机系统自 动生成 在交换时,该记录亦保持这个最初的原始日期 n
GB/T20163一2006 2)-(4)文件形成日期类型,文件形成日期1和2$a/第8-16字符位置》 用一位字符代码表示著录单位形成日期的类型,日期类型根据档案形成时间的实际情 况,分四种类型设定 该代码定义的日期1(第g-12字符位置)和日期2(第13-16字符位 置)处出现的日期为公元纪年,均用四位数字表示 设代码如下 f=有疑问形成日期 g=起迄形成日期 j=详细形成日期 u=未知形成日期 -当日期类型为“f”时,则应据实填写 当日期类型为";"时,目期1和日期2填起迄日期;目期1填起始年日期,日期2 填终止年日期 如果起迄日期是同一年,这同一个年份就在日期1和日期2都 填写 当日期类型为""时,则日期1填年份,日期2填月份及日期 当日期类型为""时,则日期1和日期2填空格 密级与保管期限代码$a/第17-19字符位置》 密级与保管期限代码占三个字符位置,从左至有顺序填写,不用的字符位置填空格“井” 密级用1位数字代表示($a/第17字符位置》. 设代码如下 1=公开级 2=限制级 3=秘密级 4=机密级 5=绝密级 u=不详 v=组合 保管期限用一位字母代码表示($a/第18字符位置》 设代码如下 =临时 d=定期 c=长期 永久 "-不课 -组合 6 未定义$a/第20字符位置) 填一位空格“#” 变更记录代码(必备)$a/第21字符位置) 以一位字符代码著录现有字符集是否能充分满足著录单位的数据著录的需求 由于计 算机配置的代码字符集的局限性,对某些特殊字符无法写出,为了适应特殊文符以及超 出文本的手写符号的处理,录人数据时不得不对原有字符作必要的变更,如采用音译或 其他变通方法表示,这种情况被认为是变更记录 但是若题名页上出现其他的符号或图 形,很明显这种符号或图形不可能出现在字符集中,因而无祛照录,这种情况不认为是变 更记录 18
GB/T20163一2006 设代码如下 0=无变更 1=有变更 著录语种代码(必备)$a/第22-24字符位置 三位字符代码,表示著录时所使用的语种,建议采用GB/T4880所规定的3字母代码进 行著录 如果档案著录单位的原件采用了多种语言(不是指原件的题名,而是指其整个 内容),可按要求为每一个语种编制一条记录 音译代码$a/第25字符位置 中文档案机读目录记录不使用音译代码,此位固定取值为“y” 10)字符集(必备)$a/第26-29字符位置 以两个字符代码标识记录在交换时使用的主要字符集 第2627字符位置标识G0集 第28-29字符位置标识G1集,如果G集不需要,第28-29字符位置填空格“#” 中文 档案机读目录记录可使用下列双字符代码 01=GB/T1988-1998信息技术信息交换用七位编码字符集 10=GB2312信息交换用汉字编码字符集基本集(双七位 50=ISO10646Level3(UNICODE 91=GEBK汉字内码扩充规范 11补充字符集($a/第30-33字符位置) 以两个字符代码标识记录在交换中使用的补充图形字符集 中文档案机读目录不使用 补充字符集,故第30-33字符位置填空格“#" 题名文字代码($a/第34-35字符位置 12 以两位字符代码表示档案著录单位原件正题名所采用的文字 这里指的是档案著录单 位原件的题名文字,而不是该记录所使用的字符集 设代码如下 ba=拉丁文字 ca=基里尔文字 da=日文一文字类型未指定 db=日文一汉字 dc=日文一假名 ea=中文一汉字 a=阿拉伯文字 ga=希腊文字 ka=朝鲜文字 z2=其他文字 fD 相关字段 210 -档案形成时间:100子字段$a中第8-16字符位置著录的是文件形成日期,该形 成日期也同时著录于210字段 101 -档案语种:当100子字段$a中第34-35字符位置的文字代码与101中的子字段 $a和$些著录的语种一致时,或者101中的子字段$a和$尽空缺时,则选用此 文字代码 7.2.2.2101- -档案语种 字段定义 a 本字段著录关于著录单位的整体,部分及其题名的语种代码,当著录单位为翻译件时,还应著 19
GB/T20163一2006 录其原作的语种代码 b)出现情况 本字段选择使用,不可重复 指示符 指示符1;翻译指示符 本指示符表明著录单位是否是翻译件,或含译文 设指示符代码如下 0=著录单位为原作 1=著录单位正文是译文 2=著录单位正文含有译文,不包括摘要 指示符2;未定义,填空格 d)子字段 1)子字段表 子字段标识符 子字段内容 注释 著录单位正文的语种 可重复 $a 著录单位原作的语种 s 可重复 著录单位的提要或文摘的语种 可重复 sd 著录单位正题名的语种 不可重复 $g $; 著录单位附件的语种 可重复 2) 子字段说明 $a著录单位正文的语种,在多语种的情况下,本子字段可重复 $c著录单位原作的语种,著录单位为译文时,其原作的语种,如果原作为多语种时,本 子字段可重复 著录单位的提要或文摘的语种,本子字段可重复 $d $著录单位正题名的语种,当正题名语种与第一个$a子字段的正文语种不同时,用 本子字段著录正题名的语种 由于该正题名语种是基于一种语言确定的,故本子字 段不可重复 $i著录单位附件的语种,当附件的语种与著录单位正文的语种不同时,用本子字段著 录附件的语种 本子字段可重复 字段内容注释 各子字段著录三位数的语种代码 -若某个子字段可重复,语种代码的顺序应反映著录单位内语种所占的比例与重要性,若不 能区分时,则按语种字母顺序录人 若语种较多,各字段均可用代码“mul”表示多语种 fD 相关字段 l00 -通用处理数据l00字段中第22-24字符位置的著录语种代码,指的是著录人员在编制 档案机读目录记录时所用的语种,其如同附注类的说明一样,并不取决于著录单位的 本身 并列正题名当并列正题名语种与著录单位的主要语种不同时,在510字段的$么子字 510 段可著录并列正题名的语种 20
GB/T20163一2006 7.2.2.3102- -原档案形成国别 字段定义 a 本字段著录原档案形成国别和地区代码 b)出现情况 本字段选择使用,不可重复 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 子字段表 子字段标识符 子字段内容 注释 $a 原档案形成国别代码 可重复 $b 建国后国内地区代码 可重复 $e 民国时期国内地区代码 可重复 $d 清代以前(包括清代)国内地区代码 可重复 子字段说明 2) $a原档案形成国别代码,按GB/T2659所规定的两字符拉丁字母代码进行著录 子字段可重复 $b建国后国内地区代码指的是成立后的地区代码,按 GB/T2260规定的数字码进行著录 本子字段可重复 $c民国时期国内的地区代码,采用《档案分类法》中《民国档案分类表》所附的 《民国时期行政区划简表》)进行著录 本子字段可重复 $d清代以前包括清代)国内的地区代码,采用《档案分类法》中《清代档案分 类表》所附的《清代时期行政区划表)进行著录 本子字段可重复 字段内容注释 本字段著录原档案形成国别和地区的代码,原档案形成地区代码$b、$c、$d)置于原档 案形成国别代码$a)之后 国别代码应大写 f 相关字段 66o -地区代码:关于著录单位涵盖的地区代码著录于660字段 7.2.2.4119- -编码数据字段;档案 字段定义 a 本字段著录档案材料的编码数据 b)出现情况 本字段选择使用,不可重复 指示符 指示符1;未定义,填空格 指示符2;未定义,填空格 子字段 d 1子字段表 21
GB/T20163一2006 子字段标识符 子字段内容 注释 $a 档案编码数据 不可重复 子字段说明 本子字段中著录的全部数据是由字符位置标识的,字符位置数从0-12记数,所定义的字 符位置必须出现在本子字段中,不可缺位 本子字段不可重复 $a子字段各固定长度数据元表 数据元名称 字符数 字符位置 (1图表代码 0-3 (2)内容特征代码 4-7 (3会议代码 (4时期代码 (5性质特征代码 o (6类型特征代码 11 (7传记履历代码 12 字段内容注释 e 1图表代码$a/第0-3字符位置 这四个字符位置用来著录图表代码 从左至右,若适用的图表代码多于四个,则依下列 代码顺序选用前四个代码著录;若适用的图表代码,不足四个时,所余位置填空“=”,不 用"y" 这些代码与载体形态项用词关,若在这四个字符位置均不使用图表代码,则用填 充符“|”填补 设代码如下 a=图表;用于下列代码不适用的其他图表类型 b=地图 c=肖像、相片(个人或集体的 d=航行图;航行员专用地图 e一设计图;如建筑平面图 f=图版;无论有无文字说明的单页(张)图,但不属于系列图的一部分 g=乐谱文字性材料,不是录音档案的附件 j=谱系表:如家谱表 k =表格 -录音资料,附带唱片、录音带 m一 多种图表类型组合的档案 -无阳表.只可用一次,即y井才井 井=不用的字符位置 内容特征代码$a/第4-7字符位置 这四个字符位置用来著录内容特征代码 从左至右,若可选用的代码多于四个,则依下 列代码顺序选用前四个代码著录;若适用的内容特征代码,不足四个时,所余位置填空 “#” 若这四个字符位置均不使用内容特征代码,则用填充符“|”填补 设代码如下: =目录 22
GB/T20163一2006 c=索引 l=文摘或摘要 dE g=名录;附有简短信息的个人,机构或地点的有序列表 h=项目资料;说明科研项目或计划的档案 ii=统计资料;通常以表格形式,按某一专题汇集的数字资料 =技术标准;由官方机构制定的,为确保产品质量专门制定的文件 -学位论文或毕业论文 m= n=法律和法规:条约代码用“” -数字表格:表格形式的数字信息,统计数据用“” P=技术报告;科技课题调查与研究成果的档案 q=试卷 -调查报告;某特定领域调查材料 -条约,国家之间正式签订和批准的协定或协议,其他法律档案用“n” 多种内容类型组合的档案 z=其他 井一不用的字符位置 会议代码$a/第8字符位置 3 以一位代码表示是否包含各种类型的会议档案,如会议录、会议报告或会议纪要 设代码如下 =非会议档案 0 1=会议档案 v=组合的档案 时期代码($a/第9字符位置》 4 以一位代码表示不同时期形成的档案 设代码如下 a=建国后形成的现行档案 b=民国档案 c=明清档案 d=革命历史档案 多种时期组合的档案 z=其他时期档案 性质特征代码$a/第10字符位置 以一位代码表示不同性质特征的档案 设代码如下 a=公务(公共)档案 b=家族档案 c=个人档案 v=多种性质特征组合的档案 z=其他性质特征的档案 类型特征代码$a/第11字符位置 以一位代码表示不同类型特征的档案 设代码如下 一文书档案 23
GB/T20163一2006 b=科技档案 c=专门档案 v=多种类型特征组合的档案 z=其他形式档案 (7 传记履历代码$a/第12字符位置 以一位代码表示不同传记类型的档案 设代码如下 a=自述传记履历档案;包括书信,通讯集 b=个人传记履历档案 c=多人传记履历档案;含多人或家族的传记履历 d=档案中含有传记履历信息;如人名录 多种传记类型组合的档案 y=非传记履历档案 相关字段 f 记录头标记录头标第6字符位置的记录类型中的代码,看似与119字段的$a子字段中的代 码数据有些相重,但实际上记录头标中的代码指的是记录的性质,而不是直接指的是著录单位 实体(如文件或案卷等)本身的性质 7.2.2.5122 -编码数据字段;档案内容涵盖时期 字段定义 a 本字段是以格式化的表示法著录关于著录单位内容涵盖时期 b)出现情况 本字段选择使用,只有当为区分多个不同时间与日期范围时,才可重复本字段 指示符 指示符1;日期数量指示符 设指示符代码如下 0=单个日期 1一多个不同的日期 日期范围 2 一 指示符2;未定义,填空格 子字段 d 子字段表 1 子字段标识符 子字段内容 注释 著录单位内容涵盖的时期 可重复 字段内容注释 子字段$a由最少5位字符(纪元和年份)与最多1位字符(纪元,年、月、日和时)的代码组 成 其字符组成如下: )在第0字符位置,用一位字母表示纪年标识符,纪年标识符必备 设纪年标识符如下: -公元前 c三 d=公元后 在第1-4字符位置,用四位数字字符表示年,右边对齐,不用字符位填“0”,必备 24
GB/T20163一2006 在第5-6字符位置,用两位数字字符表示月,右边对齐,不用字符位填“o”,供选用 3 4) 在第7-8字符位置,用两位数字字符表示日,右边对齐,不用字符位填“o”,供选用 5)在第9-10字符位置,用两位数字字符表示时间,右边对齐,不用字符位填“o",供选用;如 选用,按24小时,地方制,不足小时部分四舍五人进位整数小时 f 相关字段 -通用处理数据;如果100字段第8-16字符位置的档案著录单位的形成时间与122字 00 段内容涵盖时期一样,两个字段可以同时使用,或者用100字段取代122字段 -编码数据字段;电子档案 7.2.2.6135- 字段定义 a 本字段著录电子档案的编码数据 b)出现情况 本字段选择使用,当在同一条记录中著录多种类型的电子文件或软件程序时可重复 指示符 指示符1:未定义,填空格 指示符2:未定义,填空格 子字段 d 1)子字段表 子字段标识符 子字段内容 注释 电子档案编码数据 不可重复 $a 子字段说明 本子字段中著录的全部数据是由字符位置标识的,字符位置数从012记数 $a中的 全部数据由本子字段中的字符位置标识,本子字段不可重复 $a子字段各固定长度数据元表 字符位置 数据元名称 字符数 1)电子档案的信息类型 (2电子档案的载体类型 电子档案的颜色 3 电子挡案的载体尺寸 4 5)电子档案的声音 4 电子档案图像的数据位深度 5-7 6 电子档案文件格式数量 电子档案的质量保证指标 8 9)电子档案的前件或来源 10 n 10)电子档案的压缩级别 11电子档案重定格式的质量 12 字段内容注释 如果不打算为该数据元编码,那么,本字段就可以不出现 电子档案的信息类型$a/第0字符位置) 1D 由一位字母代码表示电子档案的信息类型 设代码如下 25