政府热线服务规范

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国家标准 GB/T33358一2016 政府热线服务规范 Speeifieationforgvermmenthotlineservice 2016-12-13发布 2017-07-01实施 国家质量监督检验检疫总局 发布 国家标准化管理委员会国家标准
GB/T33358一2016 政府热线服务规范 范围 本标准规定了政府热线的术语和定义、基本要求、服务内容与要求、服务质量控制、服务评价与 改进 本标准适用于政府热线的运行、管理与服务 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的 凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件 凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 GB/T33357政府热线服务评价 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件 3.1 政府热线governmenthotne 由政府及其职能部门设立的非紧急公共服务呼叫系统 3.2 holine.sertee 政府热线服务govermment 依托政府热线(3.1),通过电话、短信、信箱、网站及其他媒体等方式,为组织或个人参与社会治理、 获取公共服务提供政策信息咨询、诉求受理与回访等公共服务 3.3 政府热线服务提供者govermenthotlineserviceeprovider 实施政府热线服务(3.2)的机构或部门 3.4 服务对象seryieeojeets 向政府热线(3.1)咨询信息、反映诉求、提出意见建议的自然人、法人或其他组织 3.5 知识库knowledgebase 政府热线服务提供者对有关法律、法规、政策文件,部门职责,业务事项等政府政务公开与公共服务 的信息,进行搜集、整理,形成可存储,可维护,可查询的信息集合 3.6 工单worklowsheet 记录服务对象基本信息、事项内容,办理情况、督办、回访结果等热线服务运行全过程的工作流 转单 3.7 三方通话tripartitetelephoneconversatiom 政府热线服务人员、服务对象、事项涉及的部门或单位工作人员,采取三方同时通话的方式解答服
GB/T33358一2016 务对象诉求的服务过程 3.8 呼叫接通率eall completionrate 接通的来电数量与来电总量之比 基本要求 4.1机构设置 4.1.1政府热线服务提供者可根据职能需要设立管理机构和受理机构 4.1.2管理机构应区别于同级别政府其他职能部门,履行组织协调、督查评价等管理职能 4.1.3受理机构可由政府自建,也可委托社会组织建设,履行事项受理等服务职能 4.1.4政府热线服务提供者应与事项承办部门或单位建立整体运行的工作机制 4.2工作场所与设施设备 4.2.1政府热线应具有固定的工作场所,并在显著位置设立政府热线识别标识 工作环境应安全、整 洁,照明,温湿度等应符合工作要求 4.2.2工作场所可根据工作需要划分受理、转办,回访等工作区域 4.2.3座席设置宜满足以下要求 单个座席工作面积不小于3m'; 座席前后有0.5m1m的间距; 根据实际需求设置方言座席,少数民族语言座席或外语座席 4.2.4办公及信息系统宜满足以下要求 实现电话录音、跟踪考核等功能 -实现服务对象档案管理,来电回访,电子监察,协调办公,满意度调查等; 支持语音网络,多媒体等多种信息的接人; 配备必要的计算机网络设备、数据存储设备、网络安全设备,通讯设备、容灾备份设备等 4.2.5知识库内容应准确、规范、查询方便、维护及时 4.3人员 4.3.1管理人员 政府热线管理人员应符合以下要求 熟悉与政府热线工作相关的法律法规和政策， -熟练掌握政府热线工作流程及要求 -具备良好组织协调沟通交流的能力 4.3.2服务人员 政府热线服务人员应符合以下要求: -熟练掌握政府热线服务工作流程及相关部门或单位的工作职能 能使用知识库解答服务对象诉求 -能够辨别、理解服务对象的意图并准确记录服务诉求; -熟练使用政府热线计算机办公软件,文字录人速度能够达到60字/min以上; 具有较强的沟通、判断,理解和口头表达能力,能够使用规定的服务用语(参见附录A),语速与
GB/T33358一2016 服务对象的语速相匹配; 宜使用普通话 服务内容与要求 5.1受理 5.1.1受理内容 对国家有关法律、法规、规章,政策等方面的咨询事项 5.1.1.1 5.1.1.2需要政府及相关部门或单位解决的诉求事项 5.1.1.3对政府部门及本行业内工作人员在工作作风、工作质量、工作效率等方面的意见、建议或投诉 事项 5.1.1.4对公共服务类信息的综合查询事项 5.1.2受理要求 5.1.2.1政府热线受理宜采取每周7天,每天24h工作制 5.1.2.2电话受理不宜设置交互式语音应答菜单,不应出现商业广告 5.1.2.3电话受理时应在15s之内接听,连续24h内呼叫接通率应大于或等于95%;短信及其他媒体 受理时,响应时间应不超过3min n;信箱受理时,响应时间应不超过24h. 5.1.2.4受理事项时,服务人员应 耐心细致并有效引导服务对象表达诉求; 遇突发应急事件,及时上报热线管理人员 5.1.2.5服务人员应准确记录工单(参见附录B),工单内容应包括但不限于 工单编号和状态(信息系统自动生成的除外); -服务对象信息,如姓名、地址、联系方式、诉求分类、是否保密等 -事项内容,如诉求事项发生的时间、地点、过程、现状、服务对象的要求等 5.1.2.6不应泄露服务对象信息 5.2办理 5.2.1直接办理 5.2.1.1能根据知识库相关内容向服务对象进行直接答复的服务诉求,由服务人员当场给予答复 5.2.1.2服务人员的答复无法满足服务对象要求时,服务人员可在征求服务对象意见后,采取三方通话 的方式直接由相关部门或单位进行答复 5.2.1.3答复完毕后,服务人员应准确记录办理结果 5.2.2转交办理 5.2.2.1无法当场给予服务对象答复的事项,服务人员应在2个工作日内将其转交至相关部门或单位 办理 5.2.2.2事项转交时应由服务人员在工单内填写转办意见、事项涉及的相关部门或单位、办理时限等 信息 5.2.2.3涉及自然灾害,事故灾难,公共卫生事件、社会安全事件等问题的诉求事项,服务人员应按要求 及时上报应急处置部门 5.2.2.4对于情况复杂、涉及多个部门或单位的事项,政府热线应指定一个部门或单位牵头办理
GB/T33358一2016 5.2.2.5对于投诉举报类事项,服务人员应主动提示服务对象个人信息是否需要保密 5.2.2.6对于临近办理时限的事项,政府热线应对相关部门或单位进行提醒 5.2.3督办 5.2.3.1对于下列事项政府热线服务提供者应进行督办 服务对象反映的突发应急事件; 服务对象多次或集中反映的事项; 临近办理时限的转交事项; 超期未办结事项 -部门或单位服务态度差、工作效率低、服务对象对办理结果不满意的事项 5.2.3.2督办的方式包括但不限于电话,短信、书面通知,现场督查、召开督查会议等 5.2.3.3督办应由专人负责 5.2.3.4督办人员应在工单内对督办情况做好记录 5.3办结 5.3.1直接办理事项,办理结束即为办结 5.3.2转交办理事项,相关部门或单位回复服务对象,并按要求在工单内填写办理情况,即为办结 5.4回访 5.4.1政府热线服务提供者应面向服务对象,对承办部门或单位的办理情况进行全部或抽样回访 5.4.2回访的内容可包括办理过程是否满意、办理结果是否满意等 5.4.3服务对象对办理过程和结果均不满意时,服务人员可根据情况转交承办部门或单位再次办理 5.4.4服务人员应在工单内做好回访记录 5.5归档 政府热线服务提供者应对已办结事项进行整理、归档 5.5.1 5.5.2档案应全面完整、目录清晰、方便查阅 5.6信息分析和报告 5.6.1常规报告 5.6.1.1政府热线服务提供者应安排专人对日常受理、办理事项的相关信息进行统计,汇总 5.6.1.2数据统计与分析应体现周期性变化,并能与历史同期数据进行比对 5.6.1.3统计,分析结果应以报告的形式定期向政府及相关部门报送 5.6.1.4报告内容应注重时效性和准确性 5.6.2专题报告 5.6.2.1对服务对象反映较为集中的意见、建议等事项信息应及时形成专题报告报送政府及相关部门 5.6.2.2专题报告内容应针对性强,能发现规律,研判趋势,必要时可提出意见和建议,为政府及相关部 门决策服务 服务质量控制 政府热线服务提供者应建立并完善服务内控制度,对承办部门或单位进行评价与考核,并及时公
GB/T33358一2016 布结果 6.2对承办单位或部门的评价内容包括但不限于 -服务态度 工作效率 办理过程; -办理结果 6.3评价的方法主要包括 电话回访 网上调查 翠体与第三方机构监督; 向服务对象发放调查问卷; -其他 服务评价与改进 7.1对政府热线服务的评价应符合GBy/T33357的要求 7.2政府热线服务提供者应根据服务评价结果,对照服务对象的需求,制定改进的计划和方案并组织 实施 7.3政府热线服务提供者应建立改进工作机制,提高服务意识,服务质量,服务效率
GB/T33358一2016 附 录A 资料性附录 政府热线服务用语 政府热线服务用语推荐如下 -接起电话时“您好，关关服务热线,我是关关号受理员,请问有什么可以帮您?” 询问服务对象称呼时;“先生/女士,请问您贵姓？” -应答服务对象问题时“**先生/女士,您好,关于 帮助服务对象查询信息时;“请稍等，关关先生/女士,正在为您查询” 查询信息后;“关*先生/女士,您好 感谢您的耐心等待 帮您落实了一下(这个问题是这样 的 -当服务对象查询反映事项办理情况前;“关关先生/女士,请稍等,现在帮您查询办理结果 ” 当服务对象查询反映事项正在办理中;“着*先生/女士,您反映的问题关关部门正在处理中, 请您耐心等待 ” -当服务对象查询反映事项办理完毕后;“关*先生/女士,您好 感谢您的耐心等待 帮您落实 了一下,这个问题的处理情况是这样的 咨询服务对象是否需要回复时“**先生/女士,请问您需要回复吗?” 向服务对象核实电话号码时;“请问回复您头 ***电话号码)这个电话吗?” 当服务对象询问回复时间时;“有关部门或单位将在关关关工作日内给您回复,请您耐心 等待 ” 咨询服务对象是否需要保密时应提醒对方“关*先生/女士,请问这个问题您需要保密吗？” 当服务对象要求信息保密时:“如需查询办理结果,请您本人持本机拨打热线查询 ” 当服务对象查询保密事项时;“您好,请问先生/女士您贵姓?请问您;之前反映的是什么问题?” 安抚服务对象时“**先生/女士,您的心情我可以理解,请您先不要着急 ” 打断服务对象讲话时;“对不起，* 先生/女士,打断您 服务对象提出建议时" *先生/女士,您提的建议很好,感谢您对政府工作的支持 ” 向服务对象核实信息时;“您好， *先生/女士,您反映的问题记录完毕,现向您核实一下 好吗?” 受理结束时;“感谢您的来电,请稍后对我的服务进行评价,再见. ” 回访服务对象时“您好，着*先生/女土,我是**热线,如方便,对您反映的问题做一下 回访 ” 回访结束时;“感谢您对我们工作的支持与配合,欢迎您再次拨打**热线,再见！”
GB/T33358一2016 附 录 B 资料性附录 工单样式 工单样式见表B.1 表B.1工单样式 工单编号 工单状态 服务对象 来电号码 来信信箱) 姓名 联系方式 联系地址 诉求分类 紧急程度 办理类型 是否保密 事项内容 服务人员 直办结果 姓名 办理时限 承办单位 转办人 转办时间 转办意见 办理结果 办理情况 办理人 回复时间 电话 备注 督办时间 督办方式 督办人 督办情况 服务过程 办理结果 是否满意 是否满意 回访人 回访时间 备注
GB/T33358一2016 参 考文 献 [1]GB/T33359一2016质检举报处置热线热线服务规范

政府热线服务规范GB/T33358-2016

政府热线是政府提供公共服务的重要渠道之一，为全国各地市民提供便捷、高效的服务。然而，由于政府部门繁杂的事务和工作压力大，政府热线服务中存在一些不规范的现象，例如电话接听不及时、转接不到位、信息录入错误等，这些问题直接影响着公众对政府工作的满意度和信任度。 为了解决这些问题，国家质检总局于2016年发布了《政府热线服务规范》(GB/T 33358-2016)。该标准旨在规范政府热线服务流程和操作规范，提高政府热线服务质量和效率。 具体来说，该标准规定了政府热线服务的基本要求和流程。其中，政府热线服务的基本要求包括：电话接听及时、服务态度热情、信息录入准确、转接流畅等；政府热线服务的流程包括：接听来电、核实问题、查询资料、提供解答、办理事宜等。 此外，该标准还规定了政府热线服务所需的技能和资质，如电话接听技能、政策法规知识、专业背景等。同时，该标准还规定了政府热线服务评价的方法和结果应包含的内容。 总的来说，《政府热线服务规范》(GB/T 33358-2016)的出台对规范政府热线服务具有重要意义。通过统一的服务流程和操作规范，可以有效提高政府热线服务质量和效率，为全国各地市民提供更便捷、更高效的公共服务。

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